Kihívást, de óriási lehetőségeket is jelent az elektronikus aláírás már Magyarországon is. Az elmúlt esztendők tapasztalatait feldolgozva az L-SOFT hisz abban: a digitális szignók bevezetése nem csupán jelentős megtakarításokat hozhat, de a munkatársak őszinte elismerését is kivívhatja.
Az L-SOFT 2020-ban lépett a piacra az IGAZOLÁSaim megoldásával. amelynél első alkalommal alkalmazták az e-aláírás technológiáját. Az elmúlt 2 évben számtalan prezentációt, előadást tartottunk ebben a témakörben, emelte ki Lencsés Sándor, az L-SOFT Zrt. vezérigazgatója. A tapasztalatok pedig azt mutatják: még mindig sok a félreértés, pontatlanok az ismeretek az elektronikus aláírással kapcsolatban. Sokan még azt hiszik, hogy az elektronikus aláírás nem más, mint egy papír alapon történt kézi aláírás, melyet beszkennelnek, majd egy elektronikus dokumentumba illesztenek be.
Igaz, emellett ma már az is elmondható, hogy a közép- és nagyvállalatok szinte kivétel nélkül célkitűzésként fogalmazzák meg a HR folyamataik teljes körű digitalizációját. Az L-SOFT szakemberei segítségével pontosan azonosíthatóvá válik, hogy a digitalizáció kapcsán melyek azok a területek, ahol a joghatás kiváltása és biztosítása csakis elektronikusan aláírt dokumentummal oldható meg
„Az elmúlt időszakokban befejezett projektjeink bebizonyították, hogy az elektronikus aláírás bevezetése mennyire előremutató és fontos lépés a HR folyamatok területén is”, hangsúlyozta Lencsés Sándor. „Nem csupán a saját bérszámfejtő divíziónk mérései, de az ügyfeleink visszajelzései is az támasztják alá, hogy az IGAZOLÁSaim szoftverünk bevezetése jelentős anyagi megtakarítást és napokban, hetekben is mérhető humánerőforrásigény-csökkentést eredményezett. A bevezetéseknek külön és előre nem látott, de jól mérhető pozitív hozadéka volt a munkavállalók elismerő visszajelzése a HR felé: így ma már tudjuk, hogy megoldásunk immár a belső vállalati brand építésének is egy fontos eszközévé vált.”
A legjobb gyakorlatok
Vannak olyan területek, ahol hamar megmutatkoznak a digitális aláírás előnyei. Ilyen például a HR-terület számára komoly anyagi és humánerőforrás-igénnyel járó – és hamarosan aktuálissá váló – 2023 elején kiadandó M30 és az „Igazolás a járulékalapot képező juttatásokról” címet viselő igazolás kiadása, melyeket minden munkavállaló megkap. Nem véletlen, hogy éppen a vállalati igazolások kiadásának tevékenysége az, amelyhez először fejlesztettünk elektronikus aláírási megoldást, mutatott rá a vezérigazgató. Minden olyan megoldandó feladat potenciális célpont lehet a fejlesztésnél, amelyek eddig csak munkáltatói hitelesítéssel (e-aláírással kiváltott joghatás), óriási papírmennyiséggel, összetett feladatsorral valósulhattak meg.
A magyar piaccal kapcsolatban több olyan tényezőt is meg lehet nevezni, amelyek nehezítik az e-aláírás szélesebb körű elterjedését. Egyrészt a kapcsolódó ismeretek hiányából adódó téves megítélést lehet említeni, melyet gyakorlatias szemléletű előadások, prezentációk megtartásával lehet eloszlatni. Ezen túl a munkavállalói oldal számára jelent kihívást, hogy ugyan az elektronikus aláírás alkalmazása lehetségessé vált, de bevezetése esetén számolni kell a felhasználók nagy tömegű felkészítésével, oktatásával is.
Mint Lencsés Sándor elmondta, jelenleg számtalan olyan dokumentum létezik, amelyeket a kapcsolódó jogszabályi környezet papír alapú nyilvántartásként határoz meg. Nagyon fontos, hogy a jogalkotás jövőbeli folyamata során ezeket a területeket felülvizsgálják és megteremtsék ezen dokumentumok elektronikus nyilvántartásának lehetőségét is. Mint a cégvezető kiemelte, már vannak pozitív intézkedések, mint például az orvosi igazolások elektronikus leadási lehetősége (hiszen a munkavállaló által lefotózott elektronikus dokumentumot is elfogadhatja a munkáltató), az adatmegállapító lap. Emellett az egyéni segélyezési lapok elektronikus nyilvántartási lehetőségét is engedélyezte idén a Magyar Államkincstár.
Reméljük, hogy az érintett hatóságok és jogalkotók közös gondolkodása és kezdeményezőképessége olyan pozitív elmozdulást eredményez, melynek segítségével az IT által már felkínált lehetőségeket minél szélesebb körben lehet majd kihasználni.
Ezt a célt tartja szem előtt az L-SOFT is, így jellemzően évente két alkalommal is kibocsájt olyan új, a HR digitalizációs trendjeinek és elvárásainak megfelelő szoftvereket, melyek jól illeszkednek a szakterület digitalizációs stratégiai célkitűzéseinek megvalósításához. Kiváló példaként említhető a beosztástervezés, amely már több, mint 10 évvel ezelőtt is kivételes lehetőségeket nyújtott a kiskereskedelemi tevékenységű vállalatok számára.
Az L-SOFT és a járvány
„2020-ban pedig a pandémia során a vállalatoknál fellépő nehézségeket, így a távolságtartás, a home office miatt nehezen elérhető kollégák, a távoli, kis sávszélességgel rendelkező telephelyek problémái jelentette kihívásokat nem csupán felismertük, de ezekre korszerű digitalizációs megoldásokkal is válaszoltunk. Hosztolt szolgáltatásaink lehetővé teszik vevőink számára, hogy az L-SOFT által biztosított SaaS szolgáltatás részeként, az általunk fenntartott és üzemeltetett infrastruktúrát kihasználva érhessék el szolgáltatásainkat. Mivel megoldásunk minden eszközplatformon (asztali és mobil számítógép, tablet, okostelefon) a nap minden percében elérhető, ezért a munkavégzés helyszínétől és idejétől függetlenül a vállalat minden munkavállalója az általa preferált legalkalmasabb eszközökön képes elérni a munkájához szükséges támogató megoldásokat”, mondta el Lencsés Sándor. Hozzátette, „minden általunk elérhető fórumon kommunikáltuk, hogy a webes szoftverek és az e-aláírás olyan kivételes technológiák, amelyek óriási segítséget adnak a HR aktuális problémáinak, aktuális célkitűzéseinek megoldásában. S nekünk mindig vannak olyan emblematikus megoldásaink, amelyek a kritikus HR folyamatokhoz kulcsmegoldásokat adnak az ügyfeleink számára.”
Az L-SOFTa hazai közép- és nagyvállalati szektor egyik vezető humáninformatikai megoldásszállítójaként nemcsak lehetőséget és kihívást, de egyben felelősséget és elkötelezettséget is vállal a legmodernebb technológiák alkalmazásában és elérhetőségében. A vállalati digitalizációs stratégia része a HR-folyamatok teljeskörű digitalizációja, így ennek megfelelően tervezzük meg vállalkozásunk rövid-, közép- és hosszútávú fejlesztési stratégiai célkitűzéseit, melynek során az elsődleges szempont az, hogy az szinergiában legyünk a mindenkori HR-piaci trendekkel és elvárásokkal. Termékfejlesztéseinket és azok piacra bocsátásait úgy ütemezzük, ahogy azt a hazai és nemzetközi trendek, a piaci felméréseink, illetve vevőink üzleti igényei és elvárásai irányítják. Megoldásaink közös jellemzője az, hogy azok egyaránt megfeleljenek a menedzsment, a vezetők, a HR terület és a munkavállalók elvárásainak. Ennek a transzparenciának és szinergiának köszönhető a termékeink iránti nagyfokú kereslet és ügyfeleink elégedettsége is, tette hozzá a vezérigazgató.
A fejlődés útja
Technológiai szempontból az e-aláírás fejlesztésének következő „nagy dobása” lehet az, ha a munkavállalói elektronikus aláírással végre megvalósíthatóvá válhatna a teljes elektronikus, papírmentes ügyintézés a HR-folyamatok során. A jogszabályi változások és az e-aláírás szolgáltatók fejlesztései már könnyen elérhetővé teszik a technológiát bárki számára – méghozzá egyszerű, ingyenes, online regisztrációval. „Képzeljük el, hogy egy munkavállalói szerződést online írnak alá a felek, online publikálja a munkáltató az önkiszolgáló HR-felületre a dokumentumot, melyet a munkavállaló is tud elektronikus aláírással hitelesen aláírni”, emelte ki Lencsés Sándor. Ennek a feltételei már ma is adottak, s ezek alkalmazása figyelemre méltó mértékű hatékonyságot eredményezhet mindazon vállalatoknál, akiknél ezeket az új lehetőséget is kihasználják. „Azok a gazdasági szereplők, akik gyorsabban tudnak digitalizálni, azok gyorsabban is tudnak reagálni a piac kihívásokra és így komoly üzleti versenyelőnyre tehetnek szert”, hangsúlyozza az L-SOFT vezérigazgatója.
