A virtuális iroda a cég minden tevékenységét képes keretbe foglalni. Kezeli a projekteket, a határidőket, támogatja a távmunkát. Minden feladatot egy rendszerbe integrál, így nincs szükség külső levelezőrendszerre sem.
Manapság mindenki költséghatékony megoldásokat szeretne, s ott akar spórolni, ahol csak tud. Így vannak a cégek az irodával is. S itt nem csak arra kell gondolni, hogy egy alapvetően lakásban működő kisvállalkozás irodahelyiséget bérel egy elegáns irodaházban, profi kiszolgálással, ahol a repi vendégeit fogadja. Ez a kisvállalkozás éppen úgy bérelhet virtuális irodát is a felhőből – de ez már alapvetően irodai szoftverek igénybevételét jelenti. A választék egyre bővül, az élen azok a szoftveróriások és közösségi szolgáltatók járnak, amelyek meglévő programcsomagjaikat tolják fel a felhőbe, vagy egyéb, eleve felhő alapú szolgáltatásaik mellé teszik oda a virtuális irodai alkalmazásokat is.
Miért jó ez? Nem kell szembesülni ezer informatikai problémával és az állandó pénznyelőként működő számítástechnikai eszközökkel – éppen csak a legszükségesebbekkel. Például saját szerverre semmi szükség, így nemcsak a karbantartás, frissítés költségeit takarítjuk meg, hanem villanyszámlánk is kevesebb lesz havi mintegy 7500 forinttal.
Integráltan
A virtuális irodák terjedésének másik hajtóereje az, hogy ma már nem reggel nyolctól délután négyig tart a munkaidő, hanem a nap huszonnégy órájában. Közben néha alszunk, magánéletet élünk, intézzük ügyes-bajos dolgainkat. S hogy a munka frontján mindig bevetésre készen álljunk, meg kell teremteni a kapcsolatot (kommunikációt) pillanatnyi tartózkodási helyünk és cégünk irodaépülete között. Olyan fogalmakkal fogunk itt egyre többet találkozni, mint távmunkás és mobilmunkás, akik ugyan egyedül dolgoznak, de távolról együttműködve a kollégákkal. Ehhez pedig megfelelő hardvereszközök kellenek, mégpedig integráltan.
Integrált rendszer használatával az alkalmazottak számára egyszerűen elérhetővé válhatnak az üzleti csoportmunka-alkalmazások és szolgáltatások a vállalat központján kívül is. Virtuális irodai hálózati megoldás lehet központilag felügyelt eszköz is, amely magában foglalja a hálózati, a biztonsági és a vezeték nélküli funkciókat. Természetesen ide sorolandó az ip-telefónia is, amellyel video-, hang-, adat- és vezeték nélküli szolgáltatást lehet igénybe venni biztonságosan akár az otthonunkban is. Egy jó megoldás üzembe helyezését az alkalmazott is elvégezheti.
Közösségi hálón
Mint fentebb utaltunk rá, napjainkban gyakran előfordul, hogy az otthonról vagy útközben tevékenykedő kollégáknak az irodában ülő munkatársakkal közösen kell dolgozniuk egy projekten. Ilyenkor is képesnek kell lenniük valós időben, minden különösebb erőfeszítés és nehézség nélkül kommunikálniuk ahhoz, hogy elérjék céljaikat, és betartsák a határidőket. Ehhez pedig ötleteket lehet lopni a közösségi oldalak funkcióiból. Az emberek nagy része ugyanis hozzászokott a közösségi oldalak használatához a magánéletben, így szívesen használnak hasonló eszközöket munkájukban is a teljesítmény növeléséhez.
Az új generációs, közösségi kollaborációs platformok növelik mind az egyéni, mind a csapatokon belüli hatékonyságot, mégpedig azzal, hogy vegyítik a közösségi hálózati funkciókat a már jól bevált drótpostamegoldásokkal. Ez, a szakértők szerint, biztosítja, hogy az alkalmazottak megoszthassák egymással ötleteiket, azonnal választ kapjanak a kérdéseikre, nyomon követhessék a projektek alakulását, és tartózkodási helytől függetlenül folyamatosan naprakészek lehessenek.
Lehetőség nyílhat arra is, hogy a csapatok a megosztott munkaterületek és egyéb kollaborációs eszközök révén egy időben dolgozhassanak közösen. Így anélkül készülhetnek el feladataikkal, hogy összetett jóváhagyatási folyamatokra lenne szükség.
A fórumbejegyzésekhez hasonló beszélgetések szervezetté és célzottá teszik a kommunikációt, így pedig elvileg nincs szükség kiterjedt kutatásra a postafiókban a korábbi részletek miatt.
|
Mobilmunkásnak virtuális az irodája |
|---|
|
Egyértelműen növeli a mobilmunkások számát a globalizáció. Egy igazán globális vállalat dolgozói számára minden iroda virtuális, munkahelyük egy laptop és az ahhoz kapcsolódó mobileszközök garmadája – mutat rá a terület egyik kiváló hazai ismerője. A mobilitást követelő munkakörök számára a virtuális magánhálózat, a videokonferencia, az instant messaging és a voip-hívás mindennapi munkaeszköz. Ez a munkavállalói réteg használja ki igazán az internetkávézók adta lehetőségeket, meglévő mobilinternet-hozzáférést, vagy a kávé mellé járó ingyen wifit hasznosítja munkája elvégzésében. Mellesleg ők azok, akiket a mobilszolgáltatók meg tudnak szólítani a legújabb adatátviteli fejlesztésekkel. |
Változó munkaszervezés
Mindebből következik, hogy kulcsfontosságúvá válik az azonnali kommunikáció képessége. Ezt támasztja alá a Gartner előrejelzése is az eseti munkacsoportokról. Eszerint a munkacsoportok gyorsan létre jönnek egy probléma megoldására, de gyorsan fel is oszlanak és alakulnak át a következő feladathoz. Ezek az együttműködések gyakorlatilag csak akkor hatékonyak, ha rendelkezésre áll egy olyan kapcsolódási megoldás, amely képes az egymástól távoli, különböző munkakörökből álló emberekből alakult csoportok kommunikációjának támogatására.
Az amerikai piacelemző cég egyébként joggal hívja fel a vállalati szféra figyelmét arra, hogy készüljön fel mindazokra a változásokra, amelyek 2020-ig bekövetkeznek a munkaszervezés területén. Az akkori munkavégzők ma fiatalok: az eseti munkacsoportok, a spontán munkavégzés és a virtuális munkahelyek világában nőnek fel. A jövőbe tekintő vállalatok már most is hasznosítják az új paradigmába illeszkedő eszközöket.
A Gartner szerint a munkaszervezés jó néhány változáson fog keresztül menni az elkövetkező tíz évben. A már említett eseti munkacsoportok létrejötte mellett megszűnik a munka rutin jellege, s a csoportos munkában számolni kell előregyártott feladat- és erőforrásvázlatokkal. A munkavégzés jellege továbbá a spontaneitás felé fordul, s megnő a szimulált és kísérleti munkák jelentősége. Megnő a mintaérzékenység, ami a piaci jelenségek mintáinak elemzését jelenti. A munkahely ugyan egyszemélyes lesz, de azt többszörösen összekapcsolja másokkal a kommunikáció.
Mártonffy Attila
