Nem lehet elégszer hangsúlyozni az adatgazdálkodás szükségességét, legyen szó akár kormányzati, akár üzleti szervezetről. Tudnunk kell, milyen adatokkal rendelkezünk ahhoz, hogy összehangolt információáramlást alakíthassunk ki a hatékony működés érdekében.
Nagymértékben segíti a szervezet hatékony működését a helyesen kialakított adatgazdálkodás azzal, hogy harmonikus egésszé rendszerezi össze a szervezet komplex információáramlását.
Az információáramlás kialakításában, időzítésében és a hangsúlyok meghatározásánál az adatgazdálkodás játssza a karmester szerepét – mondja Kósa Dávid data architect és metaadat-menedzsment szakértő.
Aspektusok
Nagy összegeket költenek a vállalatok információkezelésre: adatok tervezése, adatkezelő rendszerek létrehozása, karbantartása, adatrögzítés, adatok továbbfelhasználása, átalakítása, szolgáltatása, mentése, archiválása stb. A költségek miatt a hatékony adatgazdálkodás érdekében több aspektust is kézben kell tartanunk:
– jogi: milyen adatokat kezelhetünk, milyen jogosítványokra, hozzájárulásokra van szükség, hogyan védjük a személyes adatokat?
– pénzügyi: hogyan oszlanak meg az információval dolgozó területek költségei?
– technikai: melyek az információk kezelésének technikai eszközei, rendszerei?
– szervezet és folyamat: melyek az adatgazdálkodási elvek érvényesítéséhez szükséges, dedikált vállalati szerepek és területek, ezek szabályozott folyamatai?
Információáramlás
Az adatgazdálkodás számára elengedhetetlen, életadó levegő tehát az információ magáról a vállalati információáramlásról. Ezért nem árt feltenni magunknak a kérdést: egyáltalán milyen minőségű adatokkal rendelkezünk szervezetünk információáramlásáról?
Sok it-menedzser csak legyint, hiszen nyilvánvalónak tartja, hogy minden vállalat dokumentálja a rendszereit, adatszolgáltatásait, riportjait. A valóságban azonban nem könnyű pontos és részletes képet kapni az információáramlásról az azt leíró dokumentumhalmaz elemzésével. Ennek több oka is van:
– az információs rendszerek tervei eltérő időben, eltérő metódus szerint készültek;
– a dokumentumokban szereplő üzleti fogalmak eltérő kifejezésekkel szerepelnek, vagy egy adott kifejezés eltérő üzleti tartalommal rendelkezik;
– a dokumentumok eltérő formátuma, tárolási helye megnehezíti a keresést, összehasonlítást;
– a dokumentumok eltérő részletezettségi szintje;
– sokat változik világ is: sok esetben ugyanis a dokumentum már nem az aktuális állapotot írja le.
Ahhoz, hogy az információáramlásról integrált képet kapjunk, az szükséges, hogy a dokumentumorientált megközelítést tartalomorientált szemlélettel váltsuk fel. A dokumentumorientált megközelítés tervezési dokumentumokkal dolgozik, amelyek sok szempontból korlátosak: kinagyított kép az információáramlás egy adott szeletéről. A tartalomorientált módszer eredménye viszont az adott rendszert és annak elemeit leíró összefüggő, rendszerezett információk összessége. Ebből többféle nézet is generálható: dokumentumok, diagramok. A tartalmat nem különálló szövegállományokban vagy táblázatokban, hanem jól felépített központi tervezési adatbázisban, úgynevezett metaadat-repositoryban tárolják.
A tervezési adatbázis olyan kérdésekre adhat választ, hogy milyen hatása van egy régi rendszerkomponens kiváltásának (hatáselemzés, impact study), hogyan épül fel egy kp mutató (auditálhatóság), milyen forrásokból táplálkozik egy adott riport, honnan származnak az adatok, elérhetőek-e a szükséges adatok egy tervezett új elemzéshez, s ha igen, milyen a rendelkezésre állásuk.
Előnyök
A tervezési adatbázis azonnali adatokkal szolgál ezeknek a kérdéseknek a megválaszolásához. Így egy dinamikusan változó vállalatnak nincs szüksége arra, hogy tervezési dokumentumok, táblázatok egymásra lazán hivatkozó kavalkádja alapján állítsa össze az adatok származási útját.
Mindennek számos előnye lehet. Erőforrást takaríthatunk meg, mivel az üzleti elemzők, rendszer- és adatmérnökök munkája egyszerűsödik attól, hogy a fokozatosan épülő tervezési adatbázis egyre szélesebb körű, rendszerezett információvagyonná válik. Adatigényes projektjeinket tényekre alapozva tervezhetjük, minthogy minden rendszer- és adatstruktúra-tervezési tevékenység a tervezési adatbázis tartalmán alapszik, és eredménye a tervezési adatbázisba visszakerülve gazdagítja azt.
Lehetővé válik a projektek pontos követése is, ugyanis minden „eredménytermék” a tervezési adatbázisban képződik: követelménylisták, adatmodellek, rendszerarchitektúrák, adatmegfeleltetések, törzsadatok stb.Így automatikusan lehet jelentést készíteni a projekt előrehaladásról, az eredménytermékek aktuális állapotának megfelelően.
Kiküszöbölhetők a szűk hr-keresztmetszetek is, mivel a megosztott, élő, központi tervezési adatbázis olyan környezetet teremt, ahol az infomunkásoknak nem kell hosszú ideig várniuk az őket érdeklő terv részleteire. Emellett kis csoportok párhuzamosan dolgozhatnak jól meghatározott terjedelmű projekteken – egymás akadályozása nélkül.
|
Folyamatosan képben |
|---|
|
Egyre több cég ismeri fel, hogy a sikerhez ma már nem elegendő a különböző adatforrásokból, például erp-rendszerekből kinyerhető jelentések vagy Excel-riportok elemzése. „Ma már elkerülhetetlen, hogy a vezetők folyamatosan képben legyenek, fontos, hogy mobileszközökről is elérhessék a kulcsfontosságú adatokat. Az is lényeges, hogy az információkat felhasználni akaró döntéshozók maguk is el tudják készíteni az elemzéseket” – mondja Pataki Tamás, az LLP Hungary vezető tanácsadója. Mindehhez segítséget nyújthat egy megfelelő üzletiintelligenca-eszköz – például az Infor10 BI –, amelynek használatával lerövidül az adatok összegyűjtésére, tervezésére fordított idő, és több marad az adatok elemzésére, kiértékelésére. Az sem utolsó szempont, ha az eszköz különböző üzleti területeken futó szoftverhez, adatforráshoz tud párhuzamosan, egy időben csatlakozni, azok adatait egy adatbázisban tárolni, kezelni, megjeleníteni. Mindezek lehetővé teszik, hogy a vállalatok gyorsabban reagálhassanak az üzleti élet változásaira. |
Nem it-kérdés
Nem informatikai kérdés az adatgazdálkodás (a „data governance”). Amint az MTA Információtechnológiai Alapítványa megállapítja, az adat elfogadott virtuális vagyontárgy, amely értéket képvisel. Mivel gyűjtése, kezelése jelentős ráfordítást igényel, teljesen hasonlóan viselkedik más erőforrásokhoz. Ez azt is jelenti, hogy minden résztvevőnek tisztában kell lennie azzal, hogy mivel rendelkezik. Ez így nyilvánvaló, hisz leltár, személyi nyilvántartás mindenhol a működés természetes része.
Az adatoknál ez még sincs így! Sok helyen még az sincs pontosan rögzítve, ténylegesen mit tartalmaz egy adatbázis. Az adatok pontos meghatározása és aktuális nyilvántartása teszi lehetővé a konzisztens fejlesztéseket, a rendszerek összehangolását, az adatokkal való gazdálkodást.
Az adat értéke pedig nyilvánvalóan a feldolgozottsági szinttől függ. Csak akkor áll elő érték, ha a nyers adatból információ, az információból pedig tudás származik – teszi hozzá Musza István, a SAS Institute cégvezetője. Ahhoz, hogy az információ, a tudás jó legyen, az adatnak is jó minőségűnek kell lennie. A törzsadatokat folyamatosan naprakészen kell tartani. Befolyásolja az adatok értékét az is, hogy mit tudunk kezdeni az óriási mennyiségű, strukturálatlan és rendkívül sokféle adattal, amely az utóbbi néhány évben keletkezett. Régebben szinte csak numerikus és egyszerű szöveges adatokkal kellett gazdálkodni, ma viszont már számtalan formátummal találkoznak az adatelemzők. A döntéstámogatás szempontjából pedig fontos az adatintegráció, azaz hogy a különböző forrásból származó és eltérő formátumú adatokat össze lehessen kapcsolni.
Nem véletlenül tanácstalanok az it-részlegek, amikor nyakukba sózzák az adatkezelés, adatirányítás feladatát. Az informatika mint adat- és információkezelő, illetve -szolgáltató nem kerülhet olyan szerepbe, amely meghatározza az adatok mint vállalati erőforrás kezelésének stratégiai irányát.
Mártonffy Attila
