Nincs annál frusztrálóbb, mint időrabló értekezleteken rostokolni a tényleges munkavégzés helyett. Több kutatás szerint a megbeszélések átértékelésével vagy rövid ideig tartó teljes törlésével több órát is megspórolhatunk – hetente.
◼︎ Így tölthetünk kevesebb időt értekezletekkel
Nagyon furcsán alakult a tudásmunkások élete az utóbbi években. Többségük otthoni irodába kényszerült, amit habitustól és életkortól függően jónak vagy rossznak éltek meg. A megváltozott munkavégzésnek köszönhetően másképp alakult, ahogyan a munkával töltött időt is beosztjuk. Időnk nagyobb részében a munkaidő a tényleges feladatok szervezésével megy el: az Asana „Anatomy of Work Global Index” című kutatása szerint átlagosan 58 százalék.
Még a nagyon hatékonynak tartott németek is a munkaidő csak 40 százalékát fordítják tényleges munkavégzésre, 7 százalékot a stratégiai tervezés, 53 százalékot a munka szervezése viszi el. A legtöbbet a szingapúriak töltenek a munka szervezésével: idejük 69 százaléka telik ezzel el.
Kétlépcsős döntéskísérlet
Ez a kutatás azt is kimutatta, hogy a tudásmunkások átlagosan napi 3 órát töltenek szükségtelen értekezleteken, ez éves szinten több száz elvesztegetett órát jelent. Az emberek igyekeznek megfelelni minden elvárásnak: ott lenni érdemben az értekezleten, közben viszont rengeteg alkalmazás követeli figyelmünket, egy rövid, gyors válasszal igyekszünk feladatainkkal haladni. Rengeteg irodai dolgozót beszippantott ez a fekete lyuk, ahol apró lépésekkel kell haladniuk, holott hétmérföldes csizma van a lábukon.
A szakemberek egy 2014 óta tartó, két különböző kutatásban igyekezték felmérni, hogyan is javíthatnak mindezen. A kutatás „Meeting Doomsday” projektjében arra kérték az önkéntes jelentkezőket, hogy töröljék naptáraikból a kevés szereplős, ismétlődő megbeszéléseket, de csak 48 órára. (Doomsday: a végítélet napja – a szerk.)
A két napban az volt a feladatuk, hogy gondolják át a megbeszélések értékét, majd vegyék fel újra naptáraikba azokat, amelyeket értékesnek tartottak. Az eredmények mindenkit megleptek: az önkéntesek átlagosan 11 órát spóroltak meg havonta a szükségtelen értekeztelek kiiktatásával.
Öt jó cselekedet
A „Meeting Doomsday” projektet egy másik, kevésbé drasztikus, ám nagyobb léptékű próbálkozás követte. A „Meeting Reset” projektben két kutató átnézte 60 ember naptárát, és értékelték megbeszéléseiket (összesen 1160-at). Ebben az esetben az eredmények nem voltak mellbevágóak: átlagosan havi négy órát takarítottak meg a kutatók a naptárban lévő megbeszélések átvizsgálásával. A két projekt tanulságaiból pedig összeállítottak egy kézikönyvet, amely gyakorlati tanácsokat ad az értekezletek hatékonyságának javításához. A „Fixing Meetings Playbook” összesen öt fontos összetevőt határozott meg, amelyek segítségével a szervezeteknek sikerülhet kevesebb időt tölteni megbeszélésekkel.
1. Gondolkodjunk leépítésben! (Az értekezletek szintjén.) Az emberek egy probléma megoldását alapból valami hozzáadásával, megvásárlásával igyekeznek orvosolni. Ez a hozzáadás-betegség jellemző a munkavégzésre is: ha probléma adódik, hajlamosak vagyunk egy újabb megbeszélés beiktatásával megoldani. Nem csoda, hogy így pillanatok alatt betelik a naptár. A kutatók ennek a gondolkodásmódnak a megváltoztatásával érték el, hogy kevesebb lett a megbeszélés: az alacsony hozzáadott értékű megbeszéléseket véglegesen törölték, miközben csökkentették a többi megbeszélés hosszát (30 percről 25-re) vagy gyakoriságát (hetiből kétheti vagy havi lett).
2. Induljunk tiszta lappal! A kutatók a két, korábban említett pilotprojektből azt a következtetést vonták le, hogy alapjaikból érdemes átgondolni az értekezleteket. Amikor az önkénteseknek teljesen ki kellett takarítaniuk naptáraikat, akkor sokkal mélyebben átgondolták, hogy az adott megbeszélésre ténylegesen szükség van-e. A korábbi kutatások is azt mutatták, hogy az emberek sokkal nagyobb valószínűséggel találnak ki új ötleteket és szoknak le a régi beidegződésekről, ha hosszabb szünetet tartanak, és az alatt átgondolják addigi gyakorlatukat.
3. Adatok alapján döntsünk! Nem egyszerű egy értekezlet értékét meghatározni ahhoz, hogy maradjon vagy menjen. A kutatásban résztvevők számára ez volt a legnehezebb. Az értékeléshez kidolgoztak egy egyszerű, két kritériumos rendszert, ahol minden megbeszélést 1-3-as skálán kellett pontozni (1 a legrosszabb, 3 a legjobb) az alábbiak szerint.
– Mennyi erőforrást igényel az adott értekezlet (felkészülést, tényleges megbeszéléssel töltött időt, értekezlet utáni munkát)?
– Mennyire segíti az adott értekezlet, hogy a kolléga elérje a szervezeten belül kitűzött célját?
A kutatók szerint ez a modell 80 százalékos pontossággal választotta ki az alacsony értékű megbeszéléseket. Figyelembe vették például azt is, hogy a hét melyik napján van az adott megbeszélés – a hétfői értekezletet saját szervezetükön belül nagyon értékesnek ítélték, míg a „Nincs értekezlet szerdán!” irányelv ellenére kitűzötteket a legkevésbé értékesnek. Ugyanakkor a fontos projektek neveit tartalmazó című megbeszélések fontosabbak lettek, mint a „Kávészünet” vagy „Hogy vagyunk?” értekezletek. (HR-szempontból nem súlyozták ezeket…)
4. Alkossunk mozgalmat! Az értekezleteket akkor a legkönnyebb létrehozni, ha az emberek együtt csinálják – ekkor szinte mozgalomnak tűnik, legyen az csapaton belüli vagy a teljes vállalaton átívelő. Ráadásul nem erőltették rá az emberekre, hanem önként csatlakozhattak. Ahogy minden mozgalomban, voltak lelkes résztvevők, és volt, aki kicsit kelletlenül csatlakozott, másokat meg egyáltalán nem érdekelt a dolog. Azonban az értekezletek átalakulásával, megszűnésével mindenkinek könnyebb lett a dolga.
5. Gondoljuk át a megmaradó értekezleteket! A két projektben a megtakarított időnek csupán a 30 százaléka származott a teljesen ejtett megbeszélésekből, a fennmaradó 70 százaléknyi spórolást a megmaradt értekezletek átgondolásával érték el. Például a megtakarítás 27 százaléka onnan adódott, hogy kevesebben vettek részt rajtuk, vagy például töröltek olyan időrabló szokásokat, hogy státuszfrissítést kértek mindenkitől. Jelentős megtakarítás származott abból is, hogy csökkentették a megbeszélés hosszát vagy gyakoriságát.
