A hatékony dokumentumkezelés, az elektronikus, távolról elérhető folyamatok, a kontaktmentes ügyintézés most fontosabb, mint valaha. A koronavírus általános „home office és távmunka vagy nincs munka” helyzetbe kényszerítette a cégeket. E-számlát nyomtatni, iktatni, lefűzni, ha pedig elérkezett az idő, négybe tépve a kukába dobni – tetszik? Papíralapú kontra papírmentes iroda.
Idestova harminchat éve álmodozik a papírmentes irodáról a világ azon fele, amelyiknek a munkavégzés helye íróasztalhoz és számítógéphez kötött. Történt ugyanis 1975-ben, hogy a Business Week „A jövő irodája” című cikkben megfogalmazta azt, hogy milyen lesz néhány évtized múlva digitálisan, nyomtatás, iratkupacok és dossziék nélkül dolgozni. A vízió még mindig nem vált valósággá, de a koronavírus tett arról, hogy ne kelljen még ugyanennyit várni a papírmentes irodára.
Papír útjában a papír: gátló tényezők a digitális szintlépés előtt
Három évvel ezelőtt a Fellowes megbízásából készített kutatás a kkv-k adatvédelemmel kapcsolatos szokásait térképezte fel, a 2018-as tanulmány pedig egészen a tavalyi évig eléggé helyt álló képet festett az ezzel összefüggő papírfelhasználási szokásokra.
Az N=200-as, a10-249 főt foglalkoztató hazai kkv-k alkotta mintán alapuló kutatásból kiderült, hogy a cégek 79 százalékánál papíralapú az iratkezelés, míg a 81 százalékuknál az a jellemző, hogy az elektronikusan küldött számlákat, szerződéseket, akár az önéletrajzokat is kinyomtatják. Így mindössze a megkérdezettek 21 százaléka-a tárolta csak elektronikus formában az értékes iratokat.
A helyzet a nemzetközi színtéren is aggasztó volt, egy 2012-es kutatás szerint egy átlagos irodai dolgozó 0,9 kilogramm papírt használt fel naponta. Az elmúlt két évben azonban a határokon túl erőteljes, a papírfelhasználást visszaszorító irányzat van kibontakozóban.
A papírtalan iroda koncepció fő gátló tényezője maga az ember, és a berögzült szokások. Itthon, ahol kis túlzással, de még a nyugtáról is nyugtát adnak, igen nehéz a nyomtatót felesleges kellékké minősíteni. Ugyanakkor a papírhoz való ragaszkodás legfőbb oka, hogy a kinyomtatott, fizikai formában is testet öltött szerződés, számla, dokumentum eltárolása biztonságosabbnak, kézzelfoghatóbbnak tűnik.
A papírmentes iroda másik akadálya, hogy az iratok digitalizálása ellenére előfordul, hogy a felhasználók küzdenek a digitális dokumentumkezeléssel, ami vagy az alacsony digitális érettségüknek vagy a szoftver bonyolultságának tulajdonítható. Az e-aláírás korában még mindig vannak olyan vállalkozások, amelyek a fent említett szokások miatt ragaszkodnak a kézzel aláírt dokumentumokhoz. Az infrastruktúra hiánya is útjában áll a digitális kiteljesedésnek, hiszen a digitális dokumentumok kezeléséhez és a munkafolyamat automatizálásához digitális ökoszisztémára van szükség, ami egy komplexebb szemléletváltást igényel.
Papírral vagy papír nélkül?
A koronavírus okozta kényszerdigitalizciós hullám a vállalkozásokat is utolérte, a folyamatok digitalizációja, a digitális dokumentumkezelés ezért sokkal jobban előtérbe került, mint korábban. Ugyanakkor a papírmentes iroda előnyei vonzóvá is teszik a digitalizációt.
|
Papírpazarló tevékenységek az irodákban – emailek kinyomtatása – papír mint jegyzetfüzet – borítékhasználat – nem szelektív hulladékgyűjtés |
Míg a hagyományos irodák esetében a kinyomtatott papírok kezelése és tárolása nehézkes, addig ez a digitalizált dokumentumokkal néhány kattintással megoldható. A grandiózus papírtömeg a működési hatékonyságra is negatívan hat, hiszen egy-egy dossziéból előkeresni a szükséges szerződést vagy számlát időigényes, ellenben a megfelelő keresőszavak bepötyögését követően a másodperc töredéke alatt előáll a szükséges információ. Érdemes azt is mérlegelni, hogy a hagyományos iroda esetén ezek olyan, rendszeresen fennálló problémák, amelyek forintosíthatók. Az elavult céges folyamatok pedig többe kerülnek, mint az átállás maga.
A papíralapú rendszerek egyszerűen költségesek, jó példa erre a nyomtatás. A Gartner erre vonatkozó becslése szerint a vállalatok bevételeik 1–3 százalékát költik az irodai nyomtatásra, és ebben nincs is benne a dokumentumok benyújtásának, szállításának és tárolásának költsége, a papír ára és a közvetett járulékos kiadások.
A vállalkozások számára számtalan előnyt tartogat a papírmentes iroda. Az átalakulás pedig nem azzal kezdődik, hogy padlótól a plafonig újra kell kábelezni minden folyamatot.
A papírmentes iroda kialakításának lépései
A papírmentessé válás nulladik lépése, hogy a vállalkozás azonosítja azokat a területeket, folyamatokat, ahol a legtöbb papírt használja, hiszen onnantól kezdve stratégiai szintre lehet vinni a papírmentes iroda koncepcióját és az ezzel összefüggő digitalizálást. Így nem vaktában, csak egyes folyamatokba beavatkozva történik a transzformálás. Ezután a megfelelő szoftveres támogatás és néhány jó szkenner csodákra képes.
A technológiai vívmányok alkalmazásával párhuzamosan a cég szervezeti kultúráját, gondolkodásmódját is érdemes finomhangolni, hiszen a hozzáállás fontos része a papírmentességnek. Meg kell teremteni a változás kultúráját a szervezetében, és támogatni kell az ezzel kapcsolatos edukációt és innovációt is.
Még gördülékenyebbé és egyszerűbbé teszik az online munkafolyamatokat a felhőalapú alkalmazások. Az adatok megosztását és az együttműködést, a nagy fájlok tárolását lehetővé tévő megoldások egyszerűen integrálhatók más üzleti folyamateszközökkel, és ezek nagyban növelik a hatékonyságot. Az intelligens szoftverek is hasznosak, hiszen ezek segítségével még a kézzel írott információk is kinyerhetők a beolvasott dokumentumokból, amelyeket az automatizált szoftverek a megfelelő adatbázisba helyeznek el.
A papírmentes iroda költség- és erőforrás-optimalizálásán túl a fenntarthatóságot is támogatja, márpedig a munkaerőpiacra most belépő fiatalabb generáció számára a fenntarthatóság egyre fontosabb szempont a munkahely megválasztásakor.
Kiss Franciska
