A járványhelyzet beütése utáni pillanatnyi lefagyást követően határozott és gyors lendülettel ugrottak fejest a cégek a digitalizáció áramlásába, az első, kimerítő hosszt letudva pedig napról napra, hónapról hónapra javult a vízfekvésük. Online onboarding, IT-vel támogatott HR-megoldások, trendingelő meetingfejlesztések, kollaboráció – áttekintettük, hogy merre halad az online élet és a HR metszete.
A kreativitás a és a közösséghez tartozás igénye, no meg a folyamatosan fejlődő IT-megoldások lehetővé tették, hogy a képernyők elé szorított munkaadók, leendő munkavállalók és HR szakemberek a lehető legtöbbet hozzanak ki a helyzetből, és kicsit visszacsempésszék a szürke hétköznapokba a belépés izgalmát, az első „befogadó” kávézások hangulatát és a csapathoz tartozás érzését.
Unalom helyett interaktivitás
Összességében elmondható, hogy a járványhelyzet kihívások elé állította az új belépőket és az onboardinggal foglalkozó munkatársakat, informatikai oldalról viszont számtalan megoldás igyekszik támogatni a zökkenőmentesebb és élvezhetőbb beléptetést.
Leveli András, az LSK Hungária üzlet- és termékfejlesztési igazgatója szerint egye inkább azok a megoldások kerülnek előtérbe, amelyek nem magát a videokommunikációt támogatják, hanem az interaktivitást. „Egy újonnan belépő mostanában webináriumok és tréningek formájában kapja meg a munkavégzéshez szükséges információt, illetve a brandet és a cég szervezeti kultúráját is ezek által ismerheti meg. Azonban egyre fontosabbá válik vállalati oldalról, hogy az online onboarding milyen élménnyel zárul, így a hagyományos tartalommegosztáson túl a figyelmet fenntartó megoldások felé mozdul a piac.”
Bár az újonnan belépők motivációs szintje magasabb, a fókusz az online térben rövid idő alatt el tud veszni, így az olyan megoldások, mint a „reflektorablak” vagy „kukucska” alkalmazás, amely segíti a fókuszálást mert a lényegre tudja vezetni a tekintetet, egyre népszerűbb. Ugyanígy azok a megoldások is hasznosak, amelyeket oda-vissza közösen lehet igénybe venni, például a meeting során az interaktív képernyő egyik oldalán „felrajzolt” ábrát, a másik oldalon ülő adott esetben a saját „tollával” módosítani tudja. A tréningek során ezen a mezsgyén haladva a bekarikázás, a tartalom aláhúzása is ezt az interaktív hatást éri el.
„Ezáltal több hasznos idő marad, és jobban lehet a hatékonyságot növelni, hiszen nem azzal telik el két-három perc, hogy a résztvevő megtalálja, hova kell épp nézni az adatokkal telített prezentáción vagy táblán. Például már készülőben van egy olyan szoftverfejlesztés is, amely a lézermutató piros pöttyét viszi át a videómegbeszélések világába”, mondta el Leveli András.
Az onboarding nem az első napon kezdődik
Az IT-vel támogatott beléptetési folyamat színesebbé tételére nagyvállalati szinten is számtalan megoldás létezik. A Telenor Magyarországnál, ahol az eredetileg székházban dolgozók többsége a járványhelyzet miatt home office-ban van, a digitális beléptetés már a preboardingnál (a munkába állást megelőzően) elkezdődik, majd „az új kollégákat videós tartalmakkal köszöntjük, amelyekben a vezérigazgatónk és vezetők üdvözlik őket, bemutatva a vállalatot, az értékeinket, továbbá már online formában érhető el az új belépőinknek szóló »Telenor Onboarding nap«. Ebbe beépítettünk interaktív, ismerkedős programot is. A belépés után sok megoldás segítheti a beilleszkedést. Például kifejezetten az új belépőknek szóló játékosított, online booklet vagy weboldal a fontos kontaktokkal, vezetők bemutatkozásával, egyéb hasznos tartalmakkal”, mondta Müller Diána, a Telenor Magyarország szervezetfejlesztési vezetője.
Kifejtette, hogy egy online onboarding nap lehetőséget ad a társosztályok, a HR-terület bemutatkozására, és hogy az új belépők feltehessék a kérdéseiket. „Fontos, hogy akár ennek keretében, vagy egy virtuális kávézás alkalmával networkinglehetőséget adjunk az új kollégáknak, hogy megismerkedhessenek egymással. Hasznosnak bizonyulnak az online csapatépítők és a tudásátadást szolgáló virtuális oktatások. Az egyik legfontosabb szempont, hogy ne csak a kolléga szakmai betanulásával foglalkozzunk, hanem egy »buddy-t« is rendeljünk mellé, aki a csapatba való integrációt segíti”, tette hozzá Müller Diána.
A Vodafone Magyarországnál folyamatos monitorozással, kérdőívekkel igyekeznek lekövetni a munkatársak hogylétét, hangulatát, annak érdekében, hogy láthatóvá váljon, hol tudnak támogatást nyújtani a munka-magénélet egyensúly megtartásában. „Tavaly, az első hullámban kidolgoztunk egy »Well at Home« programot, amelynek az volt a célja, hogy a home office munkahelyi vagy személyes kihívásainak leküzdésében segítsük kollégáinkat, legyen szó akár munkaszervezéséről, a csapatok együttműködéséről vagy bármilyen más kihívásról. A program keretében közös online kávézásokat tartunk, táplálkozási tanácsokkal, online követhető edzésekkel, virtuális játékokkal és kvízekkel vagyunk jelen a mindennapokban. A program keretein belül lehetőséget biztosítunk arra is, hogy munkatársaink kapcsolatba léphessenek pszichológusokkal és coachokkal”, mondta el Tóth Zsuzsanna, a Vodafone Magyarország HR Vezérigazgató-helyettese.
De ugyan úgy helyet kapnak a well-being fenntartását segítő megoldások közt a mindennapi mozgásra buzdító kihívások, ahogy a világjárvány kihívásaira válaszul a vállalatnál megjelentek a meetingmentes idősávok, a speciális javadalmazási irányelvek is.
„Lehet, hogy nem ilyen gyorsan, de biztosan megérkeztünk volna az onboarding digitalizációjához, a szervezet pedig sokkal inkluzívabb tud lenni azáltal, hogy lokációtól függetlenül mindenki ugyanazon az onboarding folyamaton tud végighaladni”, mondta Tóth Zsuzsanna.
A toborzásnak, a kiválasztásnak és az onboardingnak sem tudott gátat szabni a globálissá váló home office, az IT és HR együttműködése pedig bizonyította, hogy az ember és a technológia összefonódásával a megugorhatatlannak tűnő akadály is könnyebben leküzdhetővé válik.
Kiss Franciska
