Melyik főnök ne szeretné rajta tartani a szemét az üzleti dokumentumok áramlásán, s azon, hogy beosztottjai éppen min dolgoznak? S ha ráadásul az ezt lehetővé tevő rendszert szolgáltatásként veheti igénybe?
A technológiailag modern munkakörnyezetben dolgozók kezdik megtapasztalni, hogy a munka(hely) és a magánélet (család, otthon, szabadidő) egyre jobban összemosódik.
Ilyen körülmények között nem kis jelentősége van egy olyan eszköznek, rendszernek, amelynek segítségével bárhonnan és bármikor elérhetjük a munkánkkal kapcsolatos összes dokumentumot, kommunikációt, továbbá főnökként látjuk az alkalmazottak munkáját is. Ehhez nem kell más, mint egy dokumentumkezelő szoftverrendszer, amely a cloud computing technológiára épül, így a cégek vezetői és alkalmazottai bármikor, bármilyen számítógépről elérhetik teljes munkaállományukat. Ez az ügyviteli rendszer központilag kezeli a vállalkozás valamennyi be- és kimenő, papír alapú vagy elektronikus ügyviteli dokumentumát, illetve ellátja a dokumentumok vállalkozáson belüli ügykezelésének folyamatvezérlését – magyarázza Taivainen Krisztián, az Elastoffice Magyarország Kft. ügyvezetője.
Kötetlenül
S ha már cloud computing, akkor nem mindegy, hogy annak melyik válfaja: a nyilvános vagy a privát jöhet szóba vállalati környezetben. A nyilvános felhőszolgáltatásban nincs sok bizalom, hiszen a felhasználó nem tudja, a világ mely pontján található az a kiszolgáló, ahol az adatai tárolódnak, s ezekbe ki lát még bele rajta kívül. A magánfelhőben viszont nemcsak a szolgáltató tudja egészen pontosan, hogy ügyfele adatai mely földrajzi helyen és milyen domainnév alatt találhatóak, hanem, ha kíváncsi rá, a felhasználó is.
|
Biztonság |
|---|
|
Magánfelhő használatakor is ügyelni kell a biztonságra; így alapvető a felhasználónév és jelszó szükségessége – mutat rá Taivainen Krisztián. Private cloud esetén természetesen további garancia a biztonságra az is, ha a felhasználó minden részletre kiterjedő szerződést köt a szolgáltatóval, s ebben a szolgáltató vállalja, hogy a külső szervereken tárolt adatokhoz csak az arra jogosult személyek férhetnek hozzá, a kommunikáció és az archiválás titkosítva történik, a tárolt dokumentumok pedig hitelesítettek. Ehhez nem árt egy harmadik fél, egy hitelesítésszolgáltató bevonása sem. Még tovább erősíti a felhasználó biztonságérzetét az a tény, hogy a munka végeztével a lementett anyag nem marad a gépen. Így, azon túl, hogy nincs többé otthon felejtett fontos anyag, elveszett pendrive, megtelt e-mail-postafiók vagy winchester, nem kell félnünk az adattolvajoktól sem. |
De általában nem kíváncsiak, csupán el szeretnék érni állományaikat, illetve a dokumentumkezelő és backoffice rendszert. Ezt pedig megtehetik egy internetkapcsolattal és egy tetszőleges böngészővel ellátott általános számítógéppel. A cloud computing előnyeihez az is hozzátartozik, hogy sem helyhez, sem konkrét számítógéphez nincs kötve. Bármilyen gépről belépve mindig a megszokott felületet látjuk, és a munkánkat is ott folytathatjuk, ahol abbahagytuk.
A hegy és Mohamed effektus
Jó hír a főnököknek: amennyiben olyan dokumentumkezelő rendszert használunk, ahol a dokumentum rögzített a rendszeren belül és ehhez rendeltek a feladatok és az ezt elvégző szereplők, akkor teljes rálátást kapnak a munkafolyamatokra. Megnézhető, ki és mikor, milyen feladaton dolgozott, vagy éppen dolgozik valós időben.
A rendszer minden műveletet naplóz, azaz pontosan követhető, hogy egyes dokumentumot ki mikor nyitotta meg, mentette le, vagy szerkesztette. Akár az is követhető, hogy egyes felhasználó az adott dokumentum hányadik oldalát nézte meg. Mivel minden korábbi verzió is tárolódik az aktuális dokumentum mögött, így akár a korábbi anyagok bármikor visszakereshetők.
Ez azt jelenti, hogy nem az információhoz csatolódik majd a dokumentum, hanem a dokumentumhoz az információ. A dokumentum a rendszerben könnyen megkereshető és mellette ott van minden ahhoz kapcsolódó egyeztetés, megbeszélés, döntés. Név szerint, időrendi sorrendben, archiválva. Nincs többé bosszantó e-mail-keresés a postafiókban, jóváhagyásra váró dokumentum egy szabadságon lévő kolléga gépén.
|
Gyors hozzáférés |
|---|
|
A cloud nagy előnye, hogy az, aki ilyen jellegű szolgáltatást vesz igénybe, elektronikusan tárolt dokumentumait gyorsan és biztonságosan el tudja érni az interneten keresztül. Ez pedig jellemzően azoknak a kis- és közepes vállalkozásoknak, intézményeknek vagy nonprofit szervezeteknek előnyös, amelyeknek több telephelyük van, vagy távmunkást alkalmaznak, vagy több külsős partnert, ügynököt, illetve külső könyvelőt vagy bérszámfejtőt foglalkoztatnak – erősíti meg Fábián Zoltán, a Ricoh magyarországi it-szolgáltatási divíziójának vezetője. Az ügyfelek egyébként leginkább iratkezelésre, folyamattámogatásra, keresésre vehetik igénybe a cloud-szolgáltatást, s általában nyilvános felhőből – ennek oka, hogy a költséghatékonyság, az előre tervezhetőség, illetve az adatállomány méretezése szempontjából is ez a rugalmasabb megoldás. Ezek a szervezetek továbbá az ügyfeleikhez, az ügyeikhez tartozó dokumentumok gyors és egyszerű hozzáférésére helyezik a hangsúlyt, semmint arra, hogy dokumentumaik csak a saját telephelyük szerverén legyenek tárolva. A bizalom, persze, kulcsfontosságú, s ezt jól tudja a szolgáltató is, aki nem kockáztatja üzletét azzal, hogy nem vigyáz ügyfele adataira. |
Nincsenek elakadt projektek, nincsenek kallódó számlák és eltűnt szerződések. Ezzel az új kommunikációs módszerrel az e-mail alapú üzenetek akár 90 százalékkal csökkenhetnek.
Új szemlélet a könyvelésben
Ahhoz, hogy minden felelős személy számára helytől függetlenül és a lehető leghamarabb láthatóvá és hozzáférhetővé váljék egy irat, célszerű minden céges dokumentumot azonnal digitalizálni – már ha az eleve nem elektronikusan keletkezett. Így például egy vállalkozás könyvelője akár több száz kilométerről is azonnal látja, ha valami könyvelhető, és naponta el tudja végezni a munkáját. A cégvezető pedig folyamatos tájékoztatást kap a cég helyzetéről, és elkerülhető a havi könyvelési záráskor sok helyen még mindig jellemző káosz, valamint csökken a hibázási lehetőség is.
A szolgáltatásként igénybe vehető dokumentumkezelő, iktató és archiváló rendszer könnyedén összeköthető egy szintén felhőszolgáltatásként kínált erp-rendszerrel, illetve annak a megfelelő moduljával is, így a menedzsment komoly kimutatásokat készítő vezetői információs rendszerhez jut.
Mártonffy Attila
