Hatékony pályázati kommunikáció

Kötelező pályázati elem, mégis kevesen használják kommunikációs fogásként. Pedig a társadalmi nyilvánosság tájékoztatásának kötelezettsége, vagyis a disszemináció egyedi lehetőséget kínál a támogatott projekt és ezzel az adott márka erősítésére is.

A disszemináció, azaz a társadalmi tájékoztatási kötelezettség minden uniós pályázati kiírás rögzített eleme, amelynek teljesítése kötelezettség, elmulasztásával pedig a pályázó a támogatási összeg lehívását kockáztatja. Célja, hogy – a projekt kiterjedtségétől, jelentőségétől függően – az érintett közösség értesüljön a környezetében történtekről, illetve arról, hogy a projekthez európai uniós forrásokat használtak fel – mondja Árvai Edit, a Magyar Disszeminációs Szövetség (Madisz) alapító tagja és főtitkára.

Öt helyett három

Az Új Széchenyi Terv minden szegletét ismernie kell annak a pályázónak, aki a későbbiekben nem kívánja kockáztatni nyertes projektjének zökkenőmentes kivitelezését. Az elmúlt pályázati időszakban a társadalmi nyilvánosság biztosítására szánt összegek közel 30 százalékát nem tudták lehívni, mert a pályázók figyelmen kívül hagyták a kötelező kommunikációs elemeket, illetve nem kellő gondossággal választották ki a megfelelő referenciákkal rendelkező külső szállítót.

Mindazonáltal az Új Széchenyi Tervben – összhangban a pályázók adminisztrációs terheinek csökkentésére irányuló kormányzati törekvéssel – egyszerűsítették a disszemináció folyamatát: a korábbi öt kommunikációs csomag helyett immár csak háromból kell választani, illetve kombinálni őket. Számos elemet is kivettek, de egyet – egy Térképtér nevű, térinformatikai kereső-adatbázist – hozzá is tettek.

Az, hogy a három kommunikációs csomagból melyiket kell használni, a pályázat összegétől függ: a legkisebbet az 50 millió forint alatti, a közepeset az 50 és 500 millió forint közötti, a legnagyobbat pedig az 500 millió forint feletti támogatás esetén.

Ez utóbbi kategóriába kiemelt, országos jelentőségű projektek tartoznak. A számukra előírt, komplex tervezést és kivitelezést igénylő, több szakaszból álló kommunikációs kötelezettség miatt ajánlott, de nem kötelező hivatásos kommunikációs szakember vagy külső kommunikációs ügynökség szolgáltatását igénybe venni.

Szakaszosan

Egy pályázat alapvetőn három szakaszra bontható: a beruházás előtti, alatti és a beruházást követő szakaszokra.

A projekt előkészítő szakaszában a kommunikáció első lépése a kutatás és tervezés. Általános igazság, hogy jó terv nélkül nincs jó kommunikáció. A tervezés viszont kutatási adatokra épül. Még kis volumenű, egyszerű projekteknél is ismernünk kell a működési környezetet, a piaci szereplőket, a versenytársakat és a célközönséget, valamint saját magunk piaci helyzetét. Bonyolult, összetett projektek esetében érdemes és javasolt a gyengeségeinket, erősségeinket, a piaci veszélyeket és lehetőségeket összefoglaló swot-analízist készíteni.

Kommunikációs csomagok

A megvalósítási szakasz kommunikációja főként sajtómunkára épül. A hatékony és eredményes sajtókapcsolatok alapja a jó sajtólista, amely naprakész, részletes, és tartalmazza a szakmai és általános médiát, lefedi közvetlen környezetünket, valamint (amennyiben projektünk országos érdeklődésre is számot tarthat) országos médiaelérhetőségeket is felsorakoztat. A lista azonban nem sokat ér, ha nincs mögötte személyes kapcsolat. Cél, hogy a média munkatársai elsődleges és hiteles hírforrásként tekintsenek ránk; ennek eléréséhez viszont minden megkeresésükre – és időben – reagálnunk kell.

A beruházás befejezése, a projekt hivatalos átadása nagyon jól kommunikálható alkalom. Ez a csúcspontja a kommunikációs tevékenységnek, ez fogja össze és zárja le a beruházás szakaszában alkalmazott kommunikációs elemeket.

A korábbi üzeneteket és eszközöket használjuk fel: összefoglalhatjuk az eddig kommunikált üzeneteket, összehasonlíthatjuk a korábbi látványterveket a kész projekttel, bemutathatjuk a beruházás különböző szakaszairól készült fotódokumentációt, stb.

Buktatók

A pályázók ugyanakkor nincsenek könnyű helyzetben, ugyanis kevés az olyan cég, amely az összes kommunikációs folyamatot végig tudja vinni. Ezért aztán jól gondoljuk át, hogy melyik feladatot tudjuk saját magunk elvégezni, és mikor kellhet külső szakértőt igénybe venni – például a disszeminációs táblák legyártása eléggé speciális feladat. A kommunikáció emellett külön szakma, amelynek megvannak a maga szakmai sajátosságai és követelményei.

Mindez, persze, pénzbe kerül; azonban disszeminációra általában külön, más célra nem átcsoportosítható összeg áll a pályázók rendelkezésére. Ez az összeg az 500 milliót meghaladó támogatás esetében nem is kevés: az igénybe vehető pénzmennyiség akkora is lehet, hogy közbeszerzést kell kiírni a kivitelezőre. (De olyan pályázat is létezik, amelyben a disszeminációt saját forrásból kell megoldani.)

Éppen ezért a legnagyobb körültekintéssel kell eljárni a folyamatban, ugyanis a rosszul megtervezett kommunikáció egyenlő a pénzkidobással. Sokszor előfordul, hogy a pályázók beírják ugyan a kötelező elemeket, de nem gondolják át előre, melyek lehetnek számukra az igazán hasznosak. Ha pedig rossz a tervezés, a pályázó nehézségekbe ütközhet – akár duplán költhet a megvalósításkor –, ha például olyan elemeket is vállal, amelyeket nem lehet kivitelezni adott határidőre, vagy a táblákat nem a szigorúan meghatározott arculati elemekkel készítteti el. A hangsúlyokra is vigyázni kell: egy helyi turisztikai projekt kommunikációja országosan is érdekes lehet.

Mártonffy Attila