Az elektronikus archiválás hivatalos elfogadása nagy könnyebbség lenne, ugyanis még ma is papíron kell megőrizni az eredeti dokumentumokat. De ha majd egyszer befejeződik az e-levéltár projekt…
Bő két és fél évvel ezelőtt indult a kormányzat kiemelt projektje az Elektronikus kormányzat operatív program keretében az e-levéltár kialakítására. A kivitelezésre kiírt első közbeszerzést azonban a Kopint-Datorgból, a Magyar Országos Levéltárból (MOL) és a Budapest Fővárosi Levéltárból (BFL) álló kiíró konzorcium először 2010 augusztusában nyilvánította eredménytelennek. Ekkor az eredeti teljesítési határidő 2011. szeptember lett volna, de ezt meghosszabbították a jelenleg is érvényes 2012. február 29-éig. Ám a 2011-ben kiírt új közbeszerzés is eredménytelen lett, és egy újabbat a jelenlegi véghatáridő mellett már nem lehet lebonyolítani; így az érintettek kérték a határidő-módosítást 2013 szeptemberére.
Változatlan elképzeléssel
Az azóta sem változott elképzelés az, hogy a központi elektronikus szolgáltató rendszer infrastruktúráját felhasználva, a levéltárakban pedig részleges, helyi infrastruktúrákat kialakítva e-levéltári rendszer jöjjön létre, beleértve a MOL egységes adatbázis-kereső programját is. Ez első lépésben Magyarország két legnagyobb levéltárát, később pedig az összes közlevéltárat szolgálja ki – mondja Szatucsek Zoltán, a MOL e-iratok főosztályának vezetője, egyben az intézmény megbízott főigazgató-helyettese.
Az eredetileg a MOL által 2007-ben kezdeményezett projekt nincs késésben, hisz akkoriban 7 évre tervezték a futamidőt. Így tehát minden megvalósul, ha a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség jóváhagyja a határidő-módosítási kérelmet. A változások nemcsak a fizikai infrastruktúrát érintik, hanem a szervezeti kereteket és a jogi szabályozást is. Tarthatatlan ugyanis, hogy a levéltáraknak a papíron keletkezett dokumentumokat mind a mai napig papíron kell megőrizniük, a digitalizált változat nem fogadható el hitelesként.
Terabájtok várnak
De mi is lesz a projekt közvetlen hatása? Röviden az, hogy nemcsak az újonnan születő elektronikus dokumentumokat lesz majd hol elhelyezni, hanem a már meglévőknek is jut bőséges hely – magyarázza Kenyeres István, a Budapest Fővárosi Levéltár főigazgató-helyettese. Ugyanis mind a BFL-ben, mind a MOL-ban több tucat terabájtnyi anyag gyűlt össze – főként digitalizált levéltári iratok –, amelyet egyelőre nem tudnak archiválni. Az e-archívum létrehozásáról márpedig jogszabály is rendelkezik.
Az újonnan létrejövő központi archívumot a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (volt Kopint-Datorg) fogja üzemeltetni, és ott fut majd az e-levéltári átvételt és archiválást biztosító központi alkalmazás is. Ebben a központban lesz tehát lehetőség az időkorlát nélküli megőrzésre, a levéltárak ide fogják archiválni az állományaikat hosszú távon. A levéltárak saját rendszerei pedig az átvételekhez, a feldolgozáshoz szükséges időszakos tárolást fogják megoldani. Ezekben az úgynevezett technológiai központokban futnak majd az egyedi beavatkozásokhoz szükséges speciális szoftverek is.
Mártonffy Attila
