Ha a vezetőt elnyelik az állandó, ismétlődő feladatok, nem lesz képes a nagy, stratégiai kérdésekkel foglalkozni, aminek végső soron cégének ellenálló- és versenyképessége látja kárát. A megoldás: nem feladatokban, hanem folyamatokban kell gondolkodni.
◼︎ Feladatok helyett folyamatok
Egy vezetőnek számos napi, heti, havi, éves és eseti megoldandó feladata van. Jó, ha ezeket felírja, rendszerezi, de ez még csak a beugró szint – figyelmeztet saját tapasztalatai alapján Egerszegi Krisztián, a MiniCRM cégvezetője. Régebben ő is feladatokban gondolkodott, ezeket szépen felírta, hogy a végén egy 200 elemű feladatlistával találja szembe magát. A feladatok persze delegálhatók is, de akkor jön a várakozás, a számonkérés – nem csoda, hogy sokan úgy érzik, egyszerűbb, ha maguk megcsinálják az egészet. Így viszont a vezető saját munkájának rabszolgája lesz, aki soha nem lát ki a soron következő feladat alól.
Lépésekből folyamatok
A megoldást az jelenti, ha a vezető feladatok helyett folyamatokban kezd el gondolkodni. „Feladat az, amikor azt mondom valakinek, hogy az irodában locsolja meg a virágokat, szellőztessen ki, szedje össze az otthagyott piszkos bögréket, és így tovább. Folyamat az, amikor azt adom ki, hogy mindig legyen rend az irodában, és ezért te vagy a felelős”, érzékelteti a különbséget Egerszegi Krisztián.
Ehhez a teljes folyamatot fel kell bontani elemi lépésekre, amelyekhez már feladatok, a feladatokhoz pedig felelősök rendelhetők. (Az is elképzelhető, hogy egy-egy feladat külön alfolyamatot eredményez.) „Az én definícióm szerint a feladat az, amit egy ember egy ültő helyében, kérdezés nélkül végre tud hajtani”, mondja Egerszegi Krisztián. Ha a feladat megfelelően egyszerű, akkor automatizálni is könnyebb, tovább gyorsítva a teljes folyamat elvégzését.
| Másképp is lehet
Egerszegi Krisztián az Újház országos építőanyag-kereskedelmi hálózat példáját hozza fel arra, hogy miként tud a vezetőség távlatokban is gondolkodni. A százmilliárdos forgalmú cég menedzsmentje minden évben 15 napot stratégiaalkotással tölt. Havonta elvonulnak egy-másfél napra, amikor nem foglalkoznak a napi ügyekkel, hanem csak a várható változásokra készülnek fel. „Ha állandóan lekötnek a napi ügyek, ezt nem tudod megcsinálni”, mondja. |
Ha készen áll a folyamat, már látszik, hogy honnan hova akar eljutni a szervezet, milyen feladatokon keresztül vezet az út, és az egyes lépéseknek milyen végtermékei lesznek. A folyamat megfelelő pontjaira – de nem minden feladat után! – kontrollpontokat is be kell építeni, így már menet közben is látható, hogy jól halad-e a folyamat, a végén pedig ellenőrizhető, hogy sikerült-e elérni a kívánt végcélt.
Nem a tüzet kell oltani
Ha már kész a folyamat, a vezető hátradőlhet. Nem az egyes feladatokkal kell foglalkozni, hanem átadni a folyamatot valakinek, hogy oldja meg az elejétől a végéig. Innentől kezdve a menedzser nem ragad bele a napi taposómalomba, hanem azzal tud foglalkozni, ami az igazi feladata lenne: a stratégiai gondolkodással, a tervezéssel.
Ez pedig egyre nagyobb jelentőséget kap, emlékeztet Egerszegi Krisztián. Ha el is tekintünk a válságoktól, az üzleti életben egyre gyakoribbak a nagy változások – a feladataiba ragadt vezető viszont nem látja ezeket. „Ég a ház, a vezető rohangál a vödörrel, hogy oltsa, és közben nem veszi észre, hogy már közeleg a cunami, ami úgy is elmossa az egészet. Ha nem a tűzoltással van elfoglalva, észreveszi veszélyek mögött rejlő lehetőségeket, és hatékonyabban tud alkalmazkodni bármilyen hirtelen változáshoz”, teszi még hozzá.
