Hogyan szabd át vállalkozásod a digitális stratégia mentén?

A digitális stratégia számtalan előnnyel rendelkezik a cég mindennapi életét tekintve, legyen szó a folyamatok monitorozhatóságából fakadóan felgyorsult reakcióidőről és döntéshozatalról a stratégia transzparenciájának köszönhetően javuló pénzügyi tervezhetőségről és precizitásról, ahogy a hatékonyságnövelés, az időmenedzsment és a kapacitás és költségmenedzsment is ide sorolható. De mégis hogyan álljunk neki a folyamatnak? Az OD&IT három fő fókuszpont mentén haladva foglalta össze a gyakorlati megközelí­tést.

A digitális stratégia nélkülözhetetlenné vált a 21. századi üzleti környezetben, hiszen ez mutatja a vállalkozás számára az irányt a transzformációban, a folyamatok optimalizálásában, a költségek csökkentésében, a hatékonyság növelésében, a sort pedig hosszasan lehetne folytatni.

Summa summarum, digitális stratégiára kisvállalkozástól nagyvállalatig minden cégnek szüksége van, az embert próbáló feladatnak tűnő stratégiaalkotás pedig egyszerűbben menedzselhető folyamat, mint amilyennek első blikkre tűnik, főként, ha a folyamat értő kezekbe kerül.

Felmérni, megismerni, elemezni

A digitális stratégiaalkotás első és legfontosabb lépése a kiinduló állapot felmérése. Elenengedhetetlen, hogy legalább minimálisan is, de ismerjük meg a cég működési területét és célközönségét, a működési folyamatokat és az egyes folyamatok során keletkező eredménytermékeket. A HR felépí­tését és a rendelkezésre álló kompetenciákat, attitűdöket, ahogy a szervezet informatikai és kommunikációs infrastruktúráját is, beleértve az informatikai kiszolgáló rendszereket, a külvilág felé történő kommunikációs platformokat: a weblapot, a webshopokat, a közösségi csatornákat, a hirdetési platformokat stb., és az ezek során használt megoldásokat, sorolta fel Horváth Balázs, az OD&IT társalapí­tója. Ami pedig külön figyelmet igényel, az a pénzügyi elemzés.

Lépésről lépésre haladva, ami a cég működési területeit és célközönségét illeti, érdemes azt a kérdést feltenni a döntéshozóknak, hogy van-e olyan kapcsolódó szakterület, amivel bőví­thető a szervezet tevékenysége. í‰rdemes megvizsgálni azt is, hogy a megváltozott üzleti környezet teremt-e lehetőséget arra, hogy további tevékenységek is értékesí­thetők legyenek (pl.: adatfeldolgozási tevékenységek, adatfeldolgozásból adódó trendelemzések, jól működő marketing tevékenységek, IT szolgáltatási tevékenységek stb.)

A vállalkozás folyamatainak megismerése során fontos felmérni a régi, berögzült í­gy szoktuk csinálni dolgok hatékonyságát, a döntési pontokat és a döntési időszükségleteket, valamint ezek lehetséges átalakí­tását is érdemes definiálni.

Az eredménytermékek előállí­tási folyamatának és eredménytermékek hasznosságának felülvizsgálata is hangsúlyos eleme a feltárásnak, hiszen ezáltal lehet rámutatni azokra, a folyamat hatékonyságát megakasztó pontokra, ami az egyes eredménytermékek előállí­tási idejét kitolja. Ha ezeket megvannak, sokkal könnyebb dolgunk van, hiszen céltudatosan lehet eliminálni ezeket, mondta Horváth Balázs.

HR tekintetében a meglévő és fejlesztendő digitális kompetenciákat kell górcső alá venni, illetve a kollégák és a szervezet attitűdjét, tette hozzá Szekér Zoltán, az OD&IT CEO-ja.

Változás a számok tükrében

Ahhoz, hogy egy vállalat versenyképes maradhasson fontos a hiányosságok feltárása és ennek következtében a gyors reagálás, új kihí­vások kitűzése, amelyekkel fenntartható a folyamatos fejlődés, ehhez azonban átfogó, a szervezet aktuális állapotát tükröző pénzügyi kimutatásra és rendszer adatbázisra van szükség.

A sikeres stratégia kialakí­tásához és az előre látható változásokhoz érdemes pénzügyi tervet készí­teni. A pénzügyi terv választ ad több kérdésre, mint például gazdaságosan működik-e a vállalkozás, mikor és mekkora mértékű kiadásra lehet számí­tani vagy stabil-e a likviditási helyzet. Azonban ennek az időről időre történő követését megkönnyí­ti a cég egyediségeit is figyelembe vevő rendszer bevezetése.

A vállalkozások fejlődéséhez és sikeres vezetéséhez alapvetően szükséges, hogy a meglévő forgalomhoz, eredményekhez és a jövőbeli lehetőségekhez rendelkezésre álljon egy rendszer adatbázis. Tekintettel arra, hogy egy olyan komplex rendszer kialakí­tása, ami tartalmazza a partner adatbázist és az ehhez kapcsolódó pénzügyi információkat, több időt vesz igénybe, és tapasztalt munkaerőt követel, í­gy érdemes ezt szakértő kezekre bí­zni. Elvégre nem elegendő csak a rendszer megvásárlása és üzembe helyezése, hiszen minden cégnek saját termékei vagy szolgáltatásai vannak, í­gy fontos a testre szabás és az egyediségek kialakí­tása a rendszeren belül, mondta Agócs-Nagy Zsuzsanna, az OD&IT kontrolling üzletágvezetője

Az egyénre szabott rendszerben a cégvezető átlátja az összefüggéseket, az előre beállí­tott lekérdezésekkel hatékonyabban működtetheti azt. Nem utolsó sorban egy jól megtervezett rendszerrel és abból kinyert pénzügyi kimutatásokkal jobban megismerhetjük cégünk működését, í­gy könnyebben és gyorsabban kiderí­thetőek azok a hibák, amelyek a vállalkozás fejlődését hátráltatják, tette hozzá Agócs-Nagy Zsuzsanna.

Az, hogy honnan indulunk, hova és milyen szakaszokban tudunk eljutni nagyban meghatározza a vállalkozás jelenlegi folyamatainak, informatikai infrastruktúrájának és a HR összetételének digitális érettségi szintje.

A startvonal előtt: a lehetséges fejlődési irányok meghatározása

Az EY 52 országból 2400 döntéshozó megkérdezésével készült globális kutatásából kiderült, hogy Magyarországon hozzávetőlegesen 523 ezer társas vállalkozás és nagyjából 572 ezer egyéni vállalkozó működik. Az elmúlt három hónap cégalapí­tási átlaga 30 százalékkal haladja meg a már önmagában is magas értékeket produkáló 2019-es és 2020-as értéket is.

A fejlesztés, kompetenciák, teljesí­tmény mentoring során célunk, hogy a vezetők elsajátí­tsanak egyfajta üzleti szemléletet, ami segí­t abban, hogy a működés hosszú távon fenntartható és problémamentes legyen. Olyan megoldást kí­nálunk, ami támogatja a szervezetek vezetőit, tulajdonosait, abban, hogy a vállalkozásból egy jól működő, önállóan profitot termelő rendszert épí­tsen, mondta Szekér Zoltán.

Nagyon fontos, hogy a fejlődési irányok tekintetében konkrét és mérhető célokat fogalmazzunk meg. Gyakori hiba, hogy a cél túl általános, vagy nem egzakt mérőszámok (KPI-ok) kerültek kialakí­tásra í­gy azok visszamérése nem lehetséges. De ne felejtsük el figyelembe venni, hogy a stratégia reális a saját cégünkre szabott legyen, mert a realitás hiánya sikertelenség legfőbb okozója lehet, tette hozzá Horváth Balázs.

A kiinduló állapot és az aktuális digitális trendek figyelembevételével a lehetséges fejlődési irányokat és a fejlesztések megvalósí­tásának elvárt idejét szükséges meghatározni.

Mégis mely területeken érdemes meghatározni a lehetséges fejlődési irányokat? A korábban felsorolt területeken lépésről-lépésre haladva, azaz az új működési területek, meglévő területek működési módjának megváltoztatása, a működési folyamatok optimalizálása, automatizálása történik.

Ezalatt értendő például az információ migrálása az Excel táblából a CRM-be, a folyamat elakadások feltárása, a folyamatok lefutási idejének gyorsí­tása, döntési pontok helyének megváltoztatása. De ide sorolható az adatelemzés, például riportok, prognózisok, események várható hatásainak elemzése, ahogy a trendelemzés, a külvilág információinak, a belső változások információnak és a fennálló lehetőségek elemzése is, mondta Szekér Zoltán.

Szintén érdemes meghatározni a döntési folyamatok irányvonalát is, és amennyiben lehetséges mesterséges intelligencia (MI) segí­tségét használni döntésekbe. Tudjuk néha még idegen sok ember számára, de nagy fokú automatizmust tesz lehetővé, és a bonyolultabb összefüggések feltárást nagyban segí­ti, tette hozzá Horváth Balázs

Nagyban hozzájárul a hatékonyság növeléséhez a munkavégzési módok (távmunka, hibrid munkavégzés, állandó munkatársak, bedolgozó vagy ideiglenesen rendelkezésre álló munkatársak) és kapcsolattartási formák, illetve csatornák tudatos fejlesztése, az interim menedzsment, mondta Szekér Zoltán, aki a mentoring, coaching és változáskezelés fontosságára is felhí­vta a figyelmet.

A pandémia időszaka alatt kezdték el nemzetközi szinten kutatni, de több hozzánk forduló vállalat alá is támasztotta, hogy a jövő technológiáit és a cég eddigi működéséből fakadó kultúráját egy mentálisan labilis munkavállaló kiszámí­thatatlan módon tudja szétzúzni. Ezért megvizsgáltuk, hogy a képzés és fejlesztés programjainkat hogyan tudjuk úgy átalakí­tani, hogy a munkatársak elszigeteltsége miatt a cégek levetkőzhessék a kérdéssel kapcsolatos gátlásaikat. Tudatosan és rendszeresen biztosí­tottunk ezért számukra olyan problémaleltár feltárást vagy vezetői támogatást, ahol a megszokott, vagy pont a megszokhatatlanul elszigetelt környezetből lehetőségük van kiszakadni. Ez a törekvésünk vált a Sailinghangar brand alatt a Business & Sailing programunkká. A Fejlesztés, kompetenciák, vezetői teljesí­tmény feltárása során célunk, hogy coaching és mentoring segí­tségével úgy vegyünk fel problémaleltár térképet, hogy a vezetők elsajátí­tsanak egyfajta üzleti szemléletet, ami segí­t abban, hogy a működés hosszú távon fenntartható és problémamentes legyen, mondta Szekér Zoltán.

A lehetséges fejlődési irányok közül pedig kiemelkedik a biztonság tudatosság fokozása, ami a felgyorsult és hirtelen digitalizálódott világban a cég túlélésének egyik záloga.

Végül, de nem utolsó sorban a szervezet informatikai és kommunikációs infrastruktúrájának fejlesztése is hangsúlyos, a brand és marketing kompetencia fejlesztés fókuszba emelése hosszú távon jó hátszelet biztosí­t a cégnek az előrehaladáshoz.

Az OD&IT átfogó a digitális stratégiaalkotás kezdetétől, az új rendszerek pénzügyi, fenttarthatósági és változáskezelési szempontok alapján is átgondolt a digitális érettség utolsó lépcsőfokáig kí­séri el a partnereit, vagy igény szerint az elvárt szakmai tudással támogatva digitális törekvéseiket.

(X)