Meg kell jelennie az üzletközpontú stratégiai gondolkodásnak és cselekvésnek az informatikai beszerzésekben.
Ne a szállítók adjanak el nekünk informatikai termékeket és szolgáltatásokat, hanem mi vásároljunk tőlük – tanácsolta nagyvállalatok informatikai és beszerzési vezetőinek egy múlt heti, szűk körű szakmai rendezvényen Guriq Sedha, a Gartner beszerzési szakértője. A megkülönböztetés finom, ám mégis lényeges különbséget takar: nem mindegy, hogy a vállalat csak a soron következő informatikai vásárlását akarja minél költséghatékonyabban lebonyolítani, vagy hosszú távú stratégiát követve optimalizálja beszerzéseit.
Taktika helyett stratégia
A stratégiai megközelítést alkalmazó beszerzés – amelyre a Gartner a „procurement” helyett a „sourcing” kifejezést használja – számos jellemzőjében különbözik a taktikai beszerzéstől. Utóbbi elsősorban az árcsökkentésre összpontosít a termékek és szolgáltatások kiválasztásánál, tevékenységi területe pedig az ajánlatok kiértékelésére, a szerződések kidolgozására és letárgyalására, valamint a beszállítókkal való kapcsolattartásra terjed ki.
„Ezzel szemben a stratégiai beszerzés nagyobb területet ölel fel, nem pusztán a vásárlás gyakorlatát akarja tökéletesíteni. Kiindulópontja az üzleti stratégia, a beszerzés eredményességét és a beszállítók minőségét pedig abban méri, hogy mennyire sikerült hozzájárulni az üzleti célok megvalósításához” – érzékeltette a különbségeket Guriq Sedha.
|
A szállítók markában |
|---|
|
Nincsenek könnyű helyzetben az ügyfelek, amikor a nagy szoftverszállítókkal kell tárgyalni. A piaci sajátosságok miatt a gyártók az új ügyfeleknek hajlandók komoly kedvezményeket adni (különösen, ha azok egyszerre nagy értékben vásárolnak), de „házon belülre” kerülve a meglévő felhasználókból igyekeznek minél nagyobb bevételre szert tenni. Guriq Sedha szerint ennek formái igen változatosak: a karbantartási és frissítési szerződések olyan termékek megvásárlására is kényszeríthetik a felhasználót, amelyekre nincs szüksége; a korlátlan vállalati licencek sok esetben többe kerülnek, mintha adott számú licencet vásárolna a cég; és az új felhasználási modellek (virtualizáció, számítási felhő) licencfeltételei is trükkösek (értsd: nem a vásárló számára előnyösek…) tudnak lenni. |
Ebben a szemléletben a beszerzés nem akkor hatékony, ha az ár, vagy akár a teljes élettartamra jutó költség alacsony, hanem akkor, ha a megvásárolt eszköz, technológia vagy szolgáltatás hozzájárul a kapcsolódó üzleti folyamatok javításához. Vagyis el kell szakadni attól a gyakorlattól, hogy árakat és funkcionalitásokat hasonlítunk össze. Az informatikai beszerzési stratégia, és gyakorlati megvalósítása alapvető fontosságú lehet a szervezet üzleti sikerei szempontjából, hívta fel a figyelmet a Gartner szakértője. Különösen így lesz az elkövetkező években, amikor is a felhőszolgáltatások által jelentett alternatívák még fontosabbá teszik a stratégiai megközelítést.
Teendők listája
A legfontosabb teendő a beszállítók számbavétele és a szerződések konszolidálása lehet, amit ki kell egészíteni a beszerzések üzleti hatásának vizsgálatával – kezdte a teendők felsorolását Guriq Sedha. Egy éven belül sort kell keríteni a beszállítók stratégiai érték szerinti kategorizálására, valamint az ügyfél- (vásárló-) központú beszerzési szolgáltatások kidolgozására. Végül pedig erőfeszítéseket kell tenni stratégiai kapcsolatok kiépítésére a legfontosabb szállítókkal, valamint elmozdulni abba az irányba, hogy a beszerzések hatékonyságát üzleti és pénzügyi elvek alapján mérjük.
Összeállította: Schopp Attila
