Csakúgy, ahogy a munkaadó sok esetben elvből szabályozza alkalmazottai munkahelyi internethasználatát, úgy ajánlatos ugyanezt tenni az e-mailforgalom kapcsán is, és világosan meghatározni, hogy engedélyezett-e a privát e-mailforgalom a munkavállaló számára.
Ellenőrizheti egy cég alkalmazottai magánjellegű elektronikus levelezését, erre adottak a jogi keretek. Különösen akkor fontos ez, ha az alkalmazottak saját céges e-mailfiókkal rendelkeznek és a privát levelezéseiket nem csupán egy web alapú, privát mail fiókon keresztül bonyolítják – hívják fel a figyelmet egy hosszú ideje fennálló problémára az e|n|w|c Natlacen Walderdorff Cancola nemzetközi ügyvédi iroda jogászai.
Eltekintve attól a problémától, hogy a munkavállalók privát levelezésének munkaidőben való intézése rendkívül időigényes és a munkavégzés rovására mehet, könnyedén továbbíthatók — szándékosan vagy gondatlanul — bizalmas céges, de akár ügyféladatok is. Viszont, ha bizalmas információ nem is szivárog ki, a céges fiókon keresztül küldött privát e-maillel legtöbb esetben a cég a domainjének, valamint a hivatalos, automatikusan beillesztett aláírásnak köszönhetően egyértelműen azonosíthatóvá válik, így akár a vállalat hírneve is sérülhet, különösen akkor, ha a levelek kifogásolható tartalmakat vagy csatolt fájlokat tartalmaznak. Ezért mindenképpen javasolt egyértelmű belső szabályozást kialakítani, amelyben minden érintett munkavállalóval tudatni kell az e-mail fiók megengedett és tiltott használatának eseteit.
A legtöbb munkáltató a céges e-mail fiókok rendszeres vagy szúrópróbaszerű ellenőrzésére gondol először. Ha a munkavállalóink e-mail forgalmát ellenőrizni akarjuk, több korlátot is figyelembe kell venni, melyek közül elsődleges a munkavállaló levelező partnerének levéltitokhoz és személyes adatainak védelméhez fűződő joga. Ha a jogszabályi korlátok betartásával hajtjuk végre az ellenőrzéseket, akkor is elengedhetetlen, hogy a munkavállalók az ellenőrzésekhez – ismerve azok terjedelmét – már a munkaszerződésükben vagy akár egy külön megállapodásban hozzájáruljanak.
Amennyiben munkaadóként észrevesszük, hogy a munkatárs tiltott módon privát célokra is használja a cégese-mail fiókot, figyelmeztethetjük a munkavállalót, és felszólíthatjuk a szabályok betartására. Az e-mailt viszont tilos megnyitni és elolvasni, mivel azzal az érintett harmadik fél jogszabály által védett jogait is megsértjük.
Mártonffy Attila
