Amikor folyamatautomatizálásról beszélünk, sokaknak az azonnali megoldások és a gördülékeny folyamatmenedzsment jut az eszébe. A gondolkodás természetes módon fordul a workflow, a BPMS és a low code / no code platformok felé, amelyek gyors és hatékony folyamatimplementációt ígérnek. A végső cél természetesen ez, de az automatizálás valódi erejének kiaknázásához érdemes a felszíni megértésen túl a dolgok mélyére nézni.
Ahhoz, hogy vállalatunk hosszú távon sikeres legyen, létfontosságú, hogy a folyamatokra a szervezet működésének alapvető pilléreiként tekintsünk. Ez a nézőpont a folyamat-központú megközelítést helyezi előtérbe, amelyet általában BPM-ként (Business Process Managementként) ismerünk. A BPM nemcsak a folyamatok kialakítására helyez nagy hangsúlyt, hanem azok folyamatos átalakulására és továbbfejlesztésére is tekintettel van. Egy sikeres automatizálásnak azonban csak ezen folyamatok mély ismerete és alapos feltérképezése ágyazhat meg. Mielőtt a digitalizáció útjára lépne, a vállalatnak érdemes alaposan kielemeznie és optimalizálnia folyamatait (Business Process Reengineering). Ez az elemző munka biztosítja, hogy elkerüljük azt a gyakori buktatót, amikor a papír-alapú működést egy az egyben átültjük a digitális térbe anélkül, hogy valódi hozzáadott értéket teremtenénk.
Ha már vannak elektronizált folyamataink, akkor nagyon fontos, hogy pontosan értsük, hogy azok hogyan viselkednek az éles működés során. Ebben segítségünkre lehetnek az üzleti folyamatbányászat (Business Process Mining) különböző eszközei, amelyek adatgyűjtéssel, előfeldolgozással és folyamatfeltárással láthatóvá teszik, hogy mely pontokon érdemes beavatkozni: hol vannak hatékonysági problémák, illetve hova érdemes több erőforrást allokálni. Ezt a megközelítést folyamatos gyakorlatként alkalmazva jelentős hatékonyságnövelést és költségcsökkentést érhetünk el, a pontos információk birtokában a döntéseink is megalapozottabbak lesznek.
Ezen a ponton már valóban beszélhetünk folyamatautomatizálásról (Business Process Automationről). Ebben segítségünkre lehet egy BPMS- (Business Process Management System) platform, amely teljeskörű eszközkészletével lehetővé teszi számunkra, hogy egyetlen integrált környezetben modellezhessük, automatizáljuk és monitorozzuk üzleti folyamatainkat.
A különböző adatbeviteli és adatkinyerési feladatok automatizálására (pl. adat másolása egyik rendszerből a másikba olyan esetekben, ahol nincs lehetőség rendszerek közötti kapcsolat kiépítésére), több forrásból származó jelentések generálására, vagy bármely olyan manuális feladat automatizálására, ahol a hagyományos eszközök nem bizonyulnak elég hatékonynak, érdemes robotizált folyamatautomatizálási megoldásokat és eszközöket (Robotic Process Automation) segítségül hívni.
Mikor érdemes?
Nem minden esetben érdemes folyamatautomatizálásban gondolkodni, viszont vannak helyzetek, amikor erősen ajánlott.
Azokban az iparágakban vagy szektorokban, ahol szigorú szabályozásnak kell megfelelni, a folyamatautomatizálás létfontosságú lehet, hiszen ez nemcsak a szabályok betartásában lehet nagy segítség, hanem egyszerűsíti a jelentéstételt és az ellenőrzéseket is.
A változékony és/vagy kompetitív környezetben gyakran kényszerül egy vállalkozás folyamatainak változtatására. Az automatizált folyamatokkal lehetővé válik, hogy a vállalat agilis maradjon, és gyorsan tudjon reagálni a piaci változásokra.
Vannak olyan folyamatok, amelyeket nem rentábilis egyedi fejlesztéssel digitalizálni, ugyanakkor a klasszikus irodai eszközöket (például az Excelt) már kinőtték. A folyamatautomatizálás áthidalja ezt a szakadékot, testreszabott megoldásokat biztosítva anélkül, hogy szükség lenne kiterjedt egyedi kódolásra.
Olyan munkakörökben, ahol magas a fluktuáció (például ügyfélszolgálatokon), szükséges lehet egy egyszerűsített, egységes, de mégis testreszabott folyamatautomatizációra.
A sok szereplőt érintő, bonyolult folyamatok egyedi fejlesztéssel történő megvalósítása helyett érdemes a BPMS-alapú folyamatautomatizálás felé fordulnunk, hiszen ezzel jelentős időt és költséget takaríthatunk meg.
Azokban a döntési helyzetekben, ahol kritikus, hogy a megfelelő minőségű adatok időben rendelkezésre álljanak, az adatgyűjtés, feldolgozás és jelentések automatizálása elengedhetetlen.
A vállalkozások növekedése során a manuális folyamatok könnyen válhatnak a növekedés legfőbb gátjává. Az automatizált folyamatok ugyanakkor zökkenőmentesen skálázódnak, úgy kezelnek egyre nagyobb és nagyobb terhelést, hogy ez nem jár arányosan a munkaerő költségének növekedésével.
Nagy István, Mikrum
Mit ajánl a Mikrum?A piacon számos BPMS-platform érhető el, amelyek a folyamatautomatizálás során a segítségünkre lehetnek. A mi választásunk több okból is a Bonitasoft termékére esett. Nyílt forráskód: a nyílt forráskód számos előnnyel jár, többek között az ügyfelek is hozzáférnek a kódbázishoz, amelyet szükség esetén akár módosíthatnak is. Ez nagyfokú rugalmasságot és személyre szabhatóságot kínál. A tapasztalat azt mutatja, hogy a nyílt forráskódú közösségek gyakran sokkal gyorsabban reagálnak a hibabejelentésekre és az új fejlesztési ötletekre, mint a zárt forrású társaik. Community Edition: a Bonita BPMS Community Edition lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ingyenesen kipróbálják a rendszert. Ez kiváló lehetőség azok számára, akik nem biztosak a választásukban, és szeretnék először tesztelni a platform képességeit, mielőtt pénzt fektetnének bele. Kompetitív árazás: míg sok másik BPMS platform drágának mondható, a Bonita árazása versenyképes, ami lehetővé teszi kisebb vállalkozások számára is a bevezetését. Az ár-érték arány kiváló, így a vállalkozásoknak nem kell kompromisszumot kötniük a minőség és a költségek között. Funkcionalitás: a Bonita BPMS funkcionalitása összevethető a nagyobb konkurensek termékeivel. Ez azt jelenti, hogy a vállalatok nem érzik úgy, hogy le kellene mondaniuk bizonyos képességekről vagy funkciókról, amennyiben a Bonitát választják. Ráadásul a Bonita elérhető mind on-premise, mind cloud verzióban, ami nem mondható el minden konkurensről. Integrációs képességek: a Bonita BPMS az előre definiált konnektoroknak köszönhetően könnyen integrálható más alkalmazásokkal, ami lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy folyamataikat összekapcsolják az összes fontos rendszerükkel. Iparági elemzések: a Forrester Wave és a Gartner Magic Quadrant két elismert iparági elemzési eszköz, amelyek a különböző informatikai megoldások minőségét és piaci pozícióját mérik. A Bonita BPMS évek óta jelen van ezekben a rangsorokban, ami bizonyítja, hogy a platformot nemcsak a felhasználók, hanem az iparági szakértők is elismerik. |
