Öles léptekkel halad a digitalizáció az üzleti folyamatok minden területén, ami alól a dokumentumkezelés sem kivétel. Hatalmas papírkupacok helyett fájlokba rendezett akták, hosszas keresgélés helyett kulcsszavakra gyorsan megjelenő információk, bukdácsolás helyett a munkafolyamat egészét támogató megoldások – az e-dokumentumkezelés forintokban mérhető hasznát és a papírról digitálisra váltás hogyanját foglaltuk össze.
A járványhelyzet során alaposan felértékelődtek a digitalizáció nyújtotta megoldások az üzlet élet minden területén, ezzel párhuzamosan pedig intenzív és gyors paradigmaváltás zajlik a digitális transzformációt illetően.
A digitalizációra korábban kevéssé nyitott kis- és középvállalkozói szegmensben is megjelentek azok a technológiai innovációk, amelyek külső kényszer nélkül még néhány évet várattak volna magukra. Öröm az ürömben, hogy a kezdeti kihívásokat követően a kényszert a belső igény váltotta fel, már ami a digitalizáció előrehaladását illeti, ez pedig jól megmutatkozik a dokumentumkezelés területén is.
„A kezdeti időszakban először a napi munkafolyamatokat támogató, papír alapú üzemmódról az elektronikusra való átváltás jelentette a kihívást, most pedig a papíron tárolt irattári anyagok elektronikus rendszerbe juttatása az, ami nehézséget okoz. A precíz és professzionális tárolás persze gyorsítja ezt a folyamatot, ugyanakkor a dokumentumok azonnali elérésére, az elektronikus és papír alapú dokumentumok tengerében való hatékony eligazodásra napról napra növekszik az igény”, fogalmazta meg Pataki Tamás, a Canon Hungária Business Development Managere. „Ebben tudunk mi segítséget nyújtani. Hiszen nemcsak magát a papíralapú működés elektronikussá válását, hanem a teljes munkafolyamathoz tartozó rendszer digitalizációját tudjuk támogatni a teljes számlafeldolgozási folyamattól a szerződéskezelésen át a HR-anyagok kezelésééig van olyan munkafolyamat-támogató keretrendszerünk, amely ezt lehetővé teszi”, mondta el.
Az egységes dokumentummenedzsment rendszer (Document Management System, DMS) a dokumentumok teljes életciklusát leköveti a létrehozástól a megsemmisítésig nyomon követhetően, egyetlen rendszeren belül. A szóban forgó munkafolyamat-támogató keretrendszer másik előnye az itiner jelleg, amely gyorsan és felhasználóbarát módon vezeti végig a felhasználót a saját munkafolyamatainak digitalizációs lépésein, ami a bevezetési és implementálási időt nagyságrendekkel lerövidíti. A fejlett DMS messze túlmutat a meglévő folyamat digitális leképezésén. Ügyvitelszervezést, a feladatok automatizálását, a döntéstámogatást és a mesterséges intelligencia kiterjedt használatát is magában foglalja.
A felhasználóknál lerövidültek a megoldásszállító kiválasztására szánt időtartamok. A gyorsabb bevezetésre irányuló igény mellett nem szabad elhanyagolni a szállítói megbízhatóságot, tapasztalatot és stabil támogatói hátteret. Az érzékeny vállalati adatokat kizárólag olyan rendszerben szabad kezelni, amely biztosítja a „Zero Trust” biztonsági modellt.
„A dokumentumkezelő rendszer esetén fontos a megbízhatóság és a szakértelem. Több évtizednyi dokumentumkezelésben töltött év alatt széles körű szakmai tapasztalattal tudunk megoldást nyújtani, legyen szó vállalkozásról, nagy iparvállalatról vagy kormányzati szervezetről. A papírmentes iroda gyors, pár éven belüli eljövetelét már több mint húsz évvel ezelőtt megjósolták. Ennek ellenére a »Papírhattyú halála« még napjainkban is hangosan szól, és csak most kezd igazán felerősödni a zene”, mondta Pataki Tamás.
Sokféle kapacitással és paraméterekkel rendelkező eszköz között kell megtalálni a feladatokat gazdaságosan teljesítő megoldást.
Ebben segítünk, kérdéseit a dms@canon.hu email-címen várjuk.
(X)
