Kedvezőtlen gazdasági helyzetben minduntalan felmerül a költségérzékenység kérdése. Egy megoldás lehet a bizalmon alapuló projektmenedzsment. A bizalom megteremtése üzleti eredményeket hozhat: csökkenhet az ellenőrzésre fordított erőforrások mennyisége, ami természetesen költségmegtakarítást jelent.
A projektek indításakor ajánlott minden résztvevőnek bizalmat szavazni. Az őszinte és következetes kommunikáció elősegíti a bizalom kialakulását, illetve fennmaradását. Összeomlásakor viszont azonnal törekedni kell az elemzésre, értékelésre és szükség esetén a bocsánatkérésre, valamint a jövőbeli elvárások újratárgyalására – foglalja össze a már évek óta működő PM Műhely legutóbbi, a projektmenedzsment és a bizalom kapcsolatát boncolgató workshopjának tanulságait Prónay Gábor, a Műhely vezetője.
A Műhely szakértőinek megállapítása szerint az együttműködést bizalommal célszerű indítani, mert a bizalom bizalmat szül. Kiépítése viszont rendkívül időigényes tevékenység, amit a projekt korlátozott időtartama különösen megnehezít. A kommunikáció őszintesége, következetessége fontos feltétele a bizalom kialakulásának – ha kifelé más, mint befelé, az romboló hatású lehet. Ám ha hibázunk, a bizalom rendkívül gyorsan elillan. A projektirányítóknak fontos feladatuk tehát, hogy küzdjenek az egymás iránt kialakuló megalapozatlan vélemények ellen. Ugyanakkor az érdekellentét még nem jelent bizalmatlanságot, hiszen ha világosan láthatók, akkor nem jelentenek váratlan nehézségeket. Feloldásuk tervezhető és megoldható (kompromisszummal vagy elnyomással).
Optimális egyensúly
A projektbeli bizalom meghatározója a projekt szponzora, akit – stratégiát kialakító felső vezetőként – jelentősen befolyásol a vállalati kultúra, a munkatársakkal való törődés színvonala. Természetesen ez nem jelenti azt, hogy a szponzor partnereként, az általa kiválasztott projektmenedzser nem tudja befolyásolni a projektbeli bizalom szintjét.
A bizalom egyébként közgazdasági értelemben csoporthatékonysági kérdés. Ha egyáltalán nem bízunk a másik félben, túlságosan sok energiát kell fordítani az irányításra és az ellenőrzésre. Ha viszont vakon, minden ellenőrzés nélkül, ismeretlenül is bízunk a másikban, akkor nagyon megnöveljük az együttműködés kockázatát. Tehát a bizalomnak létezik egy, az adott helyzetre optimális foka, egyensúly van, és minimális a közös eredmény elérésére fordított energia. A bizalom és ellenőrzés egyensúlya meghatározó a hatékony működéshez, figyelembe véve, hogy a bizalom csökkenése az ellenőrzés növekedését eredményezi, ami költséges, és így a hatékonyságát rontja.
A projekt lényegében átmeneti erőfeszítés egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény létrehozására. Ez az erőfeszítés emberek, illetve emberek csoportjainak közreműködésével valósul meg. Az általános projektben szerepelhet több megrendelő és több beszállító is, legyenek akár egyének, akár csoportok. Ezek a csoportok nem feltétlenül bíznak meg egymásban, még akkor sem, ha elvileg azonos oldalon állnak.
|
A bizalom természetrajza |
|---|
|
A bizalom igénye a jövő bizonytalanságából eredő függőségből fakad – de csak akkor, ha szükség van a másik fél tevékenységére. Így a bizalmat a másik fél jövőbeli akciójával szembeni elvárásként, hitként is definiálhatjuk. A bizalom továbbá befektetés: kockázattal jár, de hasznot hoz (költségcsökkenést, hatékonyságnövekedést, megfelelő információkhoz jutást, profitnövekedést, adminisztrációcsökkenést, gyorsabb munkavégzést, versenyképesség-növekedést). Csökkenti a szociális komplexitást is (segítségével rendkívül komplex feladatok oldhatók meg), illetve speciális forrásként is tekinthető, amely a használattal nő, és nem csökken. A bizalom alapelemei a kompetencia (a másik kompetenciájának elfogadása, megbecsülése vagy tagadása), a becsületesség (ígéretek betartása, őszinteség, felelősség a tettekért), a jóakarat/jó szándék (a másik szándékának, érdekeinek figyelembevétele, de legalább is a nem akadályozása). A bizalom alapulhat számításon (gazdasági érdek), becsületességen, kompetencián, kapcsolaton, intézményi normán, de szankcióktól való félelmen is. |
Másrészről a projekt hierarchikus szerkezetű, legalább három (szponzorok, irányítók, végrehajtók) szintre osztható, így ebben a dimenzióban is érdemes vizsgálni a bizalom szerepét. Tovább fokozza a bonyolultságot, ha a mátrixszervezet hatásait is figyelembe kívánjuk venni: számít-e, hogy egy projekttag munkahelyi vezetője mennyire bízik a projektmenedzserben?
Nyilvánvaló, hogy egy projektet az együttműködés visz sikerre, ami sokkal könnyebb, hatékonyabb (kisebb erőfeszítést kíván), ha kialakul a bizalom egyensúlyi szintje. Még előnyösebb, ha ez a bizalom a munka folyamán fokozódik, így az összes energiafelhasználás a teljes projekt során még kisebb lehet. A hierarchia miatt a bizalomnak iránya is van: erősebb hatású, ha a szponzor bízik a projektvezetőben, mint fordítva – bár a másik irány sem hanyagolható el sem a közgazdasági modellek, sem a gyakorlat szerint – szögezik le a szakértők.
Bízzunk a bizalmatlanságban!
Bizalomról gondolkodva beszélni kell a bizalmatlanságról is, amely esélyeink elvesztésének kockázatát jelenti, és így szorosan kapcsolódik a bizalom által nyújtott lehetőségek megragadásához. Bizalom az is, hogy bízunk abban, partnerünk kellőképpen bizalmatlan, tehát nem fogadja el kritika nélkül semmilyen megnyilvánulásunkat. A bizalmatlanság úgy is felfogható mint egyfajta stabilitást eredményező redundancia. A projekt életében elkövetett hiba esetén bekövetkező bizalmatlanság megszüntetési lehetőségeinek áttekintése is hasznos lehet.
A bizalom összeomlását követően az azonnali bocsánatkérés és értékelő megbeszélés segítségünkre lehet a bizalmatlanság enyhítésében, illetve a bizalom visszaállításában. Nélkülözhetetlen a bizalmatlan helyzet rendezésében az őszinteség, a sértett fél kárpótlásának biztosítása, a jövőbeli elvárások újratárgyalása, a kapcsolat iránti elkötelezettség megerősítése.
Összeállította: Mártonffy Attila
