Pusztán az email és a megosztott dokumentumok segítségével nem tudunk hatékonyan dolgozni a hibrid irodában. A munkavégzést nyilvántartó megoldások mellett szükségünk van projekttervezési megoldásokra, kollaboratív munkát menedzselő rendszerekre és munkafolyamat-támogató, kollaborációs szoftverekre egyaránt. Ha mindezt vezetői odafigyeléssel és általános jókedvvel fűszerezzük meg, akkor garantált a hatékony munkavégzés a hibrid irodában is.
A szellem kiszabadult a palackból. A hibrid és a teljes mértékben távoli munkavégzés annyira népszerű lett, hogy nem lehet visszatérni a teljes mértékeben munkahelyi sémához. Pontosabban lehet, de óriási árat kell fizetni érte. A Gartner Hybrid Work Employee Survey (2021. augusztus) felmérése szerint azok a vállalatok, akik a teljes egészében az irodai munkavégzésre térnének vissza, a munkaerő 39 százalékának elvesztését kockáztatják.
A Gartner azt javasolja, hogy az irodaközpontú munkahelyről emberközpontú munkahelyre váltsunk át. Ettől a váltástól a munkaerő hatékonysága 28 százalékkal nő, 44 százalékkal kipihentebbnek érzik magukat, és 45 százalékkal megnő a munkaadó iránti lojalitás. Az emberközpontú munkahely megteremtéséhez többféle IT-eszközre lesz szükségünk.
Munkaidő-nyilvántartó megoldás
Az otthoni irodában a kevesebb utazással, kevesebb társalgással, kevesebb interakcióval megtakarított időt hajlamosak vagyunk munkával tölteni úgy, hogy szinte észre sem vesszük. A folyamatos túldolgozás hamar kiégéshez vezethet. Érdemes ezért nyilvántartani, mivel mennyit foglalkozunk. Nem mellesleg a vezető is kíváncsi lehet, mivel tölti otthoni munkaidejét a kolléga.
|
Legyen hibrid a vezető is! Fogadják el a vezetők, hogy új munkaeszközökkel és új munkamódszerekkel kell szervezniük a kollégák mindennapjait. Bármennyire idegen, de a szervezett, szoftverekkel támogatott hibrid munkavégzés a valóság, ahol az ember van a központban. Kényelmesnek tűnhet, hogy hagyományos módon az irodában tartsuk meg a tárgyalást, ezzel kizárva az otthonról dolgozókat. De át kell állni a befogadó gondolkodásra, amikor egyenrangú félként, mindenki egy kollaborációs megoldással csatlakozik a tárgyaláshoz, függetlenül attól, hogy többen egy légtérben tartózkodnak. Az új gondolkodásmódban a vezető egyforma lehetőségekhez juttatja a tartósan távolról dolgozókat és az irodában rendszeresen megjelenőket is. Az előléptetésben vagy a bónuszok kiosztásakor is a hatékonyságot, az eredményeket és a hozzáállást veszi figyelembe. |
A munkaidő-nyilvántartó megoldások a ledolgozott órák számát és az elvégzett feladatokat tartják számon. Azt is meghatározhatják, hogy hány megbeszélés legyen egy nap, figyelmeztetnek, hogy tartsunk időnként szüneteket, mozogjunk öt percet. Bármilyen munkaidő-nyilvántartó megoldás mellett döntünk, figyeljünk arra, hogy a kollégákkal egyetértésben vezessük be, hogy ne bizalmatlanságnak vagy kémkedésnek éljék meg.
Minden feladathoz van technológia
A hibrid irodában is fontos a munkavégzés, a projektek nyomon követése, a kollégák valós idejű kommunikációja. Ezek a megoldások általában az agilis módszertanok köré szerveződnek, legyenek azok projekttervezési megoldások, kollaboratív munkamenedzsment-megoldások és munkafolyamat-támogató, kollaborációs szoftverek.
Az agilis munkamenedzsment-szoftverek egységes nézetet biztosítanak a projektekhez. A Gartner szerint a vezető megoldásszállítók ezen a területen az Atlassian, Broadcom, Digital.ai, GitLab, Planview, és Targetprocess, de a Microsoft Project, a Siemens Teamcentere és az IBM Planning Analytics eszköze is szerepelnek ezen a listán.
A fókuszáltabb, kollaboratív munkát menedzselő megoldások feladatorientált munkafelületeket kínálnak, ahol a tervezésre és a kivitelezésre összpontosíthatunk: a feladat-, projekt- és workflow-menedzsment eszközök automatizációs készségeket is nyújtanak, üzenetet lehet küldeni, tartalmat lehet publikálni, riportkészítési, elemzési és dashboard képességekkel is rendelkeznek. A kis- és közepes méretű vállalatok kedvelt eszközei. A Gartner szerint piacvezetők ezen a téren többek között az Adobe Workfront, Asana, ClickUp, Microsoft Lists, Monday.com és WorkOtter.
A munkafolyamatot támogató, kollaborációs megoldások többnyire a távolról dolgozók szemszögéből szervezik a munkavégzést. Összefüggő, logikusan szervezett munkaélményt biztosítanak, és így egységesítik az üzenetküldést, megbeszéléseket, tartalommegosztást, a feladatok koordinálását. A legnagyobb nevek ezen a területen a Cisco WebEx Teams, Google Chat, Microsoft Teams, Rocketchat, Slack, Wickr Pro és Enterprise.
A szabványosítás a barátunk
Rengeteg eszköz és megoldás létezik a hibrid munka koordinálására. Amikor az irodában, közvetlenül egymás mellett dolgozunk, akkor a fizikai jelenlét eltakarja a rossz folyamatokat. A hibrid iroda szervezettebb megközelítést igényel. Ésszerű kereteken belül érdemes szabványos eszközöket használni a kommunikáció és a távoli kollaboráció megszervezéséhez. Ha túl sok a választható platform, akkor egyrészt nagyon kevesen tanulják meg hatékonyan használni őket, másrészt pedig sokan idegenkednek használatuktól, nem tudják pontosan, mire számítsanak. Az új megoldások és platformok sikerét segíti, ha például elmagyarázzuk a kollégáknak miért épp az adott eszközt választottuk és használjuk. Osszuk meg egymás között a jó gyakorlatokat.
A szabványosítás jó, de ne erőltessük! Fogadjuk el, hogy egy cégen belül különböző csoportok különböző munkaszervezési megközelítést igényelnek. Egyesek számára kényelmesebbek a „vízesés” projektmenedzsment eszközök használata, például a Gantt. Mások az agilis projekt menedzsmenteszközöket részesítik előnyben, amilyenek a Kanban boardok. Megfelelő szervezéssel mindkettő használata egy cégen belül is megoldható.
Végül: engedjünk teret a vidámságnak!
A munka megszervezése után érdemes a szórakozásra, a lazításra, a csapatépítésre is gondolni. Erre a legegyszerűbb megoldás, ha vidáman, laza légkörben, viccesen, esetleg egy kijelölt mókamester segítségével indulnak mindig a megbeszélések.
Vass Enikő
