Ha nehéz idők jönnek, az informatikai osztály hagyományosan számíthat rá, hogy a cégvezetés első felindultságában az it-n (is) akar spórolni. Ez normális és érthető reakció, viszont nem szabad hebehurgya módon csinálni.
Még soha nem volt ilyen óriási nyomás az informatikai vezetőkön a felsővezetés részéről, hogy csökkentsék költségeiket, és az informatikát hangolják össze a stratégiai célkitűzésekkel. Az it-költségvetés kialakítása és végrehajtása során ráadásul arra is ügyelniük kell, hogy az üzleti érdekek gyors ütemben változnak. S bár az informatika pénzügyi menedzseléséhez ma már kiforrott módszertanok állnak rendelkezésre, a bevált nemzetközi gyakorlatokat sok hazai szervezetnél még mindig nem követik nyomon. Az it-költségek átláthatósága és helyes kommunikációja kiemelt feladatot jelent mind az informatikai, mind a pénzügyi vezetők számára.
Nem úgy van az, mint volt régen
Mindenesetre a „business as usual” hozzáállás már idejét múlta, mivel nem felel meg az új céloknak. Az sem jó, ha közepes erőfeszítéssel próbálunk előrejutni, mert csak közepes eredményeket fogunk elérni. A költségcsökkentés viszonylag nagy mértéke viszont megköveteli, hogy minden szóba jöhető eszközt megvizsgáljunk. A Gartner szakértői szerint talán még 25 százalékos költségcsökkenés is bekövetkezhet, ha például megváltoztatjuk a beszerzési gyakorlatunkat, elkezdjük vagy befejezzük az it konszolidációját, átláthatóbbá tesszük a költségszerkezetet, racionalizáljuk az informatikai munkatársak létszámát vagy akár hatékonyan kihasználjuk a cloud computing előnyeit.
Az it-költségek megvágásához azonban fegyelem szükséges, s ez, úgy látszik, a legtöbb helyen meg is van. Alátámasztja ezt egy idei felmérés: a megkérdezett cégek tekintélyes hányada kevesebbet költött it-re, mint 2007-ben. Ráadásul manapság a pénzügyi igazgatónak már az esetek 80 százalékában van ráhatása az informatikai beszerzési döntésekre. Ily módon a recesszióban edződött informatikai igazgatók 2015-re olyan üzletpolitikát követnek majd, amely a jövő beruházásait a meglévő informatikai üzem megtakarításaiból fogja finanszírozni.
|
Itthon nem csökkentenek |
|---|
|
Tavaly, egy – számos magyarországi nagyvállalatra kiterjedő – felmérés szerint a korábbi 2-3 évben tapasztalható it-költségcsökkentési láz elmúlt, sőt, a beruházások némi növekedést is mutattak. Egyrészt már nem nagyon lehetett szorítani a derékszíjon a 2-3 éve bekövetkezett recessziós hullám után, másrészt a cégek belátták, hogy informatika és it-fejlesztések nélkül üzleti hátrányba kerülnek – magyarázza Marton Károly, az Ernst & Young Informatikai Tanácsadási Szolgáltatások menedzsere. A költségcsökkentést egyébként nem az elbocsátásokkal célszerű kezdeni – különös tekintettel arra, hogy a válaszok alapján az alapfeladatokat ellátó it-szakemberek fizetése egyáltalán nem volt magas. Már nem feltétlenül a nominális értékben vett it-büdzsé csökkentése lett a kívánalom, hanem inkább az, hogy a meglévő kapacitásokat hatékonyabban felhasználva, arányaiban kisebb költségfelhasználással nagyobb üzleti értéket teremtsen az it. A hatékonyság növelése érdekében előtérbe került a virtualizáció, az infrastruktúra és a vállalati megoldások, illetve az it-folyamatok egységesítése. Ezek előnye a hatékonyabb karbantarthatóságban és átláthatóbb működésben van. Ugyanakkor az informatikai biztonságra legalább annyit vagy akár többet szánnak a társaságok, mint az előző évben. Az it-biztonság elhanyagolása ugyanis visszaüthet az üzletmenet biztonságára, ezért ez a terület folyamatos karbantartást és fejlesztést igényel. |
Néhány ötlet
Akár 75 százalékkal is lefaraghatjuk az it-beszerzési kiadásokat, ha nyílt forráskódú szoftverek felé fordulunk. Akár 80 százalék is lehet a megtakarítás, ha a szoftvert szolgáltatásként vesszük igénybe, ha pedig offshore outsourcingot alkalmazunk, 10–40 százalékot spórolhatunk.
Az informatikán belüli költségcsökkentés keretében a pc-k energiafogyasztásának ügyes alakításával 43 százalékkal csökkenthetjük az áramszámlát; szervervirtualizációval és -konszolidációval további 15–30 százalékot takaríthatunk meg; az átgondolt it-eszközmenedzsment pedig 8–10 százalékkal veheti vissza a költségeket.
Az üzlet és az it közös erőfeszítéseivel is van lehetőség a csökkentésre. Például ha elhalasztjuk a projekteket, máris nálunk marad 50–75 százalék, s 20 százalékot takaríthatunk meg, ha felére csökkentjük az alkalmazásportfóliónk méretét. Ugyancsak 20 százalékkal mérsékelhetjük a hálózatterheléssel összefüggő kiadásokat, ha bevezetjük a távmunkát.
Hatásos a folyamatok javítása, az üzlet szerkezetének átalakítása, no meg az innováció. Az ezen a csoporton belül megosztott it-szolgáltatások bevezetésével legalább 15–20 százalékot, de legfeljebb 40 százalékot takaríthatunk meg. Az üzleti folyamatok hatékony menedzsmentjével (bpm) 18 százalékot vághatunk le a technológiai kiadásokból, míg az online marketing megfelelő kezelésével 20 százalékkal növelhetjük bevételeinket.
Tárgyaljuk újra a szerződéseket vagy toljuk el a határidőket. Csökkentsük a szerződéses dolgozóink számát, s az eltávozott munkatársak helyébe ne vegyünk fel újakat. Centralizáljunk, konszolidáljunk és osszuk meg az it-szolgáltatásokat. Szabványosítsuk az informatikát, csökkentsük a bonyolultságát, s a régi eszközök pótlására kíséreljünk meg olcsó(bb) dolgokat venni. A karbantartáson is spórolhatunk, bár ezzel a szolgáltatás színvonalát kockáztatjuk, szintúgy, mint az sla-k lazításával. Visszavehetünk az utazási költségekből is, sőt, továbbgondolva a folyamatot: mérsékelhetjük a menedzsmenttel kapcsolatos összes kiadást.
A költségcsökkentés folyamatos tevékenység, de van ennél fontosabb dolog is: az elszámoltathatóság. Bár az is igaz, ha nem tudunk csökkenteni, az innovációra sem vagyunk képesek. A Gartner további tanácsa, hogy az it-t is úgy kell vezetni, mint az üzletet – viszont ezt offenzívan tegyük.
Mártonffy Attila
