Egy nem informatikai vállalkozás számára vadregényes elképzelés, hogy a halmokban tornyosuló papírkupacok, fényképek, email-sorozatok egységes formátumú, kezelhető és elemezhető adattömeggé szelídülhetnek méghozzá szakértő kezek és rendszerek nélkül. Hogyan kezdjen bele egy vállalkozás az adatai feldolgozásába érdemi hozzáértés nélkül?
A KSH két évvel ezelőtti adatai szerint 874 ezer vállalkozás járult hozzá a bruttó hazai termék növekedéséhez. A pandémia és a hektikusan változó üzleti környezet azonban az elmúlt két évben megtizedelte a vállalkozásokat, az ágazati hovatartozás tekintetében az utazáshoz, a szórakozáshoz, kultúrához és sporthoz kapcsolódó tevékenységek, illetve a személyes kontaktusra épülő szolgáltatások voltak a járvány fő vesztesei. Összességében viszont azok a vállalkozások tudtak sikeresen túlélni az elmúlt években, amelyek rohamléptekkel digitalizáltak, most pedig, hogy non-IT szektor is elérte többé-kevésbé a digitalizáltság általános szintjét, a figyelem középpontjába az adatelemzés került.
Figyelő szemeiket az adatokra és adatkörökre vetik
A 21. század az adatgazdaság és a technológia aranykora, így kénytelen-kelletlen el kell fogadni tényként, hogy érvényesülni, versenyezni, piacot megtartani és újat szerezni adatelemzés nélkül nem lehet. De honnan induljon a döntéshozó, ha a pénztárcája szűkre van szabva, ellenben adathörcsögből adatelemzővé válna? Minden a nulladik lépéssel kezdődik, azzal, hogy a cég definiálja a számára értéket jelentő adatokat és megfogalmazza azt a célt, amelyet az adatok elemzésével szeretne elérni, hiszen amint a cél kikristályosodik, az ehhez szükséges eszközök is körvonalazódnak. Ami az adatforrásokat illeti, azok analóg és digitális változatban és többféle eltérő formátumban is jelen lehetnek fénykép, kinyomtatott szerződés, email-váltások, SharePoint-dokumentumok, Word- vagy Excel-fájlok formájában.
Az adatok összegyűjtését követően meg kell vizsgálni, hogy mi képvisel értéket ezek közül, és hol vannak azok az adatkörök, amelyek a legjobban támogatják a cég működését. Például egy élelmiszeriparban tevékenykedő vállalkozás számára a beszállítói lánc és a legköltséghatékonyabb lelőhelyek jelentik többek közt az értékes adatköröket, míg egy biztosítónál a személyes adatok. Épp ezért iparágtól függően kell megvizsgálni, ismerve a saját vállalkozás profilját és tevékenységét, és ha szükséges, meghatározni azokat az adatköröket, amelyek mentén a vállalkozás működik, és üzleti értéket, profitot termel.
Néha a legegyszerűbb a legjobb megoldás
|
Öt lépés az adatkupactól a rendszerbe foglalt, elemezhető adatokig 1. Meghatározni az elérendő üzleti célt 2. Definiálni, hogy a rendelkezésre álló adathalmazból mi jelent értéket az üzlet számára 3. Meghatározni az üzleti célhoz vezető informatikai képességet 4. Egységes formába rendezni az adatokat, a megfelelő felületen 5. Létrehozni azokat a függvényeket, műveleteket, amelyek az elemzéshez szükségesek |
Ezután jön a feketeleves, vagyis az évek óta torlódó, különböző rendszerekből, formátumokból „megöröklött” adatok egységes formátumba rendezése, ami nem lehetetlen küldetés, ha a döntéshozó kellően elszánt, precíz, megfelelő digitális írástudással rendelkezik, van fél-egy évnyi ideje – és kisebb, maximum néhány tíz fős szervezetet vezet. A történet teljességéhez hozzátartozik ugyanis, hogy egy több száz fős szervezet, nagy rendszerekkel operáló vállalat esetében mindez már nem kivitelezhető, ugyanakkor a kisebb vállalkozásnál még mindig járható út, ha a döntéshozó maga rendszerezi és kezeli az adatokat, elemzéseket.
A fentieket figyelembe véve adott esetben akár a cégvezető is berendezheti egy adattárházba az összegzett adatokat egy tíz vagy akár tízezer soros, 5-10 oszlopos Excel-táblába. A vállalkozás profiljától függően itt is nyomon követhető, hogy hány ügyfele van a vállalkozásnak, ki az ügyfél, milyen terméket/szolgáltatást vásárol, milyen szokásai vannak, milyen terméket/szolgáltatást keres stb. A legtöbb esetben pedig a rendelkezésre álló adatbázisfüggvények jó kiinduló alapot jelentenek az elemzéshez. Természetesen vannak ennél szofisztikáltabb üzletiintelligencia- (BI-) megoldások, amelyek havidíjas konstrukcióban is elérhetők, ami nagyban leegyszerűsíti a rendszerezés, elemzés kitalálásának folyamatát.
Az adattárház létrehozásához és az adatelemzéshez szükséges informatikai képességet (például Excel-táblát vagy a BI-megoldást) az előre meghatározott üzleti célhoz passzolóan kell megválasztani. A jó elemzésből kiolvasható, ha egy termék vagy szolgáltatás nem sikeres, ha új termék vagy szolgáltatás bevezetésére van szükség, de a terjeszkedés vagy új beszállító szükségességét is megmutatja. Ugyanakkor a saját kezűleg létrehozott adattárház és az adatok elemzése csak addig mutat naprakész és döntéstámogató képet, amíg rendszeresen karban van tartva, így a folyamatosan termelődő adatok rendszerzésére, kezelésére napi szinten figyelmet kell fordítani.
A vállalkozások szerepe az adatgazdaságban
Mindenki az adatgazdaság része, a vállalkozások is. Működésükkel ők maguk is hozzájárulnak az adatdúsításhoz azzal is, ha létrehoznak egy weblapot, elindítanak egy üzleti hívást, posztolnak a céges FB-oldalon, felhasználnak az adatelemzés során más adatot – a sort hosszasan lehetne folytatni. A globális adatgazdasághoz való hozzájárulásuk pedig évről-évre növekszik, de ami az adatok felhasználását illeti, van még hova fejlődni. A KSH 2020-as „Digitális Gazdaság” kutatása szerint a hazai vállalkozások 6 százaléka végzett nagy adathalmazokon elemzést, 1 százalékuk vett igénybe külső szolgáltatást erre, míg az unióban ugyanez az arány 13, illetve 3 százalék volt.
Adódik a kérdés, hogy akkor mégis szükség van-e adatvezérelt működésre vállalkozói szinten? A válasz röviden: igen. A „miért” mögött pedig számtalan indok húzódik, mind közül az a legfontosabb, hogy az adatvezérelt gazdaságban csak az adatokat jól használó szervezetek tudnak érvényesülni. Hiszen az adatok teszik lehetővé azt, hogy ne megérzéseken és beidegződésen alapuljanak az adott esetben céges túlélést, fejlődést befolyásoló döntések, hanem tényekre, a múltat összegző elemzésekre, amelyek adott esetben megmutatják a jövőt.
Kiss Franciska
