Minden kis- és középvállalkozás életében elérkezik az a pont, amikor az IT-rendszer kezelésére, karbantartására már nem elég a rokon, a barát, vagy esetleg az informatikában az átlagnál jártasabb munkavállaló. A nagyobbaknál pedig az lehet a probléma, hogy az esetleg meglévő 1-2 belsős informatikus kapacitása, szakértelme kevés. Mikor jön el a szintlépés ideje, milyen opciók állnak rendelkezésre, mire kell figyelni?
◼︎ Informatikai rendszerek üzemeltetése
Mérettől függetlenül minden cég életében, működésében kulcsfontosságú, hogy mindig, minden helyzetben rendelkezésre álljon a megfelelő informatikai háttér. A felhőszolgáltatások térnyerésének egyik oka éppen az, hogy folyamatos a rendelkezésre állásuk. Mivel a nyilvános felhőszolgáltatások használata nem igényel informatikus szakképzettséget, ezért a kisebb vállalkozások első körben többnyire belső erőforrásból próbálják megoldani az IT-rendszer üzemeltetését. A dolgozók között mindig van valaki, akinek hobbija az informatika, egy kicsivel jobban ért hozzá az átlagnál, és szívesen foglalkozik munkahelye ilyen jellegű ügyeivel, problémáinak megoldásával, oktatja is a munkatársakat, ha arra van szükség.
Magától értetődő, hogy ez semmiképp nem nevezhető professzionális üzemeltetésnek. A kisebb vállalkozások is hamar eljutnak arra olyan fejlettségi szintre, amelyet a lelkes dolgozó már nem bír kezelni – sőt, az egyre szaporodó teendők mellett már a saját, eredeti munkakörét sem képes ellátni. Ilyenkor két választás áll a cég előtt: felvesz egy profi informatikust a rendszergazdai feladatok ellátására, vagy kiszervezi a rendszerüzemeltetést külső szakembernek. A két megoldás között egyébként technikai szempontból nincs nagy különbség, hiszen a külső rendszergazda is ugyanúgy egy személyben látja el a teendőket, mint egy belsős munkatárs. Viszont a javára írható, hogy mivel több cégnek dolgozik párhuzamosan, több helyről is van tapasztalata és nagy valószínűséggel kevesebbe kerül – de adott esetben nem is érhető el azonnal.
Lemarad, aki kimarad
A következő mérföldkő a mikrovállalkozásból kisvállalkozássá válás időszakában jön el, amikor a cégek egyre többször érzékelik, hogy már nem tudnak maradéktalanul lépést tartani az üzleti informatika rendkívül gyorsan, szinte napról napra változó világával. Azok a cégek, amelyek az átalakulásnak ezen a jelentős pontján nem fektetnek nagy hangsúlyt üzleti folyamataik magasabb minőségű informatikai támogatására, általában rögtön versenyhátrányba kerülnek.
Itt nemcsak a minőségi technológiára kell gondolni. Ha egy vállalat kiszervezi az informatikai eszközök üzemeltetését, azaz külső cégre bízza a rendszergazdai feladatok ellátását, teljesen megváltoznak a felelősségi viszonyok. Egy rendszergazda-szolgáltatásokra szakosodott, specialista cég például rendelkezik munkakörben elkövetett károkozásra vonatkozó felelősségbiztosítással. Ennek megfelelően az elvégzett munka nyomon követhető, ha kell, számon kérhető, a szolgáltató cég felelősségre vonható, illetve adott esetben a konkrét munkát végző rendszergazda bármikor lecserélhető.
Az informatikai rendszerek tulajdonosa tehát nem egy emberre van utalva, hanem egy egész szervezetre, egy jogi személyre. És ami nem utolsó szempont: a teljes cég biztosan nem megy szabadságra, ezért az sosem fordulhat elő, hogy felügyelet nélkül marad a vállalkozás informatikai rendszere.
A bevezetés nem minden
Kott Ferencnek, a Magyar Kereskedelmi és Iparkamara Digitalizációs Kollégium elnökének bőségesen van tapasztalata e kérdéskörben, hiszen a témával foglalkoztak a Modern Vállalkozások Program keretében, és számos hazai vállalkozással kerültek kapcsolatba a program megvalósítási időszakában.
A szakember elmondta: a program tanácsadói a felkeresett vállalkozások döntéshozóival, valamint igény esetén IT-szakembereivel igyekeztek a modernizációt szolgáló rendszerek bevezetésének előnyein kívül a várható kockázatokat, a bevezetéssel kapcsolatos fontos tudnivalókat és a későbbi üzemeltetéshez kapcsolódó sarokpontokat is ismertetni. Azonban egy-egy rendszer bevezetése, az azok üzemeltetéséhez kapcsolódó részletes információhalmaz annyira széleskörű és szoftverspecifikus ismereteket igényel, hogy ezekre a kérdésekre a szoftverek szállítói tudtak kellő mélységű információt nyújtani.
„A tanácsadási szolgáltatás során azon nagyságú vállalkozások esetében, ahol ennek volt relevanciája, a kollégáink megosztották tapasztalataikat azzal kapcsolatban, hogy milyen struktúrában, milyen együttműködési formában, milyen szempontokat figyelembe véve érdemes informatikai szolgáltató partnert választani”, hangsúlyozta a digitalizációs kollégium elnöke.
Nem mindig kell belső szakember
És hogy mennyire vették komolyan a kkv-k az üzemeltetési kérdéseket, a felhasználók támogatását? Az MVP program keretein belül bevezetett szoftverek esetében a tapasztalatok pozitívak voltak, bár reprezentatív mintán végzett adatok nem állnak az MKIK rendelkezésére. Ahol bizalmi viszony alakult ki az ügyfél és a tanácsadó között, ott nagy általánosságban komolyan vették az üzemeltetést is.
Az MVP keretében olyan megoldásokat igyekeztek a cégek figyelmébe ajánlani, amelyek nemcsak a hatékonyságot növelték, de a költségek is arányban álltak az előnyökkel. A belsős rendszergazda felvétele sok esetben éppen ezért nem volt optimális megoldás. Ehelyett inkább igyekeztek felkészíteni a vállalkozásokat, hogy megtalálhassák az optimális, biztonságos üzemeltetési formát, és olyan kiszervezési szerződéseket köthessenek, amelyek hosszú távon is garantálják az informatikai rendszerek megbízható működtetését.
