Lassan közhellyé érik, hogy a koronavírus radikális gyorsasággal kényszerítette ki és gyorsította fel a digitális transzformációt, söpörte el az otthoni munkavégzéssel kapcsolatos ellenszenvet, és még magasabbra emelte a CIO-k értékét a szervezet működésében. A járványhelyzet és az azt követő visszatérés az irodába sosem tapasztalt helyzet elé állította az IT-vezetőket, értelmezte újra az IT és a CIO-k szerepét – a hazai energiapiac stratégiai fontosságú vállalatának működésfejlesztési és informatikai vezérigazgató-helyettesével, Gál Istvánnal beszélgettünk az elmúlt hónapok szerteágazó tapasztalatairól.
Az idei év április-májusában az IFUA Horváth & Partners a Magyarországi Vezető Informatikusok Szövetségének támogatásával felmérést készített a hazai informatikai vezetők körében, amelyben arra keresték a választ, hogy milyen hatást gyakorolt a koronavírus az IT-ra. A hazai szcéna legnagyobb cégeinek informatikai vezetői egeret ragadtak, a felmérés eredménye pedig többek közt azt mutatta, hogy a vállalatok döntő többsége, szám szerint 91 százalék, pár nap alatt, lényegében zökkenőmentesen állt át az otthoni munkavégzésre, majd olyan digitális megoldásokat vezetett be néhány hét alatt, amelyekre korábban akár éveket kellett volna várni. Sőt, a válaszadók többsége szervezeti szinten már a működés stabilizálását követő harmadik fázisnál, az új működési modell, üzleti stratégia kialakításánál és megvalósításánál tart – ez a válaszadók 66 százaléka.
Szintén érdekes számadat, hogy az IT-költségvetés negatív tartományú változására kevesebben számítanak, sőt, a válaszadók 40 százaléka inkább növelni fogja az IT-jellegű kiadásokat. Ami pedig a home office-t illeti, teljes pálfordulás következett.
Az otthoni munkán túl, az irodába visszatéréstől innen
„A cégen belül a kollégák nagy része rendelkezett megfelelő eszközzel és hozzáféréssel, mert az otthoni munka bevezetését már tavaly novemberben elkezdtük a szervezeti kultúraformálást és az együttműködés fejlesztését megcélzó programok részeként. A vírus felbukkanását követően az elsők között voltunk, akik elrendelték a kötelező home office-t a vállalat munkatársainak túlnyomó többségére nézve. Nagyjából egy hétvége alatt 460 munkavállalót állítottunk át távoli munkavégzésre, és 800 kliensre vezettük be a Microsoft Teams alkalmazást. A következő héten pedig bővítettük a VPN csatornákat, megszerveztük az extra eszközök kiosztását, aztán pedig akinek szüksége volt digitális aláírásra, azt is beszereztük és emellett átálltunk az elektronikus számlázásra” – számolt be a COVID-19 berobbanását követő intézkedésekről Gál István, a MAVIR működésfejlesztési és informatikai vezérigazgató-helyettese.
„Azokat a dolgozókat, akiket nem tudtunk otthoni munkára átállítani, mert a villamosipari rendszerirányítás feladatai távolról nem végezhetők, őket az irodaépületben helyeztük karanténba, kéthetes váltással, illetve 25 alternatív munkahelyet is kialakítottunk egy külső tárgyalóban”, mondta el.
A MAVIR egyébként sokkal hamarabb költözött „haza”, mint az ország zöme, és a visszatérést is későbbre tervezik. Július 1-étől mindössze hatvan-nyolcvan fő tartózkodhat az irodában, de a dolgozóknak és vezetőknek egyaránt heti két napot lehet csak bent lenniük. Ez a két nap arra szolgál, hogy a vezetők a szükséges megbeszéléseket megtartsák, a munka zöme továbbra is otthon zajlik. Így a visszatérés az irodába gyakorlatilag teljesen új értelmet nyer.
„A home office-t mint alapvetést fenntartjuk, és alapvetően teljesen új irodakoncepciót tervezünk a létesítménygazdálkodással közösen. Mobilirodákat fogunk kialakítani, mivel bebizonyította az élet, hogy számtalan feladat elvégezhető földrajzilag független helyszínről is. Mi maradni fogunk a home office beállítottságnál, az infrastruktúra eddig is homogén volt, így ez sem jelent problémát, a benttartózkodás idejét pedig a funkcionalitás határozza meg”, fűzte hozzá Gál István.
Teljesítmény a mentális egészség jegyében
A back-to-office helyett mobil office-ra váltás nem gyakori megoldás a cégek között, de relatíve kevesen figyelnek oda arra is, hogy a dolgozók mentális egészsége se sérüljön az átalakuló munkakultúra miatt. Elvégre a faltól-falig tartó meetingek között még az az öt perc sincs meg, amíg az egyik helyszínről a másikra jutnak a kollégák, ezzel is kizökkenve a megbeszélések végtelennek tűnő sorából.
„Sokszor sem az élet, sem a környezet nincs tekintettel arra, hogy épp ebédidő van vagy szünet. Ezért a HR-rel és a kommunikációs osztállyal közösen elkészítettünk egy ajánlást arra vonatkozóan, hogy csak 55 perces meetingek tarthatók meg az adott törzsidőn belül. Ezen kívül csak nagyon indokolt esetben lehetnek megbeszélések. Ugyanis nem az a fő kérdés, hogy a kollégák végigdolgozzák-e a nyolc órát, hanem hogy miként óvható meg a virtuális környezetben a kiégésük”, mondta Gál István, aki szerint három hét alatt a digitalizációtól ódzkodó cégek is legalább fél évet léptek előre a fejlődésben.
A dolgozók munkavégzését a home office és back-to-work időszakában is könnyen lehet felügyelni a rendszerterhelés, a belépések és tevékenységek monitorozásával.
Régi feladatkör új köntösben?
Nem kérdés, hogy a koronavírus az IT és az IT-vezetők szerepkörét is új megvilágításba helyezte. Céges szemszögből a CIO, mint olyan, felértékelődött, mert a mindennapi működéshez szükséges infrastruktúrát biztosítja, és a kiszélesedő home office is állandó feladattal látja el.
Az informatika és az IT-vezetők mindenképpen a válság nyerteseinek számítanak: megmutatkozott az informatika, a gyorsan kialakított, újszerű megoldások (bevezetett kollaborációs eszközök, digitális aláírás, workflow-megoldások stb.) nélkülözhetetlensége.
„A magam részéről jelentős változás nincs, mert mindig is azt gondoltam, hogy az üzlettel karöltve lehet valaki jó CIO. Azt én is tapasztalom, hogy felértékelődött a szerepkör a digitális workplace-szolgáltatások miatt, mert ezek egyfajta lehetőséget teremtenek a cég további működésére az új környezetben. Összességében azt gondolom, minden a helyén van, csak másképp használjuk, kihasználva a technológia nyújtotta lehetőségeket”, zárta gondolatait Gál István.
Kiss Franciska
