Az online szolgáltatások és a hagyományos offline szoftverek közti különbség mind teljesebb eltüntetésén dolgoznak.
Számtalan szoftver született már a különféle üzleti igények kielégítésére, legyen szó raktárkezelésről vagy éppen marketingadatok elemzéséről. Ennek ellenére az infokommunikációs eszközöket alkalmazó felhasználók hatékonyságát sokszor a legtriviálisabb (vagy annak látszó) feladatok elvégzése hátráltatja: a kommunikáció; a tartalom létrehozása és kezelése; a döntések előkészítése és meghozatala; a csoportmunka és a munkafolyamatok megszervezése; vagy éppen egy olyan információ megtalálása, amelyről tudjuk, hogy létezik, csak azt nem, hogy hol.
„Ezek olyannyira nyilvánvaló területek, hogy a szervezetek sokszor nem is gondolnak bele, hogy itt is mennyivel hatékonyabbá tehetnék a munkájukat – mondja Nagy Levente, a Microsoft Magyarország Office-termékekért felelős termékmendzsere. – Pedig jobban járnának, ha felmérnék, hogy az egyes részterületeken milyen érettségi szintet értek el, és hova szeretnének eljutni.”
Így könnyen kiszámítható lenne, hogy melyek azok a területek, ahol a jelenleg használt eszközök nem felelnek meg az igényeknek; hol lehet a legkisebb befektetéssel a legnagyobb hasznot elérni; és a szükséges informatikai eszközt a hosszú távú célkitűzések alapján választanák ki.
Mit és hogyan
Manapság a kiválasztás során az eldöntendő kérdések között az egyik legelső, hogy érdemes-e egyáltalán szoftvert vásárolni, és házon belül megvalósítani egy adott funkciót? Egy levelezőrendszer önmagában ma már nem jelent versenyelőnyt, és nem az számít, hogy ki melyiket használja – megkülönböztető tényező sokkal inkább az lett, hogy ki milyen olcsón tudja üzemeltetni a levelezést, hoz egy egyszerű példát Nagy Levente. Ugyanez a kérdés nagyon sok, az egyéni és a csoportos munkavégzést segítő irodai szoftver esetében feltehető.
A hogyan kérdése sok esetben döntően befolyásolja a mit kérdését is: bizonyos eszközök, szoftverek nem érhetők el szolgáltatásként, másoknak meg csak interneten keresztül igénybe vehető, felhő alapú verziójuk van. A Microsoft ezt a két kérdést akarja függetleníteni egymástól – mondja Nagy Levente. Ha tudja az ügyfél, hogy mit szeretne használni, akkor azt is eldöntheti, hogy azt milyen formában veszi igénybe: saját üzemeltetésében tartja; egy Microsoft-partner üzemeltetési szolgáltatásait veszi igénybe; vagy egyenesen a Microsoft online szolgáltatására bízza.
Szabadon vegyítve
Utóbbi a hamarosan már igénybe vehető Office 365. Ez voltaképpen nem más, mint a Microsoft Exchange, a Sharepoint és a valós idejű kapcsolattartásra szolgáló Lync online változata, amit havi díj ellenében a Microsoft kínál saját adatközpontjaiból, számítási felhőn keresztül. A különféle csomagokban árult szolgáltatáshoz megvehető az Office hagyományos, számítógépen futó változata, illetve annak online, böngészőből igénybe vehető verziója, az Office Web Application is.
Az ügyfeleknek egyrészt előny az, ami minden felhő alapú szolgáltatásról elmondható: nincs szükség hardver- és szoftverberuházásra, és nem kell foglalkozni a karbantartás feladataival sem. A szolgáltatás jellegéből fakad az is, hogy a szoftverfrissítés sem a felhasználó dolga. „Az Office 365 igénybevétele kiváló alkalom arra, hogy az ügyfél átálljon a saját üzemeltetésű Exchange 2003-ról az online Exchange 2010-re, hiszen úgy juthat hozzá új funkciókhoz, hogy nem kell a hardvercserével, a telepítéssel bajlódnia” – említ egy lehetőséget Nagy Levente.
Ugyancsak fontos, hogy az online és offline elemek szabadon vegyíthetők: ha egy cég a levelezést házon belül akarja tartani, attól még használhatja az online Sharepointot; és a felhőszolgáltatások elérhetők a hagyományos „vastag” Office-alkalmazásokból, de az Office Web Apps-ből vagy akár az Office Mobile-ból is. Más online megoldásokkal összevetve előnye az Office 365-nek, hogy a végfelhasználók a megszokott kezelőfelületet látják, és az állományformátumok inkompatibilitása sem okozhat gondot.
A Microsoft reményei szerint az Office 365 az egészen kicsi és az egészen nagy vállalkozások számára is vonzó lesz; épp ezért többféle csomagot állítottak össze.
Választék
A saját informatikussal nem rendelkező kisebb vállalkozásoknak (maximum 50, de inkább csak 25 főig) a P1, azaz Professional csomagot kínálják, ennek ára felhasználónként 5,25 euró havonta. (Újdonsága az online szolgáltatásnak, hogy a szoftverlicencet nem számítógépre, hanem felhasználóra kell megvenni.) Ezért Exchange alapú email-szolgáltatás jár, Outlook-hozzáféréssel, webes és mobileléréssel; csoportmunka-lehetőségek a Sharepointban, külső felhasználók számára is nyitottan; Sharepoint alapú weboldal; és a Lync által kínált azonnali üzenetküldési és jelenlétérzékelési képességek. A csomag egyes komponensei szorosan integráltak: egy Sharepointban létrehozott közös naptár egyetlen kattintással megjeleníthető a felhasználó Outlookjában is, és onnantól kezdve az információk automatikusan szinkronizálódnak.
Ötven felhasználó felett az E (Enterprise) csomagot kell használni, amelynek alapváltozata a mostani BPOS továbbvitelének tekinthető. Ehhez már jár telefonos támogatás a Microsofttól, van hozzá címtár-szinkronizáció és e-mail-archiválás. Az E csomagnak is több szintje van: lehet hozzá Office Web Apps-et, illetve az offline Office Professional Plust is kérni.
Érdekesség a K (Kiosk) csomag: ezt olyan környezetekbe ajánlja a Microsoft, ahol eddig a költségek miatt egyáltalán nem használtak számítógépet a dolgozók (raktárak, gyártósorok). A közös helyiségekbe ki lehet tenni néhány számítógépet, a dolgozóknak e-mail-fiókot és Sharepoint-hozzáférést adni, ami arra tökéletesen elegendő, hogy a hr az eddigieknél hatékonyabban kommunikáljon a dolgozókkal, akik így elolvashatják a vállalati híreket, nyilatkozhatnak a cafeteria-juttatásokról, javaslatokat, kéréseket fogalmazhatnak meg a vezetőség felé – teszi hozzá Nagy Levente.
Schopp Attila
