A tényleges spamek ellen egészen jól védenek a különféle szolgáltatói, szerveroldali vagy akár helyi szűrők. De mi legyen a munkatársaktól származó, jó szándékú, de legalább ennyire felesleges levelekkel?
Heti vagy napi viccgyűjtemény; a legjobb bejglireceptek; a frissen kihelyezett sebességmérő kamerák listája; adománygyűjtés egy beteg kisfiúnak; a legcukibb cicás képek (azok is lehetőleg egy több megabájtos, önlejátszó PowerPoint-állományban) – mindenkinek vannak olyan munkatársai, akik múlhatatlan szükségét érzik, hogy az efféle információkat lehetőleg minél több kollégával osszák meg a vállalaton belül. Mindezeken felül rendszeresen jönnek a „nem láttátok a kék bögrémet?” és a „Ne felejtsétek el, hogy pénteken takarítják a hűtőt” jellegű üzenetek, illetve az azokra adott válaszok.
Elvesztegetett idő
Az ilyen levelek a mindennapi munkában is fárasztók, de különösen azok tudnak lenni, ha valakinek hosszabb szabadság vagy betegség után több száz üzeneten kell keresztülrágnia magát, hogy megtalálja a valóban fontos leveleket.
A felesleges emailek áradatával mindenképpen foglalkozni kell. Egyrészt technikai problémákat okozhatnak: feleslegesen terhelik a hálózatot és foglalják a tárhelyet a mentési rendszerekben és az archívumokban – különösen akkor, ha a munkatársak nem törlik ki őket időben. Ennél is komolyabb (még ha nem is mindig könnyen kimutatható és számszerűsíthető) gond az az idő- és ezen keresztüli hatékonyságveszteség, amit a felesleges emailek olvasására fordítanak a dolgozók.
Nagyjából egyetértenek a különféle felmérések azzal, hogy az átlagos munkanap mintegy 40 százaléka megy el az elektronikus levelek kezelésével, legyen szó azok írásáról, olvasásáról, rendszerezéséről. Ugyanezen felmérések szerint ennek az időnek egyharmada (tehát legalább napi egy óra!) a felesleges emailekre megy el. Nem véletlen, hogy sokan vannak, akik egyáltalán nem is foglalkoznak olyan levelekkel, amelyeknél csak a cc: mezőben szerepelnek.
A gond csak az, hogy a technológia igencsak megkönnyíti a levelezés gátlástalan használatát, miközben a védekezés korántsem magától értetődő – a munkatársakat mégsem tehetjük a tiltott feladók közé!
Korlátozott technika
A probléma mélységeinek megértéséhez nem árt, ha az informatikai részleg ténylegesen tisztában van azzal, milyen pluszfeladatokat és költségeket ró rá a felesleges levelek özöne. Ehhez először is adatok kellenek: ma már vannak lehetőségek arra, hogy a vezetés felmérje, miként kezelik a dolgozók a leveleket, mennyi időt töltenek el egy-egy fontosnak ítélt vagy éppen érdektelen levél elolvasásával, törlésével, megválaszolásával. Ezekből már következtetni lehet arra is, hogy mindez miként érinti az egyéni és a vállalati szintű hatékonyságokat, lassítja, vagy éppen gyorsítja a döntéshozatali mechanizmust. Amikor már rendelkezésre állnak a hol, mit, miért kérdésekre adott válaszok, sort keríthetünk a hogyan kérdés megválaszolására is – vagyis miként lehet megoldani a problémát.
|
Amikor baj lett |
|---|
|
November végén óriási emailözön zúdult a New York University levelezőszervereire. Az egyik diák automatikus levelet kapott a gazdasági irodától, amelyet továbbítani akart az édesanyjának – csak éppen a Reply All gombra csapott, így az egyetem összes, közel 40 ezer (!) diákja megkapta a levelet. Nekik sem kellett több: amikor rájöttek, hogy egyetlen kattintással az egyetemen bárkivel meg tudják osztani magvas gondolataikat, kedvenc fotóikat vagy éppen panaszukat, elszabadult a pokol. Volt, aki csak köszönetet mondott az egyetemen töltött szép időkért, de volt olyan, aki Nicolas Cage fotóját osztotta meg 40 ezer példányban, megint más aziránt érdeklődött, hogy a többiek mivel vennék fel a harcot szívesebben: 100 kacsaméretű lóval vagy egyetlen lóméretű kacsával? A szerverek persze szinte azonnal lehaltak, és csak néhány óra múlva állt helyre a rend, amikor a rendszergazdák törölték az eredeti levelezőlistát. |
Lehet technológiai megoldásokat keresni. A levelezőrendszerben beállítható, hogy mekkora lehet egy csatolmány maximális mérete, egyszerre hány embernek küldhető ki ugyanaz az e-mail, vagy éppen ki hozhat létre és ki férhet hozzá a levelezési csoportokhoz. Arra is van példa, hogy egyszerűen eltávolítják vagy kikapcsolják az Outlookban a Válasz mindenkinek (Reply All) gombot.
Ez persze csak tüneti kezelés, és mint ilyen, nem is lehet igazán hatékony. Könnyen elképzelhető, milyen hatást vált ki a dolgozókból, ha eltűnik a Válasz mindenkinek gomb: megbántva érzik magukat, hogy őket figyelni és szabályozni kell, mert még arra sem képesek, hogy megfelelő módon használják a levelezőrendszert. Nemegyszer fordult elő, hogy egy ilyen lépés után a dolgozók már csak azért is mindenkinek válaszoltak, akár a billentyűparanccsal, akár a menüből választva ki a megfelelő (és el nem távolított) opciót.
A probléma gyökerét azonban mélyebben kell elvágni. Az elektronikus levelezés beépült a vállalati kultúrába: úgy tekintenek rá, mint egy mindennél olcsóbb és zöldebb megoldásra: az elektronok nem kerülnek pénzbe, és legalább nem nyomtattuk ki sok példányban az elküldött húszoldalas pdf-et!
Tanítani, tanítani, tanítani
Az ingyenes számítástechnika azonban csak illúzió, és bár az informatikusok tudják ezt, tudatosítaniuk kellene minden egyes dolgozóban is. Ők aligha vannak tisztában azzal, hogy milyen környezeti terhelést jelentenek az egyre bővülő adatközpontok, vagy mennyi többletköltséggel jár a felesleges információk továbbítása. Ha az informatikai vezető tényleg komolyan meg akarja szüntetni a felesleges levelek áradatát, nem mondhat le a felhasználók oktatásáról. Mindenkivel meg kell értetni, hogy ténylegesen mennyibe kerül egy elektronikus levél, jelentkezzen az csökkenő hatékonyságban, szerver- vagy tárolókapacitásban. A belső spamáradatot legkönnyebben a billentyűzet és az irodaszék közötti térben – vagyis a dolgozónál – lehet megfogni. Ha ők megértik viselkedésük következményeit, annak az informatikusok és végső soron a munka is hasznát látja.
Schopp Attila
