Kiváló első indikátor egy robotizált folyamatautomatizálás, folyamatrobotizálás (RPA-) projekt fontosságához, ha a felhasználó utálja azt, amit csinál: a monoton, ismétlődő kattintgatásokat. Legyen az ő munkája kreatív, és az unalmas részeket végezze a szoftverrobot – megbízhatóan, hiba nélkül!
◼︎ Ha nem szereted, automatizáld!
De ha ez nem lenne elég, fontos leszögezni: ezzel még komoly költségeket is meg lehet takarítani, ami a jelenlegi, meglehetősen kiélezett gazdasági környezetben szintén fontos szempont. Minden szervezeti változás ellenállásba ütközhet, de fontos tapasztalat az is, hogy nem kell félni az RPA-megoldásoktól – még a munkavállalóknak sem! Sőt, inkább örülni érdemes, hiszen egy jól megtervezett és bevezetett szoftverrobot tényleg felszabadítja az addig szunnyadó kreatív energiákat, és nemcsak nagyobb létrehozott értéket, de izgalmasabb munkafeladatokat is hoz a gépi segítség.
Programozni is kell a robotokat
Nem szabad elfelejteni, hogy a robotok csak segítenek, hiszem saját maguk nem rendelkeznek beépített intelligenciával, így pontosan meg kell nekik „mondani”, hogy mi a teendőjük. Ez pedig továbbra is emberi munkát jelent, méghozzá olyan munkavállaló belépését a folyamatba, aki pontosan ismeri az adott területet, az elvégzendő feladatot és az arra adható legjobb megoldást. Egy sikeres bevezetés ugyanakkor az átalakított folyamatok számára kiegyensúlyozottságot, hibamentes működést eredményez. Feltéve természetesen azt is, hogy a szoftverrobot beállításánál sikerült mindent pontosan és helyesen felprogramozni – ha nem, akkor bizony rengeteg, de legalább egyforma hiba keletkezik.
A robotizált munkatárs nem fárad el, mindig ugyanúgy koncentrál, követi a neki megtanított szabályokat. Nem megy betegállományba, a továbbképzése sem igényel napokat-heteket, és az emberektől eltérően meg sem unja a munkáját. Ráadásul, mint az RPA-val foglalkozó szakemberek szeretik hangsúlyozni, ez a megoldás iparág- és folyamatsemleges, azaz gyakorlatilag bármelyik iparágban tevékenykedő, bármilyen méretű cég digitális folyamatai automatizálhatók. Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden üzleti vagy ipari területen ugyanolyan elterjedtnek tekinthetőek.
A jelenlegi gyakorlat azt mutatja, hogy elsősorban a pénzügyi, a humánerőforrással foglalkozó területek mellett egyre több esetben a call centerek bizonyulnak az RPA-bevezetés szempontjából legnépszerűbb helyszíneknek. Kiemelt területnek említhető például számlák nagy tömegű kiállítása és kiküldése, a beérkező rendelések kezelésének digitalizálása és az ERP-rendszerbe történő továbbítása, de érdemes arra is gondolni, hogy az egyes folyamatokhoz így hibáktól szűrt, jobb minőségű adatokat kaphat a cég, amelyek átfogó elemzésével további értékes információk nyerhetők ki akár magukról a már meglévő üzleti folyamatokról, akár azok továbbfejlesztési lehetőségeitől is.
Közös munka – közös eredmény
Nincs azonban könnyű dolga a megoldásszállítóknak, tette hozzá Széll Szilárd, a Grape Solutions vezérigazgatója. Magyarország az Európai Unió jól ismert DESI-jelentésének legfrissebb, 2022-es kiadásában az utolsó előtti helyet foglalja el a digitális technológiák integráltságát értékelő rangsorban, alaposan elmaradva az EU-átlagtól. „Ezért még mindig arról beszélhetünk, hogy evangelizálni kell a hazai piacot”, tette hozzá Széll Szilárd. Sok esetben még egy táblázatkezelő irodai alkalmazás bevezetése is komoly előrelépésnek tekinthető. A folyamatrobotizálás azonban igazából ott tud kiváló költséghatékonyságot elérni, ahol egy, már meglévő, digitalizált rendszer egyes, mindig ugyanazokat a feladatokat jelentő elemeit lehet optimalizálni.
Ez nem egyszerűen egy célszoftver integrálását jelenti: sokkal inkább egy csapatmunkát a szállító és az ügyfél között, amelynek középpontjában az adott folyamatok állnak. Ha az ügyfélnél ezeket állandóan egyfajta tűzoltási üzemmódban végzik el, akkor például nincs idő arra sem, hogy átgondolják: biztosan így kell csinálni ezt a folyamatot? Nincs lehetőség optimalizálásra, egyszerűsítésre? Nem az a végleges megoldás, hogy mindenre teszünk egy „RPA-tapaszt”, mert ennek végeredménye akár az is lehet, hogy a végén rengeteg robotizált, de nem hatékony vagy akár felesleges folyamat fog megmaradni. Az átgondolás időszakában viszont segíthet emberi erőforrást, kreativitást felszabadítani és időt biztosítani arra, hogy a cégek meg- vagy kitalálják a hosszú távon is előre mutató megoldásokat.
Éppen ezért fontos, hogy az ügyféllel közösen, a bevezetési folyamat első pillanatától együttműködve alakítsuk ki azt a digitális megoldást, amely a legnagyobb hatékonyságnövelést tudja elérni. A Grape Solutions elemzői, szakemberei az adott üzleti folyamatokat alaposan, lépésről lépésre megvizsgálva tesznek javaslatot az ügyfélnek. Itt nagyon fontos, hogy magukat a segíteni kívánt munkavállalókat, azaz a hagyományos, monoton munkát eredményező, régi megoldás felhasználóit is bevonjuk a bevezetésbe, hiszen ők azok, akik napi szintű tudással és tapasztalattal rendelkeznek arról az „alapproblémáról”, emelte ki a vezérigazgató. Az elkészült javaslatot természetesen már a cégvezetés fogadja majd el.
A Grape Solutions segítségével többek között az MVM Ügyfélkapcsolati Kft-nél is több szoftverrobotot vezettek be: itt különösen sok munkaidőt sikerült megtakarítani – és ami legalább ilyen fontos, a jelentős ügyhátralékot dolgoztak le. De a cég megoldását választotta a TDK is, a HR-folyamatokat támogatva RPA-megoldással.
