Az alkalmazási portfólió racionalizálásával, részleges kiszervezésével lehet tovább csökkenteni az informatikai költségeket és növelni a rugalmasságot.
Ellentétes elvárások szorításában vergődnek manapság az informatikai szervezetek és vezetőik. Az üzleti környezet rendkívül hektikusan változik, és erre a szervezeteknek is hasonló sebességgel kell tudni reagálni. A vállalati informatikai részlegek életében ez úgy jelentkezik, hogy kiszámíthatatlanul változó üzleti igényeket kell gyorsan és rugalmasan kielégíteni, mondja Nagy Zsolt, a Stratis tanácsadó vállalat partnere.
Mindeközben viszont egyre kevesebb forrás áll a rendelkezésére. Az informatikai részlegeknek is ki kellett venniük a részüket az általános költségcsökkentésből. Ma már az sem ritka, hogy voltaképpen nincs külön informatikai beruházási keret, teszi hozzá Mezei Ferenc, a Stratis alkalmazásszolgáltatások üzletágának vezetője. „A vállalatok már csak üzleti projekteket, beruházásokat hajlandók finanszírozni, és igazából az informatikán múlik, hogy ezekből a forrásokból mennyit tud kikanyarítani magának” – mesél saját tapasztalatairól a szakember.
A csapdából a kiutat sok esetben az alkalmazási környezet rendbetétele és ésszerűsítése jelentheti.
Honnan hová
Első lépésként minden esetben a meglévő alkalmazásokat, a teljes portfóliót kell feltérképezni. „Számtalan nagyvállalatnak nincs pontos képe arról, hogy összesen hány alkalmazást használ, ami nem csoda, hiszen százas, vagy akár ezres nagyságrendről is beszélünk” – mondja Mezei Ferenc.
A feltérképezés során minden bizonnyal számos meglepetés éri majd a vállalatot. Rég elfeledett, esetleg csak néhány ember által használt szoftverek kerülnek elő, amelyek minden további nélkül kiválthatók lennének más meglévő megoldásokkal. A következő lépés éppen ezért egy hosszabb távú stratégia megalkotása, amelyből kiderül, hogy a vállalat milyen irányokban akarja fejleszteni alkalmazásportfólióját. Ennek során kell dönteni arról, hogy mely szoftverekre nem lesz szükség, mely saját fejlesztésű, esetleg elavult programokat cserélnek le dobozos termékekre, és melyeket lehet elég csak egy kicsit frissíteni, átírni – vagy éppen melyeket lehet szolgáltatásként, akár a felhőből is igénybe venni.
A stratégia után jöhet a megvalósítás fázisa. „Mi mindig azt tanácsoljuk ügyfeleinknek, hogy kisebb lépésekben haladjanak a cél felé. Olyan architektúrákat kell kiépíteni, amely három-hat hónap alatt nemcsak megvalósíthatók, hanem egyből konkrét üzleti értéket is teremtenek” – körvonalazza a követendő taktikát Mezei Ferenc. Ha az elért megtakarítások egy részét az informatika arra használja fel, hogy a további lépéseket finanszírozza, akkor a teljes folyamat önfenntartóvá válik, ami a forráshiányos időkben az egyetlen módja az előrelépésnek.
Ahol a versenyelőny van
Nincs biztos recept arra, hogy milyen sorrendben kell haladni az alkalmazások racionalizálásával. Ez ráadásul nem is annyira a meglévő szoftverektől, hanem az üzleti igényektől függ, oszlat el egy félreértést Nagy Zsolt. Nem a legkisebb vagy a legnagyobb alkalmazásokkal kell kezdeni, hanem azokkal, amelyek az igazi piaci versenyelőnyt biztosítják a vállalat számára.
„Azokat a funkciókat, rendszereket kell megtalálnunk, amelyek megkülönböztetnek minket a vetélytársaktól, és ezekre kell összpontosítani az erőfeszítéseket, a fejlesztési forrásokat. A többi rendszert – legyen az akár erp, hr vagy crm –, amelyek pusztán a mindennapi háttérműködést támogatják, akár ki is lehet szervezni vagy felhőszolgáltatásként igénybe venni” – teszi hozzá az ügyvezető.
Sok előnyt jelent az alkalmazásportfólió racionalizálása, de komoly erőfeszítéseket is követel a szervezettől, figyelmeztet Mezei Ferenc. Régi beidegződéseket kell legyőzni, megkövesedett vállalati struktúrákat, folyamatokat kell átírni, ami komplex és nem kockázatok nélküli feladat. A részletek felügyeletére, a munka összehangolására és levezénylésére nem árt tapasztalt szakemberek segítségét kérni.
