Mostanra mindannyian megtanultunk együtt élni az online megbeszélésekkel, tárgyalásokkal. Ez persze még nem jelenti azt, hogy jól is élünk a lehetőségeket. Pedig néhány trükkel nagymértékben javítható a virtuális értekezletek hatékonysága, miközben magunkról is kedvezőbb képet alakítunk ki.
„Mindenkinek sikerült bejelentkezni?” „Kikapcsolom a kamerát, mert lassú a net!” „Várjál, most nem hallunk!” „Meddig hallottatok?” Ezek és az ezekhez hasonló mondatok az elmúlt egy évben elválaszthatatlan részei lettek a megbeszéléseknek. Mindenki alkalmazkodott, ahogy tudott, de a többség nem igazán szerette meg az együttműködésnek ezt a formáját. Ismeretlen emberek között, komoly üzleti tárgyalás során különösen nehéz a helyzet.
Hova tűnt a spontaneitás?
A virtuális tárgyalás több kihívást is támaszt a résztvevőkkel szemben – mondja Georgiu Achilles innovációmenedzsment-szakértő. Először is, könnyebben szóródik a figyelem. Egy személyes megbeszélésen mindenki lehalkítja a telefonját és a beszélőre figyel. Online keretek között csak az látszik, hogy a képernyőt bámuljuk, de az már nem, hogy a leveleinket olvassuk, vagy éppen körbenézünk az interneten, esetleg magánügyben chatelünk. Úgy látszik, mintha részt vennénk a beszélgetésben, de valójában nem vagyunk ott.
A második kihívás a kommunikációs nehézségekből adódik. A virtuális megbeszélés többnyire egyirányú kommunikációból áll: valaki beszél, a többiek meg hallgatják, a technológia miatt nem igazán tud kialakulni természetes vita, kötetlen párbeszéd. Elvesznek a spontán beszólások, a két ember közötti halk összesúgások, háttérbeszélgetések, vagy akár csak az elhangzottakra adott spontán reakciók, amelyek minden értekezletre jellemzők. Mindettől sokkal kötöttebb, formálisabb lesz az interakció.
|
Virtuális tér, valódi stílus Az online értekezletek kitermelték a „digitális kentaurokat”, akik deréktól felfelé üzletemberek, -asszonyok, deréktól lefelé viszont rövidnadrág, melegítő vagy pizsama a jellegzetes viseletük. Pedig néhány szabály betartásával elérhetjük, hogy a mondanivalónkra figyeljenek, és ne arra, ahogy kinézünk – tanácsolja Kovács Orsolya. – Bánjunk jól a színekkel! A kamera szereti a világos színeket. Lehetőleg kerüljük a fekete-fehér összeállítást, helyette megteszi (például) a sötétkék-világoskék, a mélybordó-púderrózsaszín. – Kerüljük a nagyon zárt ruhát! Ha a hölgyek egy kicsit nyitottabb felsővel egy kicsit többet mutatnak a nyakukból, sokat tudnak karcsúsítani az alakjukon. – Használjunk kiegészítőket! A jól megválasztott kiegészítők az egyszerű farmer-póló összeállításból is kellően elegáns szettet tud varázsolni. |
Szintén a technológia nehezíti meg, hogy jól lássák egymást a résztvevők. Az arckifejezés általában látható, de a szemek vagy a testbeszéd már sokkal kevésbé. Különösen a szemkontaktus hiánya tud zavaró lenni, és azon nem is könnyű segíteni. Ha valaki a kamerába néz, hogy a másik lássa a szemét, nem tudja figyelni a képernyőt; de ha a képernyőn, és az ott megjelenő többieken tartja a szemét, akkor a kamera nem tudja őt venni. Mindebből pedig az következik, hogy sokkal nehezebben alakul ki a nyitottság, a bizalomnak az a légköre, amely nélkülözhetetlen egy sikeres tárgyaláshoz.
Így segít a technika
Nehezebb, de nem lehetetlen erősíteni ezt a bizalmat – mondja Georgiu Achilles. Ennek vannak technikai komponensei, sokat segíthet a megbeszélés megfelelő előkészítése, de még a stílusnak, az öltözködésnek is komoly szerep juthat (Lásd a „Virtuális tér, valódi stílus” keretet!)
Ami a technikát illeti, sokat számít egy jól kialakított munkaállomás. A többség nyilvánvalóan a céges laptoppal ül le az első szóba jöhető helyre, de érdemes berendezni egy dolgozósarkot. Része lehet ennek egy nagyobb monitor, amelyen jobban láthatjuk a virtuális beszélgetés résztvevőit, miközben a laptop kisebb képernyőjén a kontrollfunkciókat vezéreljük. Rendkívül fontos a fény, pontosabban annak erőssége és iránya is. Az ideális a szemből érkező, természetes, szűrt fény; ha az íróasztal elhelyezkedése ezt nem teszi lehetővé, akkor egy olcsó, LED-es körlámpa is sokat segíthet.
|
Videókonferencia-számok A távmunkások 76 százaléka alkalmaz videóhívást. A Logitech felmérése szerint a munkavállalók 70 százaléka hetente legalább egyszer távolról dolgozik. A videókonferenciát alkalmazó cégek 41 százaléka szerint gyakorlatuk növeli az elköteleződést. Forrás: digitalintheround.com |
A rossz irányból érkező fény nemcsak a láthatóságot (és így a bizalmat) rontja, hanem a megjelenésünket is – említett egy másik szempontot az ITBusiness&Technology konferencián Kovács Orsolya, a Yurkov Stílustanácsadó Szalon alapítója, nemzetközi stílusszakértő. A hátulról érkező fény „csak” sötétbe borítja az arcot, a felülről jövő karikákat varázsol bárki szeme alá, míg az alsó megvilágítás (például az ölünkben lévő gép monitorából jövő fény) már kimondottan démoni hatást tud kelteni.
A kamera pozíciója is lényeges az összkép szempontjából. Akkor ideális, ha szemmagasságban, nagyjából egy karnyújtásnyi távolságban van. Ha fentről vesz valakit a kamera, az „cukivá” teszi az arcot, ami aligha kívánatos egy üzleti tárgyalás során. A túlzottan lent lévő kamera pedig annak is tokát varázsol, akinek nincs. A távolság vagy a látószög akkor ideális, ha nemcsak az arc, hanem a felsőtest is látszik képen, mert az is azt jelzi, hogy nincs mit titkolnunk, ezzel is növelve a bizalmat.
Leosztott szerepek
A tárgyalások lebonyolításában is érdemes bevetni néhány praktikát. Ha a mi oldalunkról többen vesznek részt a beszélgetésben, fel kell osztani a szerepeket, tanácsolja Georgiu Achilles. Miközben az egyikük beszél, addig a másik figyeli és jegyzeteli a túloldali résztvevők reakcióit, testbeszédét (és nem a levelezésével van elfoglalva). Szerencsés az is, hogy ha a csapattagok valamilyen külső (a videókonferencia platformjától független) csatornán is tartják egymással a kapcsolatot. Lehet ez bármi, amelyen röviden és gyorsan tudják egymással közölni az észrevételeiket, tanácsaikat, kérdéseiket.
Georgiu Achillesnek van még egy fontos tanácsa: lehetőség szerint rejtsük el saját képünket a képernyőn (persze nem a kamera kikapcsolásával). A tapasztalat ugyanis az, hogy az emberek többsége hajlamos a beszélő helyett saját magát figyelni. Inkább rendezzük el úgy a képernyőt, hogy mindig az aktuális beszélő látszódjon nagyban, az arca pedig lehetőleg legyen a kamera alatt, így amikor őt nézzük, a kamerába is figyelünk.
Schopp Attila
