Konferenciaturizmus

Nincs, és valószí­nűleg soha nem is lesz az a magas fokú kommunikációs technika, amely véget vetne a nemzetközi kongresszusok, a vállalati továbbképzések, a szakmai kiállí­tások és hasonló, sok száz, vagy sok ezer résztvevőt megmozgató események divatjának – áll egy turizmus tárgyú doktori értekezés élén.

 

Mióta világ a világ, az embereknek megvan az az alapvető igényük, hogy találkozzanak egymással azért, hogy gondolataikat kicseréljék. Az ülések részei minden kultúrának és társadalomnak, de természetesen a célok különbözőek lehetnek. Sokáig mégsem foglalkozott külön iparág azzal, hogy elősegí­tse ezeknek a kommunikációs platformoknak a létrejöttét. Először a 20. században bukkant fel egy olyan iparág, amely ezekre az utakra és ezekre az eseményekre specializálódott. Ma pedig már evidens, hogy az élethosszon át tartó tanulás, a képzések és továbbképzések mennyire fontosak a boldogulás szempontjából. Talán nem véletlen, hogy az utóbbi években növekvő tudományos érdeklődés mutatkozik a jelenség iránt, s a válságos időszakot követően egyre inkább konszolidálódni látszik, sőt, ismét fellendülőben van ez a piac.

A konferenciaturizmus természetesen a magyarországi idegenforgalomnak is fontos szegmense. Budapestre koncentrálódik, mivel a főváros az egyik legjobb helyszí­n a nemzetközi kongresszusok, konferenciák számára. Az utóbbi években azonban számos vidéki település és az ott található szolgáltatók is fejlesztésekbe fogtak, hogy odavonzzák a hazai szövetségek, vállalatok tanácskozásait.

Cikkünk – í­gy a báli és konferenciaszezon kellős közepén – arról igyekszik minél átfogóbb képet adni, hogy jelenleg milyen a magyarországi konferenciaturizmus helyzete. Ehhez egyrészt alapul vettük a hivatalos álláspontokat statisztikai adatokkal alátámasztva, illetve igyekeztünk minél több szubjektí­v beszámolót összegereblyézni egyes, a rendezvényekre rendszeresen ellátogató cégek vezetőitől.

Nos, meglehetősen vegyes lett az összkép.

 

Lendületben

Az utóbbi évek tapasztalatai azt mutatják, hogy a konferenciaturizmusnak is rendesen betett a válság, ezen a területen is érezhető volt a gazdasági növekedés lassulása. Az egyesületi kongresszusok, konferenciák száma érdemben alig változott, viszont a vállalatok ülések iránti kereslete egyértelmű hanyatlást mutatott, ami nem is csoda, hiszen a válság egyik hozadéka volt, hogy a cégek egyebek mellett csökkentették a konferenciákra, meetingekre előirányzott költségeiket is.

A magyarországi konferenciaturizmus elemzéséhez a Központi Statisztikai Hivatal, a Magyar Turizmus Zrt., a Magyar Kongresszusi Iroda, a Balaton Fejlesztési Tanács és a Balatoni Integrációs Közhasznú Nonprofit Kht. adatbázisai és kiadványai nyújtottak nagy segí­tséget. A megnevezett szervezeteknél fellelhető adatok alapján kijelenthetjük, hogy Magyarországon évről évre egyre nagyobb jelentőséggel bí­r a konferenciaturizmus.

2010-ben több mint 50 százalékkal több, összesen 537 nemzetközi konferenciát rendeztek, mint az azt megelőző évben, ahol a résztvevők száma meghaladta a 125 ezret, ami pedig 53,1 százalékos bővülést jelent 2009-hez viszonyí­tva. Ami a tavalyi évet illeti, az első kilenc hónapról van hivatalos eredmény. Ez idő alatt 287 nemzetközi konferenciát tartottak hazánkban, amiken több mint 72 ezren vettek részt – közölte a Magyar Turizmus Zrt. A Magyarországon megrendezett nemzetközi konferenciák száma 22,1 százalékkal emelkedett, és ezeken 19 százalékkal többen vettek részt, mint az előző év azonos időszakában. Az EU-s elnökségünk miatt a tavasz kifejezetten erős volt, csak májusban 59 nemzetközi konferenciát tartottak Magyarországon, ami az összes rendezvény 20,2 százaléka. Ugyanakkor továbbra is változatlan maradt az a tendencia, hogy a rendezvények zömét a fővárosban rendezik meg, habár Gödöllő, Sopron és Szeged is előkelő helyet foglal el ebben a rangsorban. Ami a résztvevőket illeti, jellemzően németek, franciák és britek konferenciáztak legtöbbet a magyarokon kí­vül.

A külföldi konferenciázók elsősorban a kedvező ár-érték arány miatt választanak magyar helyszí­nt. Na, de mi a helyzet a magyarokkal?

 

Inkább hazai pályán

A fenti kérdést megválaszolandó, megkérdeztük néhány vállalat rendszeres konferencialátogató vezetőjét, hogy mi a véleményük a konferenciaturizmus globális és lokális helyzetéről. Megpróbáltunk úgy válogatni, hogy minél több iparági területről legyen megszólaló, ezért a távközléstől az informatikai biztonságon át az e-kereskedelemig többen is kifejtik véleményüket a témában. Mindenesetre az egyértelművé vált, hogy a nyilatkozók meglátásai csak itt-ott vannak átfedésben a fenti statisztikákkal.

Az első, s talán legfontosabb különbség a fentiekhez képest az, hogy megszólalóink jellemzően sokkal kevesebb konferenciára járnak, mint korábban, mert a rendezvényeket nem mindig tartják hasznosnak, illetve csak kevés olyan, ní­vósnak tartott esemény van, amelyre valóban érdemes ellátogatni. Megállapí­tható továbbá, hogy a nyilatkozók jellemzően hasznosabbnak tartják a külföldi konferenciákat, ennek ellenére inkább magyarországi rendezvényeket látogatnak.

Beck György, a Vodafone Magyarország elnöke szorgos konferencialátogató hí­rében áll. Úgy gondolom, ezek a rendezvények nagyon fontos részei a szakmai munkának, hiszen kapcsolatteremtésre alkalmas platformokról beszélünk – fogalmazott. Ugyanakkor úgy látja, hogy az idehaza megrendezett események némileg beszűkültek azzal, hogy igen nehéz párbeszédet kezdeményezni a kormányzattal, mert azokon csak kevés szereplő jelenik meg az államigazgatási oldalról. A mobilcég elnöke ennek ellenére is jobbnak tartja a hazai eseményeket, mert egyszerűbben és gyorsabban megközelí­thetők, mint a külföldiek.

Szajkó György, a Telvice ügyvezető igazgatója úgy fogalmazott, hogy általában megtalálja a számí­tását, amiért az adott konferenciára látogatott. Igyekszem magyar eseményeket felkeresni, külföldiekre általában akkor megyek, ha a rendező céggel partnerségben vagyunk – mondta, hozzátéve, hogy a kapcsolatépí­tés szempontjából sokkal jobbak a külföldi rendezvények.

Zöldi-Kovács János, a BCSS Számí­tástechnikai Kft. ügyvezetője vegyesen látogatja a külföldi és magyar konferenciákat, de az utóbbi 1-2 évben már egyre kevésbé: Úgy gondolom, hogy ezek a rendezvények tartalmilag teljesen kezdenek kiürülni, csak kevés olyan van, amely valóban hatékony – mondta. Hozzátette, hogy 7-8 éve még egészen más volt a kép, akkor szí­vesebben is látogatta ezeket a fórumokat.

Havasi Zoltán, a MOHAnet Mobilsystems Zrt. elnök-vezérigazgatója is úgy látja, egyre kevésbé hatékonyak a magyarországi konferenciák. Úgy vettem észre, hogy az előadók magukat, nem pedig a terméket próbálják eladni. Többek közt emiatt 10 konferenciából jó, ha a felére megéri ellátogatni – magyarázta. Havasi szerint jót tenne a területnek, ha külföldi mintára nálunk is megjelennének azok a promoterek, akik jelenleg teljesen hiányoznak az országból, miközben sokat segí­thetnének a rendezvényekre látogató cégeknek a kapcsolatok kialakí­tásában, ápolásában. Szerinte egy konferencia egyebek mellett attól lehet sikeres, ha a résztvevőket terelgetik egymás irányába.

 

 

 

Kaprinay Zoltán, a Bónusz Brigád társalapí­tója alapvetően nem gyakran jár konferenciákra, s szerinte ezen még a promoterek sem változtatnának, sőt: Úgy gondolom, kifejezetten idegesí­tenének az ilyen szakemberek. Nem szeretem, ha csak úgy elővesznek és bemutatnak valakinek, akivel nem biztos, hogy különben ismeretséget kötnék – fogalmazott. De azért egy-egy ilyen eseményt hasznosnak tart, ugyanakkor egyetért a többiekkel abban, hogy kevés a kapcsolatteremtés szempontjából tényleg hasznos rendezvény.

Megszólalóink egyöntetűen kiemelték, hogy a rendezvényeket követően ha tehetik, szí­vesen élnek az olyan lehetőségekkel, mint a wellness, a fitness, a sport, vagy legyen szó akár csak egy esti traccspartiról a helyi bárban. Ezek az extra szolgáltatások nagymértékben javí­thatnak az összképen.

 

Hogy még jobban menjen

Fentiekből kiderül tehát, hogy bár a statisztikák szerint a konferenciaturizmus felí­velőben van hazánkban, a rendezvényekre látogatók nem minden esetben távoznak elégedetten. Rendhagyó, értékesí­tésösztönző kampányt indí­tott nemrégiben a Magyar Turizmus Zrt., hogy az érintett felek megtalálják a közös hangot, a konferenciaturizmus élénkí­tését szolgáló, Magyar Kongresszusi Irodája (MKI), az üzleti turizmusban érdekelt szállodákkal, rendezvényhelyszí­nekkel, szervezőirodákkal, valamint az akkor még egyben lévő Malévvel és a Budapest Airporttal. A kampány célja elsősorban a budapesti hivatásturisztika népszerűsí­tése a nemzetközi hivatásturisztikai piacon, a piaci szereplők együttműködésének és eredményességének erősí­tése, valamint az értékesí­tés támogatása a kampány időszaka alatt. A 2011. április 1-je és 2012. július 30-a között zajló akció központi eleme a rendezvényekhez kapcsolódó gálavacsorák és fogadások helyszí­nének térí­tésmentes biztosí­tása a nemzetközi rendezvények számára. A kampány legfőbb célpiacai Ausztria, Belgium, í‰szak-Európa, Franciaország, Nagy-Britannia, Németország, Olaszország, Svájc és az USA.

A kampányban azoknak a nemzetközi rendezvényszervezőknek biztosí­tják ingyenesen a rendezvényekhez kapcsolódó nyitófogadások, dí­szvacsorák helyszí­nét, amelyek minimum 2 éjszakás, minimum 50 fős rendezvényt szerveznek hazánkban, minimum félnapos konferenciaterem-bérléssel. A gálavacsora szervezésébe pedig a külföldi partnernek be kell vonnia egy hazai partnercéget is. Az akcióhoz 24 budapesti négy- és ötcsillagos szálloda csatlakozott, amely rendelkezik minimum 100 szobával és minimum egy 60 m² területű konferenciateremmel. Az együttműködő partnerek arra számí­tanak, hogy a kampány eredményeképpen legalább 60 nemzetközi rendezvényt sikerül Magyarországra csábí­tani, amelyeken mintegy 12 ezer vendég vesz részt, akik mintegy 24 ezer vendégéjszakát töltenek el a csatlakozott szálláshelyeken.

E kampányon kí­vül léteznek más alternatí­vák is, melyekkel javí­tani lehetne még a konferenciaturizmus magyarországi helyzetén. Halász írpád, a Zebra Technologies regionális értékesí­tési vezetője szerint a konferenciákon a résztvevők azonosí­tása és regisztrálása az egyik legnagyobb probléma. Gyakran előfordul, hogy a meghí­vottak passtartói elkallódnak vagy összekeverednek, ami nagyban hátráltathatja az elszállásolást, beléptetést.

Halász szerint ez egy olyan probléma, amelyre jelenleg nincsen megoldás. Úgy gondolom, hogy amennyiben vonalkóddal ellátott plasztikkártyákat használnának a szervezők, azzal sokat lendí­thetnének a helyzeten – mondta, hozzátéve, hogy akár személyre szabott funkciókat is hozzá lehet rendelni a kártyákhoz, ily módon pedig el lehet különí­teni bizonyos résztvevőket, ami adott esetben a szekcióbeszélgetések lefolytatásakor is hasznos lehetne.

 

Lesz ez jobb is (?)

Olybá tűnik, hogy bár vannak figyelemre méltó próbálkozások, egyelőre felemás a magyar konferenciaturizmus megí­télése. A statisztikák azt mutatják, hogy dinamikusan fejlődik ez a terület, ugyanakkor a szubjektí­v nyilatkozatokból egyértelműen kiderül, hogy nem biztos, hogy jó irányba. Mindenesetre vannak szervezetek és vállalatok, amelyek talán még időben felfigyeltek erre, s bí­zunk benne, hogy előbb-utóbb közeledni fog a szervezők és résztvevők álláspontja. Soron következő, Business & Technology konferenciánkon mi is arra törekszünk majd, hogy ha már az iparági szereplők veszik a fáradságot, s ellátogatnak rá, akkor elégedetten is távozzanak.

í–sszeállí­totta: Miski Gáborés Sebők Viktória