A csoportmunka-platformok a szorosan együttműködő csapatok munkáját, a broadcast jellegű kollaborációs eszközök pedig a külső kör szorosan nem szabályozott tevékenységét segítik elő. Csakis az együttműködési típusra szabott kollaborációs eszközök oldják fel a digitális változás paradoxonát.
A járvány rádöbbentette az embereket, hogy a munka nem egy hely, ahová menniük kell, hanem egy tevékenység. Az értéknövelő szellemi munkakörök esetében pedig felszabadította az embereket az alól az elképzelés alól, hogy a munka elvégzéséhez egy irodába kell utazni. A Gartner becslése szerint 2021 végére világszerte a távmunkások aránya eléri a 32 százalékot, 2019-ben ez az arány csupán 19 százalék volt. Az irodák újranyitásával az alkalmazottak 51 százaléka már hibrid munkakörnyezetbe kerül: hetente minimum egy napot otthonról dolgoznak.
Sokan találkoztunk a hibrid munkavégzés világában a digitális változás paradoxonával: megnöveli a szervezeten belüli kollaboráció szükségességét, miközben meg is nehezíti azt. Például nehezebb megtalálni azokat a belső partnereket, akikkel az adott munkát el tudnánk végezni. Arra sem egyszerű rávenni a kollégákat, hogy dolgozzanak velünk együtt – a kiszemelt szakértőknek nincs idejük, energiájuk vagy erőforrásuk egy újabb csapatban dolgozni. Harmadsorban a digitális együttműködés megnehezíti a közös platform kialakítását, amely bizalmat alakítana ki a csapattársakban, és szorosabb kapcsolatokhoz vezetne.
Â
Tegyük láthatóvá a szakértelmet!
Ezeket a problémákat úgy tudjuk orvosolni, ha vállalatszerte láthatóvá tesszük a kollégák szakértelmét, javasolja Paul Leonardi, a Kaliforniai Egyetem technológiamenedzsment professzora, az MIT Management Review lapban megjelent írásában. A földrajzilag nem egy helyen lévő kollégák munkájában az a nehéz, hogy a munka eredményét látjuk – ezek a jelentések, prototípusok, eladások – de nem tudjuk, milyen folyamat eredményezte ezeket.
A digitális kollaborációs eszközök nemcsak keretet biztosítanak a munkához, hanem láthatóvá teszik a többiek számára is a mögöttes folyamatokat, nem csak a munka eredményét. Akik szakértőt keresnek, azok beleláthatnak az egyes kollégák gondolkodási folyamatába, észrevehetik, ki, milyen értékű munkát végzett az adott projektben, feltárul a követett logika, a döntéshozatal folyamata. Jobban megérthetik, hogyan született meg az adott eredmény. A digitális kollaborációs eszközök lehetőséget teremtenek arra, hogy jobban megismerjük a különböző területek szakértőit.
Â
Minden kollaborációhoz a megfelelő eszköz
A vállalaton belül két alap típusú kollaborációt különböztethetünk meg: gyakori kollaboráció a különböző csapatokban és csoportokban együttműködő kollégák között, ezt A belső kör gyakori kollaborációjának is nevezhetjük. A másik típusú kollaboráció olyan kollégák között történik, akik a vállalaton belül elszórva dolgoznak, és csak alkalomszerűen dolgoznak együtt, vagyis A külső kör ritka együttműködéséről van szó. Mindkét típusú kollaborációhoz más és más technológiai eszközök szükségesek.
- A belső kör A gyakori kollaboráció elősegítéséhez Paul Leonardi szerint a csoportmunka-platformok bevetésére van szükség. Az emberek egyidejűleg több projektcsapatban dolgoznak, vagyis sok kollégával még több témában működnek együtt. A hibrid munkavégzés világában nyilvántartani, hogy melyik projekttel hol tartanak, és mire van szükség, digitális eszközök nélkül szinte lehetetlen. A digitális platformok lehetővé teszik, hogy a kollégák hamar felvegyék a fonalat még akkor is, ha egy-két napig nem voltak jelen a megbeszéléseken.
- A külső kör ritka együttműködéséhez a broadcast jellegű platformokat kell bevetni. A nagy szervezetekben a kollégák többségének nincs túl sok kapcsolata, csak a közvetlen társakkal, netán a mentorokkal, példaképekkel dolgoznak együtt rendszeresen. A digitális átállás miatt vállalati silók formálódnak, amelyek egyre elszigeteltebben működnek, a kapcsolatok is egyre sorvadnak. Az ad-hoc jellegű együttműködés erősítésére másféle együttműködési platformra van szükség, olyanra, amely folyamatosan közli az információt a kollégák szakértelméről és a belső erőforrásokról. Ennek a platformnak a segítségével laza, távoli kapcsolatok alakulhatnak ki, amelyeket igény szerint lehet aktiválni.
A kollégák arra használják ezeket a platformokat, hogy saját szakértelmüket hirdessék, bemutassák a projekteket csak azzal, hogy végzik a munkájukat. Ezeknek a platformoknak a segítségével metatudás alakul ki a vállalaton belül. így tudjuk, kihez milyen problémával fordulhatunk, és ki, kicsoda a cégen belül. Elősegíti a belső, közösségi együttműködést is, hiszen sokkal informáltabban közelíthetők meg azok a kollégák is, akiket csak hírből ismerünk.
