Technology

Csala Zsolt, IPR-Insights
Csala Zsolt, IPR-Insights
Forrás: ITB

Gazdálkodj okosan – a szoftverrel is!

Egy nagyvállalat informatikai vagyonának 70 százalékát is kiteheti a szoftver. Ez a szoftvervagyon azonban egyúttal időzített bomba is lehet, amennyiben nem jól licencelik, a bomba robbanása pedig sokmilliós költséget jelenthet a cégnek.

Szoftverek nélkül nincs modern vállalati működés (ez még akkor is igaz, ha maguk a szoftverek a felhőben futnak), a szoftverek viszont sokba kerülnek. Sokba kerülnek már akkor, amikor a cég megveszi őket. Egyrészt, a vállalati szoftverek ára önmagában is meglehetősen magas lehet. Másrészt, a vállalkozások nagy része többet fizet a szoftverlicencekért, mint amennyit feltétlenül szükséges lenne. Ennek oka, hogy a szoftverlicencek rendszere bonyolult konstrukciót alkot, amin az ügyfél általában nem ismeri ki igazán magát, a gyártók, a viszonteladók pedig sokszor nem adnak világos tájékoztatást az elérhető lehetőségekről – mondja Csala Zsolt, az IPR-Insights Hungary ügyvezető igazgatója. Ráadásul a feltételek rendkívül gyorsan változnak és nagyon eltérőek lehetnek a különféle gyártóknál. Ebből adódik, hogy az IPR-Insights tapasztalatai szerint egy-egy szoftverbeszerzésre általában 30-40 százalékkal többet költ a vállalat, mint amennyit az igények alapján kellene.

A szoftverrel kapcsolatos költségeknek azonban ezzel még nincs vége. A legtöbb vállalati szoftver esetében éves díjat kell fizetni a frissítésekért és a karbantartásokért – értelemszerűen, minél magasabb volt a bekerülési ár, annál nagyobb lesz ez a díj is. Végül, de messze nem utolsósorban, drága mulatság lehet a szoftver a gyártói auditok miatt is. A szoftvergyártók rendszeresen ellenőrzik vállalati ügyfeleiknél a licenceket, és ha bármilyen okból szabálytalanságot találnak, visszamenőlegesen is ki kell fizetni a licencdíjat és a támogatási díjakat a nem szándékoltan vagy rossz konfiguráció miatt használt szoftverekért, de még azokért is, amelyek tévedésből maradtak a rendszerben. Mindezek komoly anyagi kockázatot jelentenek, hiszen egy-egy szoftveraudit nyomán több tíz vagy akár több száz millió forintos fizetési kötelezettsége is támadhat a vállalatnak.

 

Szükséges, de bonyolult

Ahogy minden auditra, így a szoftverauditra is fel lehet készülni közvetlenül az ellenőrzés előtt. De ahogy minden más auditnál, ezt csak kapkodva, magas költségekkel lehet megtenni, miközben az eredmény legjobb esetben is kétséges, és az alapvető problémát nem oldja meg, figyelmeztet Csala Zsolt.

A megoldás ugyanis a proaktív szoftvergazdálkodás (software asset management, SAM). Ilyenkor a vállalat nem auditról-auditra igyekszik rendbe rakni a szoftverleltárát, hanem átgondoltan, az informatikai stratégiával összhangban intézi az összes folyamatot a szükséges szoftverek beszerzésétől egészen azok kivezetéséig. Eközben mindig tudja, hogy éppen milyen szoftverből mennyit használ, mikor milyen licencek járnak le és azok megújítása mennyibe kerül, szabályozza az egyedi és a belső szoftverfejlesztéseket – és legfőképpen éppen annyit, de csak annyit költ szoftverekre, amennyit valóban szükséges. A Gartner piackutató cég szerint megfelelő szoftvergazdálkodással a licencköltségek 30 százalékkal is csökkenthetők – mindenki számolja ki magának, hogy az ő vállalata esetében ez mekkora megtakarítást jelent. Jó gazdálkodás mellett az audittól sem kell félni, hiszen a licenchelyzet minden pillanatban rendben van, így nem kell váratlan kiadásokkal számolni.

Az IPR-Insights tapasztalatai szerint

– a vállalati PC-ken a szoftverek 30 százaléka felesleges

– a szervereken a szoftverek fele is lehet nem jogszerű

– az átlagos magyar nagyvállalat gépein több ezer programfajta is lehet

– egy cég szoftvereinek áltagosan 25 százaléka is ismeretlen eredetű lehet

– a cégek 70-90 százaléka átlagosan 40 százalékkal többet fizet a szükségesnél a szoftverekért

Egyetlen „apró” gond van a vállalati szoftvergazdálkodással: ritkán oldható meg pusztán belső erőforrásokkal. A SAM folyamatainak kiépítése és működtetése komplex folyamat, amelyhez egyaránt szükséges az informatikai, számviteli és jogi vonatkozások pontos ismerete, valamint az ezen területek közötti összefüggések biztos átlátása. El kell tudni igazodni számtalan szoftvergyártó változatos licencelési politikájában, és ezt az ismeretet folyamatosan naprakészen kell tudni tartani. Mindehhez egy bizonyos méreten túl már célszoftverekre is szükség van. A speciális szaktudás kialakítása és szinten tartása viszont túlságosan is nagy terhet róhat a vállalkozásokra.

 

Közel a segítség

A szükséges szaktudás azonban beszerezhető a piacon működő tanácsadó cégektől. Az IPR-Insights immár 18 éve, több mint 700 SAM-projekt során gyűjti a tapasztalatokat, és ennek során egyedülálló szakértelemre tett szert – mondja Csala Zsolt. Munkatársai jól ismerik a bevált legjobb gyakorlatokat és az esetlegesen felmerülő buktatókat, valamint biztosan tájékozódnak a szoftverlicencelés útvesztőiben is. Tevékenységükkel több területen is segíthetik a nagyvállalati felhasználókat.

Szoftverleltár készítése

Ez a kiindulópont: egyáltalán, mivel is rendelkezünk? A válasz azonban már nem egyszerű, tekintve, hogy a nagyvállalatoknál ezres nagyságrendben lehetnek szoftverek több száz gyártótól, és még az sem mindig egyértelmű, hogy ki számít felhasználónak. A használt szoftverek pontos és teljes körű felmérése automatikus és manuális eszközöket is igényel, a szoftverhasználat és a szoftvervagyon összevetéséhez pedig még egyéb információkra (például számlákra, szerződésekre) is szükség van.

Szoftvergazdálkodási folyamatok

A leltárkészítés hasznos, de csak pillanatfelvételt mutat. Ha nem akarjuk újra és újra elvégezni ugyanazt a munkát, fel kell építeni a szoftvergazdálkodás fenntartható rendszerét. Ennek részét képezi az IT-stratégiához illeszkedő SAM-stratégia, valamint a SAM-szabályozások és folyamatok kialakítása. A folyamatok tisztázzák az egyes szereplők felelősségét, egyúttal segítenek csökkenteni a véletlen tévedések és szándékos normasértések számát.

SAM-rendszerek bevezetése

Hatékony szoftvergazdálkodás nem képzelhető el a folyamat minél több elemét automatizálni képes informatikai rendszer nélkül. Az IPR-Insights saját fejlesztésű, moduláris felépítésű SAM-Insights szoftvere alkalmas a teljes körű adatgyűjtésre a szoftverekről, az alkalmazások azonosítására és a pontos licenckezelésre. A termék 20 ezer gyártó 100 ezer termékének mintegy 7 millió futtatható állományát ismeri fel, lefedve ezzel a teljes vállalati kört.

Szoftverbeszerzési tanácsadás

Ahogy arról már szó volt, a vállalatok az optimálisnál drágábban vásárolják meg a szoftverlicenceket. Egy független, viszont a gyártói licencgyakorlatokban jártas tanácsadó, mint az IPR-Insights, meg tudja takarítani a fentebb említett 30-40 százalékot a beszerzési költségekből azzal, hogy a felhasználási módnak leginkább megfelelő – és minden esetben legális – konstrukciót javasolja.

Oktatás

A licencgazdálkodást iskolai keretek között nem tanítják, a vállalati szakemberek azt kénytelenek saját tapasztalataik alapján (és nem egyszer saját kárukon) megtanulni. Az IPR-Insights több mint tíz éve működő LicencAkadémiájának képzései viszont lehetőséget nyújtanak egyrészt a szoftvergazdálkodás elméleti és gyakorlati alapjainak elsajátítására, másrészt a gyártóspecifikus (IBM, Microsoft, Oracle, SAP) ismeretek megszerzésére is. Az utóbbi években már a felhőszolgáltatásokhoz kapcsolódó konstrukciók és terméklicencelési modellek között is segít tájékozódni.