Mind több vállalat hallja és tudja, hogy kezdenie kellene valamit a nála felgyűlt vagy a külső forrásokból egyre könnyebben összegyűjthető adatokkal. A technikai megközelítés, az adatelemzési megoldások kialakítása egyszerűbb lehet, de előbb-utóbb fel kell vállalni a stratégiai megközelítést, az adatstratégia kialakítását – bele kell vágni az adatvagyon-gazdálkodás megvalósításába.
◼︎ Adatvagyon-gazdálkodás
A közkeletű szlogen szerint az adat az új olaj. Nem csak annyiban igaz az analógia, hogy az adat ugyanannyira fontos a modern gazdaság működtetéséhez, mint amennyire fontos volt a 20. század iparában és közlekedésében az olaj.
Abban is megállja a helyét a hasonlat, hogy az olajhoz hasonlóan a nyers adat sem jelent önmagában igazi értéket. Ahhoz, hogy ki lehessen aknázni a benne rejlő potenciált, először fel kell dolgozni, finomítani kell a különféle felhasználási módozatoknak és üzleti céloknak megfelelően. Az olajból így lesz benzin, PVC vagy polikarbonát; a nyers adatból pedig ügyfél-információ, piacelemzés és számtalan más döntéselőkészítő anyag.
Van viszont egy óriási különbség az olaj és az adat között. Előbbi évmilliókkal ezelőtt keletkezett, és állandóan fogy – ellenben az adattal, amelyből minden pillanatban több és több keletkezik. A vállalatok egy darabig tobzódtak az adatbőségben, mindent begyűjtöttek, hogy „majd jó lesz valamire”. Mostanra azonban mind többen ismerik fel, hogy az adat hiába számít vállalati vagyonnak, költségei is vannak és gazdálkodni is kell vele – előtérbe került az adatvagyon-gazdálkodás, a data governance.
Menedzselni és gazdálkodni
A data governance definiálja, hogy egy adott szervezeten belül kinek van joga (és felelőssége) a különféle adatkörök kezelése felett, és hogy miképpen lehet ezeket az adatokat használni, módosítani. Felöleli az adatok menedzsmentjében és védelmében szerepet kapó embereket, folyamatokat és technológiákat egyaránt.
Sokszor kavarodik az adatmenedzsment és az adatvagyon-gazdálkodás fogalma. Két különböző, bár szorosan összefüggő területről van szó. Előbbi szélesebb körű, míg az utóbbi igazából az adatmenedzsment különféle területei közötti kapcsolatot biztosítja. Olyan keretrendszerként lehet rá tekinteni, amely támogatja a szervezet átfogó adatmenedzsment stratégiáját, és ennek megfelelően holisztikus szemléletet biztosít az adatok gyűjtéséhez, kezeléséhez, védelméhez és tárolásához.
Az adatmenedzsment egyik meghatározó nemzetközi szervezete, a Data Management Association (DAMA) tíz részterületet azonosított az adatmenedzsmenten belül. A DAMA vizualizációjában ezek a területek egy kereket alkotnak, amelynek középpontját, tengelyét alkotja az adatvagyon-menedzsment, összefogva és összekötve az egyes területeket (Lásd „Az adatmenedzsment 10+1 komponense” című ábrát!)
Cél az adatminőség javítása
A data governance egyik legfontosabb célja, hogy lebontsa a szervezeten belüli adatsilókat. Ezek általában az egyes üzleti egységeknél keletkeznek, amelyek saját igényeik szerint alakítanak ki adatkezelő és -elemző rendszereket anélkül, hogy lennének központi, az egész vállalatra kiterjedő szabványok, definíciók. Az adatvagyon-gazdálkodási tevékenység részeként ezeket az adatokat igyekeznek harmonizálni minden érintett bevonásával.
Másik fontos célja lehet a tevékenységnek a megfelelő adathasználat garantálása. Az egységes szabályzatok és eljárásrendek bevezetésével, ellenőrzési pontok beillesztésével megoldható, hogy hibás adatok ne kerülhessenek be a rendszerekbe, illetve, hogy illetéktelenek és/vagy illetéktelenül ne használhassák az adatokat.
| Ajánlások a hazai pénzintézeteknek
Tavaly decemberben tette közzé honlapján az MNB a szabályozói körébe tartozó hitelintézetek számára kidolgozott adatszolgáltatási és adatvagyon-gazdálkodási ajánlását. Ahogy a dokumentum fogalmaz: „Az ajánlás célja olyan elvárások és követendő jó gyakorlatok meghatározása, amelyek alkalmazásával az adatszolgáltatás minősége javul, az adatszolgáltatási folyamat időben lerövidül, valamint amelyek iránymutatásul szolgálnak a hatékony adatszolgáltatási folyamat kialakításához és működtetéséhez.” Az MNB azt szeretné elérni, hogy a szervezetek ne csak a felügyeleti előírásoknak igyekezzenek megfelelni, hanem ismerjék fel az adatmenedzsmentben és az adatvagyon-gazdálkodásban rejlő lehetőségeket. Az ajánlás felöleli az adatszolgáltatással kapcsolatos szerepköröket, folyamatokat és szervezeti egységeket; ezek – mint például a data owner vagy a data steward – jól megfeleltethetők a nemzetközi gyakorlatnak. Részletesen leírja az egyes szerepkörökhöz tartozó feladatokat és felelősségeket; a szükséges nyilvántartásokat, szabályzatokat és azok tartalmát; a monitoring és az ellenőrzések módszereit, folyamatát. Az MNB 2024. január 1-től várja el az ajánlás alkalmazását az érintett intézményektől; az azoknak való megfelelést felügyeleti tevékenysége során figyelemmel kíséri. |
Az előnyei is a fentiekből származnak. A legfontosabb előny, amelyből a többi is levezethető, hogy jobb lesz az adatminőség a teljes szervezeten belül. Az üzleti felhasználók biztosak lehetnek abban, hogy a rendelkezésükre bocsátott adatok helyesek, pontosak és naprakészek; tudhatják, hogy pontosan mit jelent az adat és azt is, hogy a szervezeten belül mások is ugyanazt értik alatta. Ennek köszönhetően nem kell felhasználás előtt újra és újra ellenőrizniük, tisztítaniuk az adatokat, időt és energiát spórolva meg maguknak és a szervezetnek. Végső soron a menedzsment is gyorsabban juthat hozzá a pontos információkhoz, amely felgyorsíthatja a döntéshozatalt, javítva ezzel a vállalat versenyképességét.
Nem csak az IT dolga
Az adatvagyon-gazdálkodás megvalósítása nem egyszerű, és szakértők szerint nem is lezárható projekt, hanem folyamatos tevékenység. A szervezet érettségétől és korábbi adatkezelési gyakorlatától függően más-más nehézségekkel kell szembenézni, de bizonyos feladatok megkerülhetetlenek.
Az egyik ilyen az adatok feltérképezése és klasszifikációja. Meg kell találni a szervezetben használt adatköröket, azok létrehozóit, illetve az adatok útját a szervezeten belül. A klasszifikáció történhet több szempont alapján is, például, hogy az adatkör tartalmaz-e személyes információt vagy sem; mely üzleti területhez kapcsolódik; eredeti, származtatott vagy metaadatról van-e szó. A besorolás fogja meghatározni, hogy az egyes adatkörökre milyen eljárásrendek vonatkoznak majd. Létre kell hozni az üzleti fogalomtárat is. Ezek az üzleti területek és felhasználók szemszögéből definiálják az adatok által leírt entitásokat – például, hogy mi számít aktív ügyfélnek, terméknek, és így tovább.
A fentiekből is látszik, hogy a data governance legalább annyira üzleti tevékenység, mint informatikai. Ebből adódóan nem is lehet csak az informatika feladata: az adatgazdákat és az adatminőségért felelős operatív vezetőket többnyire az üzleti területek adják. Az érintett üzleti egységek aktív, elkötelezett részvétele és egy elszánt, az ügybe keményen beleálló, megfelelő felhatalmazással rendelkező felső vezető nélkül az adatvagyon-gazdálkodás kialakítása nem lesz sikeres.
