Némiképp szokatlan helyzetben van az Újház Központ: több tucat építőanyag-kereskedést fog össze és kínál nekik központi szolgáltatásokat – köztük informatikaiakat is –, de a független cégeknek kötelezően kevés dolgot írhat elő. Ezért sokkal inkább a meggyőzés erejével kell élniük – ahogy ez az ERP-rendszer bevezetése során is történt.
◼︎ ERP az Újház kereskedésekben
„A központ stratégiai munkacsoportja 2013-ban hozta meg a döntést, hogy a további fejlődés elősegítése érdekében egységes vállalatirányítási rendszer bevezetésére van szükség”, mesél az előzményekről Simon János, az Újház IT-vezetője.
A kiválasztás során számos technikai és nem technikai szempontnak kellett megfelelnie a szállítóknak. A hálózati bevezetéshez felállított informatikai munkacsoport összeállított egy 500 elemből álló követelményjegyzéket az elvárt funkcionalitásról. Az alapvető modulok mellett a későbbi működés szempontjából kulcsfontosságú volt az azonnali hálózati adatszinkronizáció a központ és a kereskedések között, hiszen egyebek mellett központi terméktörzset, megrendelést és számlázást tervezett az Újház.
A nem technikai szempontok között lényeges volt a szállító elkötelezettsége, fejlesztői kapacitása, hiszen ha hosszú távra terveznek, fontos a később felmerülő egyedi igények kielégítése is. „De azt is néztük, hogy milyen a szállító hozzáállása, hiszen nem csak rendszert, hanem partnert is kerestünk magunknak”, hangsúlyozza az utóbbi fontosságát Simon János. A versenyből végül a Vector ERP-rendszere, a Vectory került ki győztesen.
Feladatról feladatra
A központi megvalósítást csak az első lépés volt – ezután jött az egyes kereskedéseknél történő bevezetés. Gyorsan kiderült, hogy ez nem is olyan egyszerű, mert a kereskedések, tapasztalat híján, nem tudják felmérni a feladat nagyságát.
A megoldás az lett, hogy kidolgoztak egy bevezetési módszertant, amelynek az alapja a részletes, folyamatosan fejlesztett, és immár 140 lépésből álló feladatlista. „Nulladik lépésként mindig leülünk az érintettekkel, és nem a technológiáról beszélgetünk, hanem arról, hogy egyáltalán mit jelent az ERP bevezetése. Átbeszéljük, hogy milyen kihívásokra kell számítani, mennyi munkájuk lesz vele, miben tudjuk őket segíteni és nagyjából mennyibe fog kerülni”, ismerteti a kezdeti lépéseket Simon János.
Az előzetes ismeretek és a részletes módszertan rendkívüli mértékben megkönnyíti a tényleges munkát. A bevezetés általában 5-6 hónap, és amikor a kereskedés tudja, hogy mikor szeretné az éles indulást, a feladatlista dátumozza vissza neki, hogy melyik részfeladattal mikorra kell végezni.
Kötöttségből előny
A bevezetések során a kereskedéseknek bizonyos mértékig alkalmazkodni kell a rendszer felépítéséhez és működéséhez. A Vectorynak szigorú a készletnyilvántartása, adott a cikkek és az ügyfelek csoportosítása – ezt el kell fogadni, mert erre többféle üzleti logika épül. Az is fix, hogy minden számlához készül készletbizonylat.
Mindez azonban számos előnnyel jár, hangsúlyozza Simon János. A rendszerbe elég egyszer felvinni az adatokat, utána abból minden más dokumentum előállítható. „Ha felviszünk egy ajánlatot, abból egyetlen gombnyomással rendelés, majd utána készletbizonylat és számla készülhet”, mondja.
A módszertan alapján eddig 33 bevezetést folytattak le. A legfontosabb tanulság ezekből az volt, hogy az alapos előkészület mindig megtérül. „Lehet, hogy sok időt emészt fel mindent megoldani az éles indulás előtt – de ha nem foglalkozunk vele, akkor indulás után tízszer annyi időt és erőforrást kell a megoldásra fordítani” teszi hozzá végül Simon János.
