Hatékonyabban kell működnie a HR-nek ahhoz, hogy a csökkenő büdzsék mellett a növekvő feladatmennyiséget el tudják látni. Ehhez IT-eszközök bevezetésére van szükség. A HR-csapat attól lesz igazán digitális, ha a folyamatokat és szervezetet is jövőállóvá teszi.
◼︎ Nincs más út, csak a digitalizáció
Egy tipikus kelet-európai történetet tárt fel a Hacket Group 2022 februárjában megjelent kutatása. A felmérés 250, a HR és az IT területén működő közepes és nagy méretű vállalat szakembereinek megkérdezésével készült, a HR-esek IT-befektetéseire összpontosít, amelyektől a költségek csökkenését, a hatékonyság növekedését és az alkalmazottak élményének javítását szeretnék elérni.
Mindezt azonban úgy kell elérniük, hogy az előző évhez képest a rendelkezésükre álló pénz 0,2 százalékkal, az alkalmazottak száma pedig 0,4 százalékkal csökken. A kutatás szerint emellett a HR feladatok mennyisége 9,3 százalékkal növekednek. Magyarul kevesebb pénzből és kevesebb alkalmazottal több munkát kellene elvégezniük: ez kelet-európai történet. Egy ilyen helyzetben az IT jelenti a mentőövet. Szerencsére a csökkenő költségvetés mellett a HR-et támogató informatikára 9,1 százalékkal több pénz jut, mint egy évvel korábban.
A tanulmány szerzői szerint a HR vezetők 8,9 százalékos termelékenység- és 9,5 százalékos hatékonysághiányt kell ledolgozniuk, ezért mindenképp a hatékonyságnövelő IT-megoldásokra esik a hangsúly. Nincs kerülőút, nincs alternatíva, a HR csak az IT-vel együtt képes hatékonyan működtetni a szervezetet.
A folyamatokat is át kell alakítani
A leggyakrabban előforduló kihívások a HR-IT implementáció során (ügyfelek, válaszolók százalékában)
A HR-implementációt hátráltató tényezők (szoftverszállítók, válaszolók százalékában)
Forrás: Deloitte Digitális HRkutatás 2022. |
Egy, a magyar HR-es szoftverszállítók megkérdezésével készített tanulmány szerint a digitális HR felé vezető út többet jelent az új technológiák felfedezésénél és használatánál: a HR szervezetet és a folyamatokat is úgy kell átalakítani, hogy azok jövőállóak legyenek. A tanulmány szerint az 1990-es évektől jelentős átalakuláson ment át az akkoriban még a munkaerő adminisztrációjára fókuszáló HR-technológia.
A best-of-breed megoldások specifikus, az egyes HR-területeket és igényeket a korábbiaknál jobban kielégítik. Jelenleg az integrált, felhő alapú megoldások és digitális platformok korát éljük: ezek megismerésén és magabiztos használatán van a hangsúly.
A válaszadók szerint azonban a felhő alapú HR-rendszerek sem hiba nélküliek. A legtöbben (21 százalék) a felhő alapú megoldások kiforratlanságában látják a fő hátrányukat, de azok nehéz integrálhatósága, nehéz testreszabhatósága és a nem megfelelő adatbiztonság is a problémás területek között van. Az on-premise rendszereknek is vannak vélt vagy valós hátrányaik: a válaszadók 23 százaléka szerint megoldás frissítésének nehézsége jelenti a legnagyobb akadályt. A gondok között szerepel még, hogy ezek nehezen integrálhatóak, miközben a támogatásuk sem megfelelő.
Akár felhős, akár on-premise megoldást használ a HR, a digitális szervezetnek szemléletváltáson is át kell esnie. A HR-szervezetet és -folyamatokat úgy kell átalakítani, hogy azok a változásokhoz adaptálhatók legyenek. A változások erősíteni kell a sebességet, az agilitást és az alkalmazkodóképességet egyaránt. Ezzel elősegítik az együttműködést és tudásmegosztást, miközben az ügyfél- és alkalmazotti élményre összpontosító versenyelőnyt teremtenek. Mindezek érdekében a tanulmány szerint a hagyományos hierarchikus felépítést rugalmas, csapat alapú modellel kell felváltani, ahol a felelősségi körök egyértelműek, de a szerepek és a munkakörök változhat. Az erőforrások szervezése és felhasználása a készségek, nem pedig a munkakörök alapján történik, a csapatok bevetése a megoldandó probléma függvényében alakul. Az IT-t pedig kézenfekvően minél nagyobb mértékben fel kell használni a digitálissá válás érdekében.
Milyen területeket fejlesszünk?
A tanácsadó cég egy évvel korábban a HR-megoldásokat használó ügyfeleket kérdezte meg. A 2022-es és 2021-es válaszokat összehasonlítva kiderült, a HR-megoldásokat szállítók és az azokat használó ügyfelek abban egyetértenek, hogy a toborzás és az onboarding területén volt szükség legnagyobb arányban IT-megoldásokra, fejlesztésekre. A második leginkább fejlesztendő területnek mindkét fél az önkiszolgálás és a ticketing területet jelölték meg, de a HR-adatok elemzése, riportálás és analitikák témaköre iránt is nagy a kereslet.
Érdekes eltérést is kimutatott a kutatás: a munkaidő- és távollét-nyilvántartás a HR-megoldások talán egyik legrégebbi modulja, így a digitális HR-megoldásokkal rendelkező vállalatok azt jelezték, hogy ilyen modulok bevezetését nem tervezik. A szoftverszállítók ezzel szemben még mindig ezen a területen tapasztaltak igen nagy érdeklődést – valószínűleg a digitalizáció elején tartó vállalatoktól.
A HR digitalizációs kihívásait egyformán a belső erőforrás hiányában látják a felhasználói oldalon (35 százalék) és szolgáltatói oldalon (27 százalék) egyaránt. A HR-szolgáltatók a felső vezetői támogatás és a hosszú távú HR IT vízió hiányát is problematikusnak látják – a felhasználóktól eltérően.
Rengeteg feladat van a HR digitalizációja területén. De ez az egyetlen út, a technológia nyújtotta versenyelőnyt a humán erőforrással foglalkozó szakembereknek is ki kell használniuk.
