Munkafolyamatok követésére dobozos szoftver kapható. De vannak olyan kisebb cégek, amelyeknek ezek ára elérhetetlen. Ők viszont némi ügyeskedéssel, és olyan online alkalmazásokkal, mint a Google Docs vagy a Dropbox és társaik, „fapados” workflow-rendszereket hozhatnak össze.
A workflow a cég munkafolyamatainak strukturált és logikus szervezését és azok it-támogatását jelenti: az egymást követő feladatokat és munkafázisokat, amelyeket egy vagy több személy egymás után vagy közösen hajt végre. A rendszer pedig egy olyan szoftverkörnyezetet, amely biztosítja az egész szervezet hatékony vezérlését, az egyes munkafázisok elektronikus módon történő irányítását és nyilvántartását.
Már a múlt század végén „feltalálták”, amikor is elindultak az első képfeldolgozó és archiváló rendszerek a könyvtárakban. A csoportmunka, valamint a tranzakció alapú dokumentummenedzsment-rendszerek megjelenésével is szükség volt a kifejlesztésére, hiszen a hagyományos szervezeti egységek közötti határvonal az új informatikai eszközök bevezetésével elmosódott, szükség volt tehát az üzleti folyamatok újragondolására, ami biztosítja, hogy a megfelelő információ a megfelelő időben álljon rendelkezésére a megfelelő személy számára. Fontos követelmény még az automatizálhatóság és a nyomon követhetőség.
Manapság, a felhő korszakban, ingyenes vagy alacsony havi előfizetéses online rendszereket is alkalmazhatunk. A Facebook is mostanában indítja FB@Work nevezetű rendszerét. Mindezek főként kis- és közép vállalkozások számára rentábilisek egy bizonyos dolgozói létszám alatt.
Az egyik ilyen megoldás a Google 2012 óta elérhető csomagja, amely Google Drive for Work néven vásárolható meg, illetve személyre szabott változatokat is árulnak belőle. De az ingyenes Google-szolgáltatásokból is össze lehet hozni kisvállalkozásunk számára egy egyszerű rendszert.
Alapja a Google Docs, a Naptár funkció alapvető a Gmail levelezővel egyetemben. A Hangoutsszal az értekezleteket tudjuk megspórolni, a Google+ pedig a közösségi médiát csempészi bele a munkafolyamatokba. Több újság szerkesztősége is szívesen használja, mert bárhonnan elérhetők a dokumentumok, akár egy villamoson is lehet javítani egy-egy cikket. (Lásd az „Alapélmény” keretet!)
Nem beszélve a csoportmunkáról sem, a megfelelő szerkesztőségi hierarchia is könnyen átvihető erre a rendszerre, tehát a szerkesztő, főszerkesztő (és a mára kihaló félben lévő korrektor) szerepéről sem kell lemondanunk. A „szegény ember vízzel főz” elv alapján oktatási intézmények is szívesen használják a tanár-diák kapcsolatokban a Google ingyenes megoldásait. Már nem divatos papír alapú dolgozatokat javítani, a Docs-ban egyszerűen lehet kérdőíveket készíteni a nebulók számára, a tananyag is megosztható fájlokban – hasznos ez a nagy tankönyvmizéria közben.
Microsoft
Akik már eleve a Microsoft programjain szocializálódtak, valószínűleg szívesebben választják inkább az Office 365 felhős megoldását. A redmondi cég Word–Excel–PowerPoint szentháromságával szinte minden megoldható (még az üzletiintelligencia-megoldások is, mert azok többségét eleve úgyis Excelben írják).
Van itt is remek Naptár funkció, csoportmunkára és értekezletek kiváltására az egyre profibb Skype is bevethető. A kissé fapados funkcionalitású Google megoldásával szemben ez sokkal professzionálisabb megoldásokat is lehetővé tesz, illetve tovább is lehet bővíteni a vállalkozásunk bővülése esetén egy komolyabb rendszerré.
2015-től már nemcsak a diákok, hanem az oktatók is ingyenesen hozzájuthatnak az Office 365 rendszerhez, ezért valószínűleg ez lesz az év egyik legnagyobb durranása: gyakorlatilag kötelezővé tették a használatát.
|
Az alapélmény |
|---|
|
Azt kell elképzelni, hogy kettő vagy több kolléga ugyanazt az interneten megosztott dokumentumot szerkeszti – miközben Skype-olnak, vagy chatelnek. Megbeszélhetik a változtatást, a dokumentumban látszik, hogy melyik résztvevő hol és mit csinál éppen. Igény esetén a rendszer naplózza a változtatásokat. A Google mindezt a Chrome böngészőn belülről teszi lehetővé a Drive és a Hangouts szolgáltatások révén. Mindehhez természetesen magas rendelkezésre állású, és (főleg a videókapcsolathoz) nagy sávszélességű internetkapcsolat szükséges. Azt sem hallgathatjuk el, hogy ingyenesség nem jelenti azt, hogy az online iroda felügyelete is egyszerű. A csoportok, jogosultságok beállítása, megváltoztatása, különösen a Microsoft-megoldásban, komoly hozzáértés (és türelmet) követel. (A szerk.) |
Dropbox
A legegyszerűbb csoportmunkához gyakorlatilag elég a fájlmegosztás is. Az egyik ilyen a DropBox, amely nemcsak hatalmas tárhelyeket kínál, de automatikusan szinkronizálja minden készüléken a tartalmakat. Üzleti felhasználóknak szánják a Dropbox for Business megoldást, itt a cél a 4 milliós céges felhasználó migrálása az üzleti csomag felé.
Új szerkesztési szabályokat léptettek életbe, a megosztott mappákban lévő dokumentumoknál az egyes felhasználók jogosultságai részletesen szabályozhatók: írási és szerkesztési, valamint olvasási jogokat szabhatunk meg. Így megelőzhető az illetéktelen szerkesztés és a véletlen törlés. Előírható jelszavas hozzáférés is az egyes dokumentumokhoz, ezt időben lehet korlátozni, ami a külső munkatársakkal és az ügyfelekkel való kapcsolatban nélkülözhetetlen opció. Végre lehet teljes szöveges keresést is használni az állományok között, sőt a tartalmakban is kutakodhatunk. A Project Harmony pedig a Microsoft Office környezetben tesz lehetővé közös szerkesztést, igaz, ez nem teljesen valósidejű megoldás.
Tölgyes László
