Technology

e-számla
Forrás: ebill.com

Szemléletváltásra van szükség a papírfelhasználás csökkentése érdekében

Több mint 200 vállalat képviselője gyűlt össze az első Papírmentes Napon az Öböl Házban, ahol a Föld Napja alkalmából olyan informatikai megoldásokat mutattak be, amelyek segítik a vállalati papírfelhasználás csökkentését.

Soltész Attila, az Informatika a Társadalomért Egyesület (Infotér) elnöke nyitóbeszédében rámutatott, hogy jelenleg hibrid korszakban élünk: hiába állnak rendelkezésre az elektronikus megoldások, a papírmentes iroda még korántsem valósult meg, annak ellenére sem, hogy az elektronikus ügyintézés sokkal gyorsabb, költséghatékonyabb megoldást jelent a vállalatok számára.

Fekete Gábor, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkára hangsúlyozta, hogy a „papírmentes hivatal” megvalósulásához a közigazgatásban szemléletváltásra van szükség, ugyanis az elektronikus folyamatok nem egyenlők a papír alapú folyamatok elektronikus lefordításával. Ugyanakkor több olyan példát hozott a hivatal gyakorlatából, ahol a teljes eljárást elektronizálták. Az egyik ilyen sikerprojekt az Elektronikus Mérlegbeszámoló Rendszer, mellyel a hivatal több mint évi 60 tonna papírt spórol meg – ez 150 millió forint megtakarítást jelent – és 167 négyzetméter hasznos, irattárolásra használt terület szabadul fel. Előadásában arról is beszélt, hogy 2014. január 1-től az elektronikus szolgáltatások szélesebb körben elérhetők lesznek, az ügyintézések jelentős részét elektronikus úton is lehet majd bonyolítani, ami sokkal átláthatóbbá és egyszerűbbé teszi a folyamatokat az állampolgárok és a vállalkozások számára.

Czöndör Szabolcs, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) főosztályvezetője elmondta, hogy az elektronikus számlákat ugyanúgy elfogadják, így a vállalatoknak nem kell tartaniuk az átállástól. Ugyanakkor felhívta a figyelmet arra, hogy az elektronikus számlázás esetén informatikai vizsgálatra is számítania kell a vállalatoknak. Ennek kapcsán az egyik leggyakoribb problémát a nem megfelelő archiválás jelenti. A vállalatoknak ugyanis gondoskodnia kell az e-számlák megőrzéséről, emellett biztosítaniuk kell a megfelelő védelmet, hozzáférést, előkereshetőséget és értelmezhetőséget is. Olyan esetben például, amikor a számla olvasásához egy speciális program szükséges, ezt a programot is a hatóság rendelkezésére kell bocsátani.