Nagymértékben átalakult az irodai munka az elmúlt években, és ezt a változást az irodai programcsomagoknak is követniük kell.
Számos globális trend felelős azért, hogy a korábban ismerthez képest jócskán megváltozott a munkavégzés jellege az irodákban. Az egyik legnyilvánvalóbb a gazdasági válság, amely erre ugyanúgy hatással van, mint bármi másra. Minden szektorban és minden vállalati méretben óriási a nyomás, hogy a dolgozók minél kevesebb erőforrást felhasználva minél hatékonyabban végezzék munkájukat – mondja Kirk Koenigsbauer, a Microsoft Office-termékekért felelős vezetője.
Generációs munkastílusok
Az is mind jellemzőbb, hogy a hatékonyságot már nem annyira az egyének, mint inkább a csoportok szintjén mérik. Emiatt minden korábbinál fontosabb lesz a munkatársak közötti együttmûködés, legyen szó akár annak hagyományosabb formáiról (állományok megosztása), akár az újszerû módszerekről (azonnali üzenetküldés, blogok, wikik).
Ez utóbbiak már némi generációs ellentétet is szítanak a munkahelyeken. Mostanában lép be a munkaerőpiacra egy olyan generáció, amely már az informatikával együtt nőtt fel, és a magánéletébe teljesen beépült az online kommunikáció és együttmûködés számtalan formája: imádják a wikiket, a közösségi hálózatokat, az azonnali üzenetküldést, és ezeket a munkában is használni akarják. „Velük szemben a harmincasok-negyvenesek már használják ugyan a számítógépet, de nem ennyire intenzíven, ugyanakkor pedig vannak olyanok is, akiknek még a telefon az elsődleges kapcsolattartási eszköz” – ecseteli a különböző munkakultúrákat Kirk Koenigsbauer.
Hatékony és ismerős
Két kihívással kell itt megküzdeni – folytatja a Microsoft szakembere. Egyrészt a vállalatokon belül csak olyan web 2.0-s eszközök használhatók, amelyek a megszokott kényelmet és funkcionalitást nyújtják, miközben megfelelnek a jogosan paranoiás informatikai vezetők (és a nem kevésbé szigorú jogszabályok) által támasztott követelményeknek a felügyelhetőség, biztonság vagy elszámoltathatóság terén. De pontosan ezek az új eszközök jelentik a második problémát: olyanoknak kell lenniük, hogy mind az újgenerációs, mind az idősebb dolgozók szívesen és hatékonyan használják őket. Senkit sem lehet (illetve nem érdemes) arra kényszeríteni, hogy hosszadalmasan tanulja egy új szoftver funkcióinak kezelését, még ha az hosszabb távon előnyt is jelent számára.
|
Office a felhőben |
|---|
|
Az Office 2010 programjainak (beleértve a SharePointot és az Exchange-et is) lesz a számítási felhőben (cloud) futtatható változata is. Ezeket használva egy kisebb vállalatnak nincs szüksége helyben szervert mûködtetni és karbantartani, mert minden szükséges funkciót elérhet az interneten keresztül. Kirk Koenigsbauer ugyanakkor hangsúlyozza, hogy az Office Web Applications (a „klasszikus” irodai programok interneten keresztül elérhető online verziója) csak kiegészítője, de nem felváltója lesz a pc-n futtatott programoknak. Utóbbiakkal ugyanis olyan feladatok és olyan körülmények között is végrehajthatók, amelyek netes szoftverekkel nem. |
A Microsoft ezért azt a megoldást választotta az Office 2010 termékcsalád esetében, hogy a már ismert eszközökbe integrálták az új munkamódszereket támogató technológiákat.
Valaki, mondjuk, egy új projekthez akar saját munkaterületet (workspace-t) kialakítani – hoz egy példát Kirk Koenigsbauer. Ehhez nem kell mást tennie, mint írnia egy e-mailt a projektcsapat leendő tagjainak, majd rákattintania egy gombra az Outlookban. Ennek eredményeképpen azonnal és automatikusan létrejön egy új projekthez tartozó munkaterület, a megfelelő jogosultsági, biztonsági és dokumentumkezelési beállításokkal – ugyanakkor a felhasználó talán azt sem tudja, hogy a SharePointtal dolgozott.
Nagyvállalati funkciók
Az Office 2010 két olyan területre is betör, amely eddig nem volt jellemző az irodai programcsomagokra: ez a két terület az üzleti intelligencia és a tartalomkezelés. (Ez előbbi annyiban nem újdonság, hogy az Excelt már régóta használják az üzletiintelligencia-eszközök megjelenítő felületeként).
Mindkét terület nagy változáson ment át az elmúlt időszakban – ad magyarázatot a Microsoft lépéseire Kirk Koenigsbauer. Kiszolgálásukra bonyolult, drága, és ezért általában csak néhány dolgozó által használt szoftvercsomagokat állítottak üzembe a cégek. A hatékony vállalati mûködéshez azonban egyrészt már a strukturálatlan adatokat (dokumentumokban, levelezésben, crm-rendszerekben tárolt információkat) is fel kell használni.
Másrészt ezeket az információkat a lehető legszélesebb kör számára elérhetővé kell tenni, mert a vállalatok (éppen a folyamatok felgyorsítása érdekében) igyekeznek minél lejjebb tolni a döntési szinteket a hierarchiában.
Együttmûködési stratégia
E két területen is érvényesül az a stratégia, amit az együttmûködés terén követ a Microsoft: a meglévő eszközöket alakítják úgy, hogy alkalmasak legyenek a pluszfunkcionalitás ellátására, anélkül, hogy ezzel megzavarnák a felhasználót napi munkájában. „Valószínûleg minden dolgozó visszariadna, ha azt hallaná, hogy mostantól feladatai közé belekerül a metaadat-kezelés is. Ám ha arra kérjük őket, hogy egy dokumentum létrehozása után töltsenek ki néhány mezőt az előre megadott kulcsszavakkal, akkor máris megkönnyítettük a dolgukat” – hoz egy újabb példát Kirk Koenigsbauer.
Természetesen nem célja a Microsoftnak, hogy kiszorítsa a piacról a nagy dokumentumkezelő és üzletiintelligencia-rendszereket. Arra viszont alkalmasnak találják a SharePointot, hogy ilyen szoftvercsomagok front-endje legyen, pontosan az Office-szal való szoros integrációja és könnyû kezelhetősége révén.
Schopp Attila
