A sikeres IT-vezető mindig keresi a költségcsökkentés lehetőségeit. A spórolási lelkesedés közben figyeljünk arra, ne essünk a régóta ismert csapdákba, hogy ne veszélyeztessük szükségtelenül az IT és az üzlet mindennapos működését.
Tökélyre vitt művészet, és nemcsak közgazdaságtan annak eldöntése, hogy mikor kezdjünk neki spórolni, hol és hogyan vágjuk meg a költségeket, bevonjuk-e a folyamatba a csapatot vagy sem. Ha az összeállításunkban szereplő hét hibát sikerrel elkerüljük, akkor már jó úton járunk.
1. hiba: költségcsökkentés az üzleti oldal nélkül
Figyeljünk oda, hogy mindig az üzleti érdekek mentén, és a hatékonyan működő IT-s szervezeti egység céljait figyelembe véve kezdjünk neki a költségek csökkentésének. Összpontosítsuk az IT-költségvetés nagy részét azokra a központi IT-képességekre, amelyek nélkül az üzlet nem működne, illetve amelynek kiesése a legnagyobb problémát okozná üzleti szempontból. A költségek faragását kezdjük el azoknál a kevésbé fontos területeken, amelyeket például kiszervezve vagy havidíjas szolgáltatásként olcsóbban vehetünk igénybe.
Tegyünk egy látogatást a beszerzési osztályra, mert velük közösen dolgozva újabb költségcsökkentési lehetőségekre bukkanhatunk. Kiderülhet például, hogy bizonyos szerződések módosításával alacsonyabb szolgáltatási díjakat alkudhatunk ki.
2. hiba: várunk, amíg a vezetőség teszi kötelezővé a költségcsökkentést
Általános hiba, hogy nem vagyunk proaktívak költségcsökkentés terén, legyen ennek oka figyelmetlenség, tagadás vagy túlzott optimizmus. Ha sokáig várunk, akkor a kiadások csökkentése nem lesz összhangban a vállalat céljaival.
A késlekedés miatt olyan reaktív megoldásokra korlátozzuk a lehetőségeinket, mint elbocsátások, projektek leállítása, beruházások elhalasztása. A proaktív megközelítés sokkal több stratégiai és kevésbé invazív lehetőséget kínál.
Ugyancsak a proaktív megközelítéssel kerülhetjük el, hogy rajtunk kérjék számon az esetlegesen csökkenő szolgáltatási szinteket. Amikor az IT és az üzlet stratégiai partnerekként dolgoznak együtt, akkor közös a felelősség, mindig sikerül az elvárt vagy annál magasabb minőségi szinten működtetni az egész gépezetet.
3. hiba: részletes elemzés nélkül csökkentjük a költségeket
Azok az IT-vezetők, akik gyorsan, meggondolatlanul, alapos előkészítés nélkül kezdenek költségcsökkentésbe, hatékonysági problémákat generálhatnak. Például, ha a épp a kiberbiztonságban vesszük vissza a költéseket, akkor az IT-infrastruktúra és a hálózat nagyobb kockázatnak lesz kitéve.
Az is meggondolatlan költségcsökkentő intézkedés, amikor az adatközpontunk büdzséjét visszavesszük, miután a szervezet egy része a felhőbe költözik. Első látásra van is értelme a lépésnek. De ne feledkezzünk meg arról, hogy a vállalati igények is folyamatosan változnak, nőnek, lehet, hogy egy másik területen tudjuk hasznosítani a már kiépített adatközpontot. Az IT.vezető sem mentesül a kötelező házi feladat alól: több forrásból származó adatokkal alapozzunk meg minden költségcsökkentési döntést.
|
Idén nő az IT-költségvetés Míg 2020-ban a járvány hatására 3,2 százalékkal csökkent a vállalatok IT-re költött pénze, 2021-ben a Gartner előrejelzése szerint 6,2 százalékkal bővül ez az összeg. És hogy mire költik ezt a több pénzt a CIO-k? 2021-ben a CIO-k a következő technológiák megvásárolását tervezik (válaszolók százalékában): 39% adat és üzleti elemzés 37% kockázatmenedzsment-megoldások 32% felhő alapú vállalati alkalmazások 30% ügyfélélményt kínáló technológiák, chatbotok és mobil appok stb. Forrás: Gartner, „2021 State of the Cio” tanulmány, több válasz volt lehetséges |
4. hiba: halasztjuk a kritikus IT-programokat
Első nézésre az új technológiákra szánt összegek elvonása okos húzásnak tűnhet, azonban a látszat gyakran csal. A mai kis megtakarítás később oda vezethet, hogy sokkal többet kell költenünk később azért, hogy az IT tudja tartani a lépést az üzlet növekvő elvárásaival. A technológiai modernizáció halasztása a tehetséges alkalmazottak elvesztéséhez is vezethet, hiszen régi technológiával és új kihívások nélkül nehéz őket megtartani.
5. hiba: nem sikerül optimalizálni a kiadásokat
A kiadások optimalizálása azért fontos, mert jelentős megtakarítást tudunk vele generálni anélkül, hogy a kritikus szolgáltatások hatékonysága csorbát szenvedne. Minden releváns költséget meg kell néznünk ahhoz, hogy el tudjuk dönteni, az adott pénzügyi rendszer, szerver, munkaállomás, támogatás és hálózati szolgáltatás működtetéséhez mennyi pénzre van szükség.
Gyűjtsük be a szerződések kezdeti dátumát és végső dátumát egyaránt. Ezeknek az adatoknak a birtokában el tudjuk dönteni, hol tudunk optimalizálni – például a redundáns vagy nem használt szolgáltatások megszüntetésével. És ha eljönne az erőltetett költségcsökkentés ideje, akkor az üzlettel közösen dönthetjük el, hogy mely szolgáltatások szintjéből adhatunk alább, hogy a kitűzött célt elérjük.
6. hiba: a fűnyíró elv alapján csökkentjük a költségeket
Az IT-vezetők gyakran túlreagálják a kötelező IT-költségcsökkentési tervet, és diszkrimináció nélkül, mindenkit érintve (a fűnyíró-megközelítést bedobva) csökkentik a kiadásokat. Ez tipikusan azoknak a vezetőknek a gyors megoldása, akiknek nincs idejük vagy nem akarnak elemzéssel képbe kerülni. Így költségcsökkentésre kényszerítenek olyan területeket is, amelyek a szervezet alapműködését biztosítják.
7. hiba: középszintre delegáljuk a felelősséget
A költségcsökkentés a gyakorlatban gyakran úgy néz ki, hogy az IT-vezetővel egyszerűen közlik: 10-15 százalékkal kisebb kiadás a cél. Nem túl sok CIO szereti ehhez hasonló nehéz döntéseket meghozni, ezért nagy a kísértés, hogy a különböző részlegek vezetőire hárítsuk a feladatot, mondván, nekik kell tudniuk, hol lehet spórolni. Ez a döntés ritkán jó ötlet. A megközelítés olyan költségcsökkentési javaslatok megszületéséhez vezet, melyeket sohasem tudunk a gyakorlatban megvalósítani. Ezek a javaslatok többnyire nem tartják szem előtt az általános vállalati stratégiát, és nem látják, hogy más területen milyen negatív következményei lehetnek.
Például, ha a technológiai platformokért felelős csapat úgy dönt, hogy csökkenti a felhőplatform bővítéséhez szükséges keretet, akkor kihúzza a szőnyeget a másik csapat alól, akik viszont gépi tanulás alapú, vásárlásösztönző megoldást terveztek elindítani. Az IT-vezető látja az összefüggéseket, így jó eséllyel nem hagyja jóvá a javaslatot. Vagy ha igen, a költségek később shadow-IT megoldások képében kúsznak vissza a szervezetbe.
Vass Enikő
