Logisztika: az integráltságban az előny

A logisztika alapvetően nem értékteremtő funkció egy vállalatnál, ám a logisztikai folyamatok hatékonyságának növelése számos formában tudja versenyelőnyhöz juttatni a vállalkozást.

Ha a szükség úgy hozza, számos területen lehet költséget csökkenteni egy vállalkozásnál. Első lépésként általában a munkaerő költségén takarékoskodnak, de utána rögtön a logisztika felé fordul a figyelem, különösen azoknál a cégeknél, amelyek nagy ellátási láncok részeként mûködnek – mondja Duma László, a Corvinus Egyetem adjunktusa, a Magyar Logisztikai, Beszerzési és Készletezési Társaság (MLBKT) elnökségi tagja. A logisztika hatékonyságának növelése, költségeinek csökkentése pedig elsősorban az ott alkalmazott informatikai megoldások fejlesztésével lehetséges.

A logisztikai informatika még óriási tartalékokat rejt magában – állítja Duma László. Noha a számítógépek a kezdetektől jelen vannak ezen a területen, és a vállalatok az internetes kommunikációban rejlő lehetőségeket is felismerték, még bőven van mit tenni. „Amikor esetleg több héten keresztül kell koordinálni egy áru gyártását, szállítását, vámolását, tárolását, majd a kereskedelmi hálózatokba való eljuttatását, még tág tere van a hatékonyság növelésének” – mondja a Corvinus Egyetem oktatója, aki az Adversum Kft. ügyvezetőjeként logisztikai tanácsadással is foglalkozik.

Annál is inkább, mert a logisztikai informatika manapság nagyjából ott tart, ahol a vállalatirányítási rendszerek jártak ezelőtt húsz évvel. Alapvetően szigetrendszerek mûködnek, amelyek jól-rosszul képesek kommunikálni egymással, de a szoros integráció a legtöbb helyen még várat magára. A logisztika hatékonysága növelhető a szigetrendszerek mûködésének javításával is, de az igazi áttörést a közöttük megvalósuló automatikus információcsere és az erre épített üzleti intelligencia fogja meghozni.

Csak azonosítás után

Bizonyos mértékû információ és adatcsere természetesen már most is van. A raktári nyilvántartást és a készletnyilvántartást a legtöbb vállalatnál már összekapcsolták, nem egy esetben automatizmusokat is kialakítva. Így történik ez például az Orion Sóskúton üzemelő raktárában is, amelynek mûködését a cégnél használt Winner vállalatirányítási rendszerhez választott és ahhoz illesztett Ramir raktári szoftver segíti – mondja Bíró Zoltán, a cég marketingmenedzsere.

A raktári tárolóhelyek és az áruk nyilvántartása vonalkódos azonosítás alapján történik: minden polchelynek saját vonalkódja van, mint ahogy az oda feltett raklapok is kapnak azonosítót a bevételezés során. Amikor a dolgozó felteszi az árut a polcra, vezetéknélküli pda-val beolvassa a raklap és a polchely vonalkódját. Ezzel két legyet üt egy csapásra: a raktári rendszer pontosan tudja, hogy miből mennyi és hol van, és ezzel egyidejûleg a készletgazdálkodási rendszerben is megjelenik az áru. Amíg nem kerül sor a leolvasásra, az áru hiába van fizikailag a raktárban, a készletgazdálkodási rendszer számára nem létezik.

A kimenő szállítmányok összeállítása során is a szoftverrendszereké a főszerep. A Ramir a Winnerben összeállított megrendelés alapján a raktári dolgozók pda-jára küldi az utasítást, hogy melyik polcról és melyik raklapról hány dobozt vegyenek le. Ilyenkor szintén beolvassák a vonalkódot, amely alapján a készletből automatikusan kikerül az adott mennyiség. Az automatikus azonosítás nemcsak a raktári folyamatokat gyorsítja fel, hanem a leltározást is: egy nap alatt könnyen fel lehet mérni, hogy a tényleges készlet egyezik-e azzal, amit a rendszer tárol – említ egy további előnyt Bíró Zoltán.

Megfigyelt készletek

Ez azonban valahol még csak alapszintû nyilvántartási feladat – mondja Duma László. Nagyon hasznos, ha a vonalkódos technológiák révén a cégek sok adatot nyilvántartanak a raktárban és a készletben tartott árukról; a következő szint az lenne, hogy ezeket az adatokat fel is használják az üzleti folyamatok átalakításában és újratervezésében.

Ilyesmit csinál már a Porsche Hungariához kapcsolódó kereskedőket és szervizeket autóalkatrészekkel kiszolgáló Porsche Hungaria Parts Center is. A cég budaörsi raktárában – ahol egyébként ötvenezerféle árut tartanak – szintén minden árucikk és polchely saját vonalkóddal rendelkezik. Ezen túlmenően azonban a megrendelések összeállításakor is nyomtatnak egy új vonalkódos címkét a rendszerből: ezen számos információ szerepelhet, a cikkszámtól elkezdve a raktárhelyen át a megrendelés azonosítójáig – mondja Poór Szabolcs logisztikai igazgató.

Az alkatrészgyûjtés folyamatának minden mozzanatát rögzítik és nyomon követik: ki gyûjtötte és mikor, ki és mikor csomagolta, kinek szánták, és így tovább. A rendszer kialakítása miatt szinte kizárt, hogy egy szállítmányba ne a megfelelő áru kerüljön: a gyûjtőcímkét és az áru vonalkódját összerendelik, és ha nem egyezik, nem lehet szállítólevelet sem nyomtatni, tehát az alkatrészek sem hagyhatják el a raktárt. Az adatokat még a speditőröknek is átadják, így egészen a kereskedőhöz történő megérkezésig nyomon tudják követni a csomag útját. Ez nagymértékben megkönnyíti az esetleges reklamációk kezelését is.

Az Orion raktári rendszere képes figyelmeztetéseket küldeni a készletgazdálkodási szoftverbe. A cégnél egyrészt tapasztalatból, másrészt a historikus adatok elemzéséből tudják, hogy melyik termékfajtából mennyit érdemes raktáron tartani. „A rendszer figyeli a termékenként beállított minimumszintet, és ha a készlet ez alá süllyed, jelzést küld az illetékes munkatársnak, hogy ideje feladni az új megrendelést, mert már csak 500 botmixer van a raktárban” – hoz egy példát Bíró Zoltán.

Minden a helyén

A raktárak belső optimalizálása is számos előnnyel tud járni. Egy tárolt árucikk esetében az egyik legfontosabb mutató a forgási sebesség: milyen gyakran kerül be áru a raktárba és kerül ki onnan. Ugyancsak lényeges a felkeresési gyakoriság: egy mûszak alatt hányszor kell meglátogatni egy adott raktári helyet (mert például a termelésnek hatos csavarra van szüksége), mint ahogy az is, hogy egy megkeresés során mennyit kell kivenni. Persze fontosak az árucikk logisztikai paraméterei is (terjedelme, súlya).

Mindezeket a tényezőket figyelembe kell venni egy raktár kialakításánál és később, az árucikkek betárolásánál. Az alapvető cél az, hogy a raktárban minimalizálni lehessen a jármûvek (targoncák) és az emberek mozgását, hiszen így egységnyi idő alatt több árut lehet eljuttatni a rendeltetési helyére – mondja Duma László.

A saját bőrén tapasztalta ezt az esztergomi Tyco Electronics. Az autógyártóknak közvetve és közvetlenül beszállító cég egy 5000 raklapra méretezett, félautomata magasraktárt üzemeltet. Ez öt, meglehetősen hosszú és magas (18 méteres) folyosóra oszlik, és külön gondot jelent, hogy csupán egy oldalról lehet megközelíteni: vagyis ugyanazon az oldalon kell érkeztetni és kiadni az árut – sorolja a nehézségeket Pudleiner Rezsőanyaggazdálkodási igazgató.

Ennek megfelelően az igények kielégítése csak a raktár mûködésének végletekig való optimalizálásával lehetséges. Magát a raktárt például szekciókra osztották, és az árumozgás jellegzetességeit figyelve határozták meg, hogy az egyes termékek, alapanyagok hova kerüljenek.

„Az olyan árut, amire gyakran van szükség, a kijáratokhoz lehető legközelebb helyeztük el, mert mérhető és összességében jelentős időveszteséget okoz, ha a rakodógépnek hosszú utakat kell megtennie a sûrûn igényelt árukért” – érzékeltet egyet a megoldandó feladatok közül Pudleiner Rezső.

Az optimális elrendezés megtalálása persze nem ment könnyen. Figyelembe kellett venni az áruk és az emberek mozgását, azt, hogy az egyes áru mennyi időt tölt a raktárban; ezekből diagramokat, statisztikákat, függvényeket készítettek. Fél év számolgatás, próbálgatás után alakult ki a jelenlegi elrendezés, ami továbbra sem végleges, mert folyamatosan optimalizálják.

Okosan a készletekkel

A raktározás ezer szállal kötődik a készletgazdálkodáshoz, amelynek talán legfontosabb feladata, hogy a beszerzett, de még fel nem használt vagy el nem adott készleteket minimalizálja a cég. Válság idején ez különösen fontos, hiszen a készlet holt tőke, csak fogja a pénzt, és nem hajt hasznot – magyarázza Duma László.

Viszont éppen válság idején nem mûködnek a korábban kialakított rutinok. A mindaddig közel egyenletes (vagy szabályosan változó) termelési és kereskedelmi volumenekben drasztikus emelkedések és csökkenések jönnek, sokkal nagyobbak lesznek a kilengések az ellátási láncban. Az első reakció általában az, hogy mindenki máshol – lehetőleg a beszállítójánál – akarja tartani a készleteit, hogy ne az ő könyveit terheljék a tételek. Ám ezt sem lehet a végletekig vinni, mert a nagyon alacsony készletek a rugalmasságot, a megrendelések teljesítésének képességét veszélyeztetik.

Ilyen esetekben már nem jelent megfelelő hatékonyságot az a fajta készletgazdálkodás, ami a hazai cégek többségére jellemző – figyelmeztet Duma László. Esetükben nem is annyira készletgazdálkodásról, mint inkább készletnyilvántartásról lehet beszélni, mert igazán tudatos, megalapozott tervezést nem folytatnak. Ha a nekik feladott megrendelés X mennyiségről szól, akkor arra ráhagynak, mondjuk, tíz százalékot, és ezzel elintézettnek vélik a kérdést. Nincsen dinamikus, valamilyen algoritmus vagy rendszer általt optimalizált készletgazdálkodás: a számítások fix rutinok szerint, a historikus adatokat valamilyen korrekciós tényezővel javítva készülnek.

Mit tehet az a vállalkozás, amelyik szeretne ezen túllépni? Duma László szerint a hatékony stratégia az lehet, ha nem akar mindent egyszerre megoldani, hanem csak egy szûkebb területre fókuszál. A készletekre is érvényes az üzleti életben mindenhol felbukkanó 20–80-as szabály: jelen esetben arra utal, hogy a készletezett árucikkek 20 százaléka adja a teljes készlet értékének 80 százalékát. „Minden vállalkozás maga meg tudja határozni azokat a cikkelemeket, amelyek döntő módon megtöltik a raktárakat, és finanszírozási igényeikkel lekötik a pénzügyi eszközöket – magyarázza a logisztikai szakértő. – Ha ezeket az árukat külön kezelve, speciális szabályokat alkalmazunk rájuk, a korábbinál jóval hatékonyabb szinten lehet megállapítani a szükséges készletek nagyságát.”

Megtette ezt az elsősorban független szervizeket és viszonteladókat autóalkatrészekkel ellátó Autonet Import Magyarország Kft. – tudjuk meg Muszka Jánosüzletfejlesztési vezetőtől. A vállalat több ezer vevővel áll napi kapcsolatban; az elmúlt években hárommillió különféle áru (cikkszám) fordult meg raktáraiban, így számukra létfeltétel az integrált, optimalizált mûködés.

Ezt viszont nem lehet csupán az egyes részfolyamatok optimalizálásával elérni: az egész logisztikai értékláncot kell figyelni és hatékonyabbá tenni. Ennek pedig számtalan összetevője van. Folyamatosan figyelik a vevői igényeket – következtetnek a várható keresletre; ennek megfelelően igyekeznek beállítani az optimális készletszintet; figyelembe veszik, hogy a beszállítók milyen ütemezéssel tudnak beszállítani; milyen távolságra vannak a raktáraik, azokban milyen készletszintekkel dolgoznak; ha nincs raktáron az alkatrész, azt milyen gyorsan tudják legyártani és szállítani – sorolja a döntéseket befolyásoló tényezőket Muszka János.

Jobb a saját?

Szoftveroldalról a készletoptimalizálással ugyanaz a helyzet, mint a raktári rendszerekkel: a hagyományos vállalatirányítási szoftverek ezen a téren nem túl erősek, ezért a specializált célprogramok terjedtek el. Minthogy viszonylag többnyire drága rendszerekről van szó, használatuk még nem mondható általánosnak Magyarországon. Széles körû elterjedésüket az is gátolja, hogy egy ilyen megoldás megtérülését nehéz mérni, és még nehezebb számon kérni – említ egy további nehézséget Duma László. A fejlődés azonban ezen a téren is megállíthatatlan, és a szakértő szerint a következő évek drámai változást hoznak el: mind több rendszer lesz a piacon, csökkenni fognak az árak, és ezáltal több vállalat számára lesznek elérhetők a szoftverek.

A Porsche Hungaria Parts Center például nem készen vett, hanem a konszernen belül fejlesztett, hosszú évek tapasztalatait integráló szoftvert használ a raktárkészlet kezelésére, felügyeletére. „Szerintem óriási előny, hogy saját szoftverrel dolgozunk, mert így, a költségeket kontroll alatt tartva, de folyamatos fejlesztés mellett tudunk versenyképesek maradni” – mondja Poór Szabolcs.

Muszka János is a saját szoftverekre esküszik. Nem vetik el persze a készen kapható megoldásokat sem, de azokat mindig saját igényeikhez szabják. A kész rendszerekben általában megjelenik az iparág legjobb gyakorlata, de ezt tovább kell fejleszteni, a speciális igényekre fel kell készíteni.

Különösen ott elengedhetetlen, hogy saját, egyedi szoftverekkel támogassák a vállalatirányítási rendszereket, ahol öntanuló, fejlődő rendszerekre lenne szükség (raktári tárolás, túrajáratok tervezése). „A mi rendszerünk például nemcsak figyelmezteti a kollégát a raktári készlet csökkenésére, hanem a historikus adatok alapján javaslatokat is ad arra, hogy mikor, mennyit érdemes rendelni” – említ egy példát az üzletfejlesztési vezető.

Belelátva a partnerekbe

Növelheti a készletgazdálkodás hatékonyságát, ha azt nem csupán egy cégen belül optimalizálják, hanem a logisztikai lánc egy nagyobb szeletében: például a szállító és megrendelői között vagy egy nemzetközi cégcsoporton belül.

Előbbire mutat példát a Porsche Hungaria Parts Center, amely az autógyáraktól a márkakereskedőkig húzódó ellátási lánc közepén helyezkedik el. Ez különleges helyzetbe hozza a céget: nemcsak a saját készleteit tudja optimalizálni, hanem a vele kapcsolatban álló kereskedőkét is.

Ehhez nem kell más, mint a kereskedő raktári rendszerét elektronikusan összekapcsolni a Parts Center Budaörsön mûködő készlet-utántöltési rendszerével. A nagykereskedő elemzi a partnerek készleteinek fogyását, ez alapján megtervezi az ideális raktárkészlet nagyságát és összetételét, valamint előrejelzi az igényeket. Ezek után átvállalja a készletek figyelésével és az utánrendeléssel kapcsolatos feladatokat is: automatikusan küldi a szükséges alkatrészeket.

„Ennek révén nagyfokú készletbiztonságot viszek be a rendszerbe, hiszen ezen a területen (a gyorsan és nagy mennyiségben fogyó szervizalkatrészek esetében) 99 százalékos kiszolgálási fokot érünk el – magyarázza Poór Szabolcs. – Ez jó a márkakereskedőnek, mert felesleges munkától kíméljük meg, és jó nekünk is, mert javítjuk ügyfeleink elégedettségét.”

Duma László ehhez még hozzáteszi: a megoldás versenyelőnyt biztosít a nagykereskedőknek, hiszen a márkaszervizek szívesen rábízzák az ilyen feladatokat a beszállítójukra. További előny lehet, hogy a megrendelések nem ad hoc módon futnak be az egyes helyekről: mivel a szállító látja az ügyfélnél lévő készleteket és azok fogyását, előre tervezheti a szállításokat, és ezzel saját hatékonyságát növeli.

A cégcsoporton belül

A több gyártási és kereskedelmi bázissal rendelkező vállalatoknál nemcsak a lokális optimalizációból származik előny: még többet lehet nyerni, ha a cégcsoport szintjén rakják rendbe a folyamatokat. „Azt kell ilyenkor eldönteni, hogy melyik alkatrészt hol gyártom, hol tárolom; érdemes-e mondjuk A helyen gyártani, B helyen tárolni és C helyen felhasználni?” – sorolja a kérdéseket Duma László. Nem könnyû informatikával támogatni az ilyen, stratégiai szintû tervezést, hiszen akár több száz változó egymáshoz való viszonyát, egymásra gyakorolt hatását kell elemezni.

Ennek ellenére már megjelentek a stratégiai mellett operatív szintû együttmûködést is támogató módszerek és eszközök. Ilyeneket használ a Tyco Electronics is. A cégnél regionális szinten központosított a gyártás-, igény- és anyagtervezés, valamint a szállítmányozás és raktárlogisztika is. Számtalan olyan komponens készül az egyes gyárakban, amelyeket a Tyco egy másik egységében építenek be valamilyen termékbe, így az egyes üzemek nagymértékben függnek egymástól, a gyártás és a szállítás ütemezésétől.

Hasonlóképpen összehangolják a vevőkhöz történő kiszállításokat is. A Tyco a default delivery plant elvén mûködik: eszerint egy adott terméket Európában lehetőség szerint egyetlen üzemből szállítanak ki a vevőnek – magyarázza Pudleiner Rezső. A vevői igények elemzése alapján jelölik ki azt az egységet, amelynek elhelyezkedése optimális a vevőkiszolgálás szempontjából, és utána ott történik a végszerelés, illetve onnan indulnak a vevői szállítmányok.

Az igények és lehetőségek összehangolása nem mehetne a cégcsoport szintjén egységes informatikai háttér – ebben az esetben az SAP R/3 és az ahhoz fejlesztett egyedi kiegészítők – nélkül. Ez a közös rendszer teszi lehetővé az úgynevezett supply network planning megvalósítását is – folytatja az előnyök ismertetését Pudleiner Rezső. Ez voltaképpen a teljes ellátási lánc mûködésének elosztott tervezését jelenti: Magyarországról például megtervezhetők a németországi egység gyártási preferenciái, ha olyan termékről van szó, amelyet Esztergomból kell kiszállítani. „Innen látom, hogy éppen mit gyárt a német üzem egy gépsora; ha arra nekem is szükségem van, jelezhetem az igényemet, és ha indokolt, engem hamarabb kiszolgálnak, mint egy másik egységet – villant fel egy apró részletet a konkrét lehetőségek közül az anyaggazdálkodási igazgató.

Schopp Attila