Minél nagyobb egy szervezet, annál többen használnak szoftvereket, ráadásul sokfélét, és manapság már nem is egyféleképpen. Érdemes tehát odafigyelni, és időről időre átgondolni a licenceink kezelését – de hogyan?
◼︎ Ne fizess többet a kelleténél!
Néhány évtizede „egyszerű” volt a vállalati szoftverkatalógus kezelése. Ha a szervezetnél 100 ember dolgozott, vettünk szépen százat az operációs rendszerből, kiszámoltuk, hány kollégának kell Office csomag, hányan használják a könyvelési, raktárnyilvántartási és egyéb szoftvereket, aztán ezeket mind megvásároltuk dobozos formában. Később annyit változott a helyzet, hogy már elég volt egy telepítőcsomag és a licencek számával megegyező kódot kaptunk mellé.
De talán tisztázzuk az egyszerűség fogalmát: abból a szempontból valóban könnyű dolgunk volt, hogy a telepítő média fizikai formátum volt, a szoftverekkel kapcsolatban pedig tulajdonjogot vásároltunk, amelyben a darabszámot ennek megfelelően csak felfelé tudtuk módosítani újabb licencek vásárlásával. A számolás nagyját tehát elég volt egyszer elvégezni, és legfeljebb időnként hozzáadni a cég bővülésével a szükséges mennyiséget. De a másik oldalról ez a módszer semmiképp nem nevezhető rugalmasnak, hiszen egy vállalati struktúra minden irányban változhat, részlegek alakulhatnak át, szűnhetnek meg, új szoftververziók, kiegészítők jelennek meg, friss funkciókra lehet szükség.
Sokféle szoftver sokfelől
Szerencsére mostanra már az online eszközök, a felhő alapú megoldások érkezésével teljesen megváltozott a licencelés folyamata, ahogy az is szép lassan átalakult, hogy egy sor szoftvert nem teljes egészében vásárolunk meg, inkább szolgáltatásként béreljük. Ez a rugalmasság terén hatalmas előrelépés, hiszen így elérhetjük, hogy mindenből tényleg azt és annyit használunk, amire és amennyire szükségünk van, valamint lehetőségünk nyílik a teljes állomány csökkentésére, bővítésére, átstrukturálására is. Viszont pontosan ezért a licencek követése jóval összetettebb feladattá vált.
Felhős, on-premise és hibrid környezetek, virtualizáció és konténerizáció, nyílt forráskódú és kereskedelmi szoftverek: egy nagyvállalatnál a legtöbb esetben ezek mind előfordulnak, ezért az informatikai infrastruktúra minden eddiginél bonyolultabbá teszi a szoftvervásárlók helyzetét. A helyzetet persze a gyártók sem könnyítik meg, hiszen ahány cég, annyiféle licencelési gyakorlat, frissítési, követési, auditálási módszer. Érdemes tehát megnézni, milyen jól bevált módszerek léteznek arra, hogy pontosan számon tartsuk a licenceinket és nyomon kövessük a szükséges változásokat – ezzel ugyanis nem csak azt biztosítjuk, hogy megfelelünk a szükséges szabályozásoknak és legálisan használunk minden egyes licencet, de akár komoly spórolást is elérhetünk.
Tényleg mindenre szükségünk van?
| Ki viszi el a balhét?
A szoftverlicencek kapcsán fontos a felelősség meghatározása is: vajon ki „vehető elő” akkor, ha egy audit olyan eltéréseket állapít meg, amelyek jogi következményekkel járnak (leginkább alullicencelés esetén), illetve felesleges költségeket tár fel (értelemszerűen a túllicencelés következtében)? Az IT-munkatársaktól nehezen várható el a technikai kérdések nyilvántartása mellett a licencekkel kapcsolatos jogi, üzleti, nemzetközi megfelelőségi kérdések követése is, és minél többfelé ágazik el ez a problémakör, annyi ponton adódhat hibalehetőség. Egy biztos: az egyre összetettebb licencelési környezetben nem tehetjük meg, hogy valaki ne foglalkozzon folyamatosan a kérdéssel. |
A szoftverlicenc-audit az a folyamat, amelyben egy szervezet felméri, milyen szoftvereket használ informatikai eszközein, valamint azt, hogy pontosan milyen eszközök használatára jogosult. Az audit végén egy formális jelentést kapunk: a megfelelőségi riport jó esetben teljes megfelelőséget mutat, de előfordulhat túl- vagy alullicencelés is. Érthetően a túllicencelés esetén érdemes csökkenteni az éppen „életben tartott” licencek számát, hiszen feleslegesen költünk pénzt – ez máris fontos megtakarítási lehetőség. Az alullicencelés pedig pénzügyi (és akár reputációt érintő) kockázatokat rejthet, amelyet gyorsan orvosolhatunk a hiányzó licencek beszerzésével.
Auditot folytathat a vállalat belső körben, ami akár szintén jelenthet némi megtakarítást, de a különféle gyártók egymástól eltérő licencpolitikáinak egyeztetése, ezek gyakori változása miatt sok a buktatója. Kissé költségesebb, de biztosabb út a gyártói audit, amikor egy adott szoftvergyártó, illetve hivatalosan megbízott partnere végzi el a licencvizsgálatot.
Ha pedig tényleg sokfelől, sokféle szoftver káoszát kell átlátni, ajánlott egy független licenctanácsadó bevonása, amelyben a szervezet előre kiszámítható díjazás fejében szakértői tanácsokat, minden szoftverre kiterjedő riportot kaphat, melynek folyományaként megkezdődhet a licencoptimalizálás.
Auditokat érdemes előre meghatározott időszakonként lefolytatni, hiszen főleg egy nagyobb szervezet esetében könnyen előfordulhat, hogy akár néhány munkahely átalakulása, egységek apróbb átalakítása a licenceket figyelő „radar” alatt marad. Ha pedig valamilyen nagyobb változás következik be a vállalaton belül, ami lehet például részlegek átszervezése, új funkciók beemelése, más gyártótól származó szoftverekre váltás, időközi auditokra is szükség lehet.
Kezeljük központosítva!
Első lépésként jó megoldás, ha a különféle gyártóktól származó szoftvereket az adott gyártó saját katalógus-segédeivel tartjuk nyilván. Ilyet a legtöbb nagy piaci szereplő kínál, segítségükkel követhetjük a tőlük származó szoftverek és szolgáltatások licenceit, jelzést kaphatunk az esetlegesen lejáró előfizetésekről. Ha azonban hibrid környezettel zsonglőrködünk, a sokféle nyilvántartás között is könnyen elveszhetünk, nem beszélve az olyan rizikófaktorokról, mint a nyílt forráskódú szoftverek használata, ahol időről időre felmerülhet, hogy az adott megoldás alapvetően szabad, de bizonyos felhasználási területre már licencköteles.
Ma már egyre több olyan szolgáltató is elérhető a piacon, amely épp a fenti, könnyen kaotikussá váló helyzet kezelésére fókuszál. Az ilyen cégeknél lehetőség nyílik arra, hogy többféle forrásból származó szoftverszolgáltatást is egy felületen rendeljünk meg, majd pedig a licenceket is ugyancsak közös felületen kezeljük, megteremtve ezzel a minden eddiginél rugalmasabb környezetet.
Egy ilyen szolgáltatónál a licencek száma akár percről percre is a szervezet valós igényeihez igazítható: mivel ezek közvetlen kapcsolatban állnak a gyártók adminisztrációs felületeivel, ezért nekünk nincs más dolgunk, mint saját vezérlőpultunkon akár néhány kattintással növelni vagy csökkenteni a licencek számát, kezelni a jogosult felhasználókat, beállítani az automatikus megújítást, valamint akár költséghelyeket is kialakítani, ha a szervezeten belül nagyobb egységek, leányvállalatok licenceit elkülönítve szeretnénk kezelni.
