Folyamatok létezhetnek dokumentumok nélkül, de a dokumentumkezelésnek folyamatok nélkül nincs sok értelme. A kettő együttes kezelése új szintre emelheti a vállalati működést.
A dokumentum- és folyamatkezelés ezer szálon kapcsolódik egymáshoz. Egy vállalatnál minden bejövő és kimenő dokumentum kapcsolódik valamilyen folyamathoz. „Olyan nincs, hogy a postás behoz egy küldeményt, azt letesszük az asztalra, és utána senkinek sem kell foglalkozni vele”, mondja Gordos Koppány, az xFLOWer üzletfejlesztési igazgatója. Sokkal inkább az a jellemző, hogy bejövő és kimenő dokumentumok tucatjai kapcsolódnak egy-egy folyamathoz. Például egy értékesítési folyamatban beérkezik egy megkeresés; arra árajánlatot ad a vállalat; szerződést köt a két fél; megrendelők születnek; teljesítésigazolást állítanak ki; majd kimegy a számla.
Mindez evidencia (kellene hogy legyen) a vállalati működésben. Az viszont már sokkal kevésbé, hogy nemcsak a dokumentumok, hanem az azokban tárolt adatok is összefüggenek egymással. Mit is jelent ez? Például azt, hogy az elfogadott ajánlatban lévő árnak kell szerepelnie a szerződésben; a szerződésben kikötött mennyiségeknek és áraknak kell bekerülniük a megrendelőkbe; és végül a számlát is csak a megrendelőben (azaz végső soron a szerződésben) kikötött adatok alapján lehet kiállítani. Elméletben ennek is így kellene működnie minden vállalatnál, de ha a dokumentumok egy egyszerű fájlrendszerben, mappákba rendezve vannak tárolva, még manuálisan is szinte lehetetlen ellenőrizni az adatok helyességét, automatizmus pedig szóba sem jöhet.
Azonban ha BPM- (Business Process Management, másnéven workflow-) rendszerbe kerülnek be a dokumentumok adatai, akkor azok bármilyen későbbi tevékenység során felhasználhatók lesznek. Így egyrészt nem szükséges mindig újra felvinni az egyes adatokat, másrészt a rendszer automatikusan ellenőrzi az adatok helyességét is, akár az először megadott és véglegesített adattartalom alapján. Vagyis ebben a modellben csak olyan megrendelő állítható ki, amely a szerződésben szereplő termékekre vonatkozik, a kikötött mennyiségben és áron. Számlát befogadni csak akkor lehet, ha azt létező megrendelő alapján, az abban szereplő termékekre és árakon lett kiállítva. Ezeket a BPM rendszer kezeli, és biztosítja, hogy másmilyen, vagy eltérő adatokkal bíró dokumentum ne kerülhessen elfogadásra. Egyfajta kontrolling típusú szemlélet honosodhat meg a vállalatnál azáltal, hogy megfelelően szabályozott üzleti folyamatok mentén kell dolgozniuk a munkavállalóknak, és ez óriási megtakarításokat jelenthet – hogy mekkorát, azt a Google és a Facebook esete mutatja. (Lásd a keretet!)
– Az ilyen jellegű működés nemcsak a külső csalások, hanem a belső visszaélések ellen is véd – teszi hozzá Szederkényi Zsolt ügyvezető igazgató. Ha a rendeléseket kizárólag a megfelelő, jóváhagyott háttérdokumentumok megléte mellett lehet teljesíteni, nem fordulhat elő, hogy teljesítés nélkül utalnak át pénzt vagy a szállítók túlárazzák a megrendeléseket, hiszen minden releváns ponton ellenőrzések valósulnak meg. Csak jóváhagyott áron, csak a jóváhagyott mennyiséget lehet befogadni, különben hibásnak minősül a számla, ezeket a rendszer ennek megfelelően is kezeli és a számla befogadását ilyen esetekben automatikusan megtagadja. Ettől még lehet kivételeket definiálni – hiszen előfordulhat, hogy aláírt szerződés nélkül kell szállítani -, de ezek is szabályozva vannak, nem hiányoznak a megfelelő jóváhagyások. Így láthatóvá válik az is, hogy pontosan ki milyen ponton avatkozott a tevékenységláncba, mit csinált és mikor – azaz az ellenőrzéseknek minden esetben felelőse is lesz.
Természetesen mindez nemcsak a beszerzési vagy számla-jóváhagyási folyamatok esetében működik, hangsúlyozza az ügyvezető igazgató. HR-szerződések, vállalkozói szerződések, panaszkezelés – bármilyen területen előnyre lehet váltani a dokumentumok és folyamatok összekapcsolását. „Ha a cégen belül áramló dokumentumokat nem szervezzük folyamatokká, akkor hiába digitalizáljuk a dokumentumokat vagy hiába automatizáljuk az előállításukat, a vállalat működése nem lesz hatékonyabb”, figyelmeztet Szederkényi Zsolt.
A dolog pedig nemcsak a szoftvereken múlik. A lényeg az, hogy a vezetők szintjén szülessen komoly elhatározás a szervezett folyamatok mentén történő működésre. Ha ez az elhatározás megvan, akkor azt a szoftverek már ki tudják szolgálni, függetlenül attól, hogy külön vagy egy rendszerben lett kialakítva a folyamat- és dokumentumkezelés. „Ha a fejekben rend van, az az IT-rendszerekkel lemodellezhető, és a vállalat jól fog működni, ha azonban ez hiányzik, akkor a legjobb rendszer sem lesz képes rendet teremteni az operatív működésben”, teszi még hozzá Gordos Koppány.
