Elmúlt már az otthoni munkavégzés újdonsága és varázsa. Most azt várjuk, hogyan tudunk dolgozni a hibrid munkahelyen. Mint sok esetben, az alapszabályok meghatározása, a keretrendszer kidolgozása mindenki számára világosság teszi az elvárásokat, egyenlő érvényesülési lehetőségeket teremtve a kollégáknak. Összeállításunkban ehhez adunk gyakorlati tanácsokat.
Bizony, a home office tartósan velünk marad, sok vállalatnál állandósul a hibrid munkavégzés globálisan is. A Gartner adatai szerint 2022-re a tudásalapú munkát végzők 25 százaléka elsődleges munkavégzési helynek az otthonát fogja választani. A munkaerő 45 százaléka otthonról dolgozik 2-3 napot hetente. Ez a felállás egyes kollégáknak tetszik, másoknak kevésbé. Sokan örülnek a munkahelyi ingázás elmaradásának, mások visszasírják az emberi kapcsolatok hiányát.
A tartósan velünk maradó hibrid munkavégzés akkor sikeres, ha lefektetjük az alapszabályokat, és keretrendszereket határozunk meg. Ezeket a csapat tölti ki tartalommal, a kollégák közösen döntik el, hogy például a megbeszéléseket mikorra lehet ütemezni, mennyi ideig tartsanak. Az alapszabályokat az alábbi három területet szem előtt tartva határozzuk meg.
A csapat egysége és egészsége
Vezetőként viselkedésünkkel erősítsük a csapat személyes egységét – ezt a kohéziót nehéz megtartani a home office idején, de kritikus a csapat aktivizálása és az egyének bevonása tekintetében. A vezető legyen elérhető mindenki számára. Közelítsünk minden problémához empatikusan, a távolról is érezhető törődésünk komoly megtartó erőt jelent, hozzájárul az pozitív alkalmazotti élmény kialakulásához.
|
Megugrott a távmunkások aránya A KSH adatai szerint home office-ban 2020 májusában dolgoztunk legtöbben: 760 ezer munkavállaló, vagyis a foglalkoztatottak 17 százaléka dolgozott otthonról. 2020-ban átlagosan a munkaerő 8,6 százaléka dolgozott home office-ban, vagyis háromszor annyian, mint a korábbi években. 2021 februárjában 482 ezer főt, a foglalkoztatottak 11 százalékát érintette a home office, csaknem ötször annyit, mint egy évvel korábban. Régiók szerint nagy különbségek vannak, kiugró a fővárosi home office aránya. Forrás: KSH „Felértékelődött a távmunka a Covid-19 árnyékában”, 2021. április |
Ne felejtsük, a csapat számára példát mutatunk, idolok vagyunk. Saját tapasztalatunk megosztásával bátorítsuk a kollégákat, hogy találják meg munka-magánéletük egyensúlyát: például bátram elmesélhetjük, hogy reggel elvittük a kutyát az állatorvoshoz, de délután, plusz munkával végeztünk a feladatokkal.
Idő- és munkabeosztás, csapatkoordináció
Legyen mindenki számára átlátható, hogyan osztják be a csapatok idejüket. Legyünk rugalmasak a munkavégzés területén, összpontosítsunk az eredményekre. Például határozzuk meg, hogy milyen eredményeket várunk el a csapattól, de legyünk rugalmasak a tekintetben, hogy mikor és hogyan szállítják a kollégák az eredményeket.
A megközelítés megerősíti csapat tagjaiban, hogy mindenkit eredményei alapján ítélünk meg, és nem aszerint, hogy honnan kapcsolódnak be a munkavégzésbe. A kollégák – a tapasztalatok szerint joggal – tartanak attól, hogy az irodában gyakrabban vagy állandóan megjelenő kollégákat előnyökhöz juttatjuk csak azért, mert fizikai közelségben vannak.
Eszközök és felszerelések
Határozzuk meg pontosan, hogy milyen technológiát és milyen eszközöket használhatunk a hibrid munkavégzéshez. A vállalat foglalkozzon és egyértelműsítse a személyes célú használatot is. Győződjünk meg róla, hogy minden eszköz és technológia megfelelően működik, segítsük kollégáink digitális készségeinek fejlődését.
Emellett tegyük mindenki számára világossá, hogy a digitális készségek fejlesztése minden alkalmazott érdeke, hiszen a hibrid munkakörnyezetben IT-eszközök segítsége nélkül nem boldogulhatunk. Lássuk például a virtuális megbeszéléseket. A vállalat IT-szervezetének a felelőssége biztosítani a megfelelő megoldást és szolgáltatást az értekezlethez. Viszont a csapat tagjainak a feladata a releváns funkciók etikus és felelősségteljes használata, a virtuális értekezlet szabályainak meghatározása és betartása.
Hét irányelv a hatékony hibrid munkavégzéshez
A csapat felelőssége meghatározni azokat az irányelveket, melynek alapján úgy érzik, tényleg produktív munkakörnyezetben tudnak dolgozni, hibrid iroda esetén is. A józan paraszti ész segítségével is kitalálható szabályokhoz most hét tippet adunk, ezeket minden vállalat és csapat saját kultúrájának megfelelően alakíthatja.
- Engedjük meg, hogy a csapat tagjai határozzák meg munkabeosztásukat, igény szerint keverjék a személyes, családi és munkahelyi kötelezettségeik teljesítésére fordítandó időt. A csapat tagjai egymás között beszélhetik meg ezt a beosztást.
- Legyünk rugalmasak a virtuális megjelenés („dress code”) kapcsán. Például engedélyezzük, hogy egyéni ízlés szerint válasszanak a kollégák videós háttérképet – feltéve, hogy az összhangban van a megbeszélés céljával és hangulatával.
- Szánjunk időt az empatikus kommunikációra, egymás meghallgatására. Ez a csapattagokra és vezetőre egyformán vonatkozik. Kollégáink első kézből értesüljenek az őket érintő ügyekről. Figyeljünk arra, hogy kollégáink nincsenek-e kiégve, nem szenvednek-e home office fáradtságtól.
- Engedélyezzük, hogy a csapat tagjai maguk döntsék el, mikor és honnan dolgoznak – feltéve, hogy mindig részt vesznek a csapattevékenységekben, és megfelelő eredményeket mutatnak fel. A kollégák döntsék el, mikor dolgoznak egyénileg és mikor csapatban.
- Közösen határozzuk meg az elvárt reakcióidőt a különböző kollaborációs eszközök esetén. Például elvárás lehet, hogy a hangüzeneteket vagy chat-megkereséseket mindenki két óra alatt megválaszolja, viszont a nem sürgős üzleti emailekre elég csak másnap reagálni. Szögezzük le, hogy munkaidőn túl csak a valóban sürgős problémákkal lehet egymást keresni.
- Korlátozzuk az értekezleteket. Szögezzük le, hogy egy megbeszélés nem tarthat 45 percél tovább, napi 4 értekezlete nem lehet egyetlen kollégának sem. A home office-ből dolgozó kollégák egyenlő eséllyel vegyenek részt a megbeszéléseken.
- Győződjünk meg, hogy mindenkinek van megfelelő otthoni felszerelése, asztala, széke, szélessávú internetje, megfelelő a hang, videó és fényviszony, hogy produktívan részt vehessen a virtuális megbeszéléseken.
Vass Enikő
