Egy vállalat(csoport) életében lassan mindennapossá válnak az átszervezések, legyenek azok kisebb vagy nagyobb volumenű átalakulások. Amennyiben ezek a vállalat jogalanyiságára is kihatnak – értve ez alatt a szétválást, kiválást, összeolvadást és beolvadást – úgy a vállalat(ok) vagyonán belül külön foglalkoznunk kell a licencvagyonnal is. Tulajdonosváltás esetén is hasonlóan körültekintően kell eljárnunk, amennyiben akár a korábbi, akár az új tulajdonosi kör esetén vállalatcsoportról van szó.
Cikksorozatunk előző részeiben megvizsgáltuk, hogy milyen átalakulásokról lehet szó, illetve foglalkoztunk a licenc jogosultjának meghatározásával, valamint körbejártuk folyamat operatív részét, a licencek és a hozzájuk kapcsolódó dokumentáció kezelésének témakörét. Zárásként foglalkozunk az előfizetések, illetve a követési szerződések kezelésével, továbbá megvizsgáljuk a cégátalakulásban rejlő kockázatokat és a kockázatcsökkentés lehetséges módjait.
Szoftverkövetés és előfizetések: mire kell figyelnünk?
Örökös licencek esetén gyakori döntés évente szoftverkövetést vásárolni, mivel az használati jogot biztosít(hat) az újonnan megjelenő verziókra, illetve egyéb plusz jogokat is adhat a felhasználóknak (virtualizáció, licencmozgatás eszközök között stb.) támogatás biztosítása mellett. A követésekkel kapcsolatos dokumentációt az örökös licencek dokumentumaival együtt kell kezelnünk, ugyanis csak így tudjuk igazolni a gyártó felé, hogy folyamatosan rendelkeztünk – és adott esetben most is rendelkezünk – követéssel.
Az előfizetések kezelése ennél trükkösebb lehet, ugyanis az adott időszakra szóló előfizetés érvényessége nem függ attól, hogy igazolni tudjuk-e, hogy korábban is rendelkeztünk az adott előfizetéssel. Ugyanakkor amennyiben a gyártó árkedvezményt biztosít előfizetés meghosszabbítása címén, úgy szükség lehet a korábbi időszak(ok) igazolásaira is. Érdemes a meghosszabbított előfizetések igazolására szolgáló dokumentumokat is megőrizni.
Miért jelent auditkockázatot egy átalakulás?
A cégátalakulások mindig magas auditkockázattal járnak az átalakulásból következő bizonytalanság miatt. A licencek nem megfelelő vagy hiányos átadása – jelentsen ez akár darabszámbeli eltérést vagy hiányos licencdokumentációt – licenchiányt keletkeztet. Mindemellett valószínűleg folyamatban van egy infrastrukturális átalakulás is, amely szintén befolyásolhatja a szükséges licencek mennyiségét.
Továbbá vannak olyan gyártók, többek között a méltán hírhedt Micro Focus, amelyek kifejezetten kiemelik a cégátalakulásokat, mint nem-megfelelőséget keletkeztető eseményeket és tapasztalatunk alapján fel is keresik ügyfeleiket az átalakulást követően.
A tudatos felkészülés a cégátalakulásra és a megfelelő, körültekintő eljárás jelentősen csökkenti az auditkockázatokat. Ha tisztában vagyunk a licencvagyonunkkal, illetve a várható infrastrukturális átalakításokkal, akkor a kockázatkezelést már az átalakulás tervezésekor megkezdhetjük, ezáltal minimalizálva a licenchiányt, és a később szükséges licencbeszerzést.
Grace period: jó lehetőség, tudjunk élni vele!
Néhány gyártó esetében láttunk példát arra, hogy tárgyalást követően – a cégátalakulás körüli bonyolult folyamatokra tekintettel – az ügyféllel egyetértésben a gyártó türelmi időszakot, úgynevezett „grace period”-ot biztosított a licencek rendezésére. A türelmi időszak biztosítására a gyártók nem kötelesek. Megegyezéstől – illetve a gyártó diszkréciójától függően – ez egy maximum néhány hónapos periódus, ameddig a gyártó eltekint a nem megfelelőségtől.
Ha rendelkezésünkre áll ilyen türelmi időszak, akkor ennyi időnk van arra, hogy rendezzük az esetleges hiányokat a gyártó felé. Ezzel a lehetőséggel csak akkor tudunk igazán élni, ha tisztában vagyunk a meglévő jogosultságainkkal és az infrastrukturális átalakulásokkal – azaz pontosan megterveztük, hogy az átalakulást követően hogyan kívánunk működni és milyen licencekre van szükségünk, így a viszonylag rövid türelmi időszak is elegendő lehet számunkra a hiányok rendezésére.
Összefoglaló
Háromrészes cikksorozatunkban áttekintettük a cégátalakulások licencelési szempontból legfontosabb jellemzőit, foglalkoztunk a licencek és a licencdokumentációk kezelésével, valamint az átalakulásból eredő kockázatok csökkentésével.
A legfontosabb, hogy tisztában legyünk a licencvagyonunkkal, a licencek által biztosított jogokkal és mindezt bizonyítani is tudjuk. Ez esetben nem érhet bennünket nagy meglepetés és az átalakulás folyamata is sokkal egyszerűbb, jobb, és nem utolsó sorban olcsóbb lesz számunkra. Ebben segítséget nyújthatnak a licencelési szakértők, akik segítenek a licencek feltérképezésében, az infrastruktúra optimalizálásában és stratégiai támogatást tudnak nyújtani a gyártókkal történő egyeztetések során, hogy jogilag megfelelő és költséghatékony módon zárhassuk le az átalakulás folyamatát.
(X)
