A megfelelően kiválasztott, és jól bevezetett vállalatirányítási rendszer (ERP) új dimenziót nyit a folyamatok menedzselésében és átláthatóságában. Mindemellett a vezetői döntéshozatal alapjául szolgáló információ minőségét is más alapokra helyezi, nem beszélve a csökkenő IT-költségekről. Az ERP-ben rejlő számtalan előny azonban hamar szertefoszlik, ha a bevezetés, kiválasztás, projektmenedzsment során a leggyakrabban felmerülő nehézségek elviszik a fókuszt. Összegeztük, mire kell figyelni.
Megbízható információkon alapuló döntéshozatal, kaotikus folyamatok helyett gyors átláthatóság, csökkenő költségek, méretfüggetlen felhasználás – ha néhány szóban kellene meghatározni a vállalatirányítási rendszer legfőbb előnyeit, ezek lennének azok.
Az ERP-rendszer cégmérettől függetlenül képes megoldást nyújtani a felmerülő problémákra, legyen szó kis-, közepes vállalkozásról vagy épp nagyvállalatról. A bevezetés mellett szóló indokok túlmutatnak az alkalmazottak számán, hiszen az indokokat elsősorban a folyamatok komplexitása, a tevékenység típusa és a cég iparágban betöltött szerepe határozza meg. A gyors reagálás és a piacrészesedés mértéke pedig sokszor attól is függ, hogy milyen informatikai megoldások állnak egy szervezet mögött, elvégre egy átlátható folyamatokkal operáló, erőforrás-és költségoptimalizált cég könnyebben reagál a piac változásaira, az ügyfelek igényeire.
A bevezetés első lépése a megfelelő szoftver kiválasztása
A vállalatirányítási rendszer esszenciája, hogy összefogja a szervezet külső és belső működését, kommunikációját és egyetlen, átforgó rendszerbe integrálja a cég üzleti folyamatait. Az ERP-rendszer elsősorban a kereskedelem és értékesítés, pénzügy, logisztika, humán erőforrás és raktárkezelés területén optimalizálja a hatékonyságot, megspórolva az adminisztrációval töltött időt. Néhány kattintásra egyszerűsíti az ügyintézés többlépcsős folyamatát, hiszen az adott területhez és folyamathoz tartozó adatot és információt kezeli és feldolgozza a szoftver.
A vállalatirányítási rendszerben rejlő lehetőségek kiaknázása a szervezetre szabott ERP kiválasztásánál kezdődik, a sikeres bevezetés alapköve ugyanis, hogy a cég működéséhez szinte tökéletesen illeszkedő szoftvert alkalmazzon. Az ár ugyan döntő tényező, de nem szabad feláldozni az iparág-specifikus ERP-t a „konzerv” megoldások oltárán a költséghatékonyság miatt. Az általános megoldásokat kínáló szoftverek ugyanis nem fogják maradéktalanul beváltani a hozzá fűzött reményeket. A kiválasztás előtt érdemes megfogalmazni az elvárásokat, hogy a bevezetésre kerülő rendszeren már csak minimális változtatásokat kellejen eszközölni, hiszen minden fejlesztés, ami a vállalatirányítási rendszer alaplogikáját érinti, az nemcsak a bevezetés során jelenik plusz költségként, hanem a felhasználást követően, a karbantartás, frissítés során is.
|
Az ERP öt előnye – A vezetői döntések alapjául szolgáló információ megbízhatósága és aktualizáltsága jelentősen javul. – Fokozódik a produktivitás, kisebb létszám mellett is változatlan marad teljesítmény. – Az adminisztrációval járó költség- és energiaráfordítás csökken. – A felszabadult adminisztratív kapacitás értékteremtésre fordítható. – Csökkenthetők az IT-költségek. |
A folyamatokhoz leginkább passzoló ERP kiválasztása során a leendő felhasználók igényeit is figyelembe kell venni, illetve ajánlott az IT-nek is jelen lennie. Elvégre, ha olyan rendszert akarnak bevezetni, amelynek menedzselése az informatika szempontjából körülményes, használata pedig bonyolult, akkor az ERP már a kezdetektől fogva kudarcra van ítélve.
Érdemes körülnézni az iparágban a versenytársaknál, hogy ők mit használnak, közülük néhány szóba jöhető ERP-rendszert lehet összegezni. Szakértői véleményeket is ütköztessünk, hiszen a szoftverek kínálta milliónyi funkcionalitás között könnyű elveszni.
A kiválasztási folyamat a szállítóval zárul, innentől kezdve pedig a bevezetésé a főszerep.
Edukálás nélkül a legjobb ERP is kihasználatlan marad
A kiválasztás és bevezetés során számtalan alkalommal adódik lehetőség az ERP tesztelésére. Mielőtt a vezetőség a szervezet a munkavállalói elé tárja az új rendszert, ajánlott azt mindenképp letesztelni, működés közben megnézni, hogy miként szuperál és mennyire találkozik a céges elvárásokkal.
Az ERP bevezetése komoly változást jelent a szervezet működésében, a jól megszokott megoldások helyét átveszi egy új, adott esetben bonyolultabb rendszer, ezért nagyon fontos a menedzsment szerepvállalása. A siker második lépése ugyanis – a megfelelő kiválasztást követően – a vezetők hozzáállásában és a belső kommunikáció konzekvens, transzparens, támogató mivoltában rejlik. Egy új rendszernek mindig vannak ellenzői, a sikeres bevezetéshez, viszont a vezetőségnek teljes mellszélességben ki kell állnia az innováció mellett. A projekt előnyeit hangsúlyozva időt és energiát kell szánni arra, hogy a felmerülő aggályokat megértsék és eloszlassák. Ebben a projektmenedzser is sokat segíthet.
Noha a vezetők zöme rendelkezik ERP-bevezetési tapasztalattal, mégis célszerűbb egy projektmenedzsert dedikálni a feladatra, akinek egyetlen prioritása a folyamat zökkenőmentes levezénylése.
Fontos leszögezni, hogy az ERP-rendszerek önmagukban nem jelentenek versenyelőnyt, hiszen a megfelelő oktatás hiányában a legkorszerűbb vállalatirányítási rendszer is csak egy kihasználatlan szoftver marad. A felhasználók készségeinek és tudásának fejlesztése az adott rendszer követelményeivel összefüggésben a szervezet iparági mezőnyből való kiemelkedését eredményezheti, hiszen a munkavállalók a megfelelő edukációt követően az időrabló elakadások helyett az értékteremtésre fókuszálhatnak.
Kiss Franciska
