Technology

30_business-card_420
Forrás: -

Névjegyek a felhőben

A kontaktok felhőben tárolása nem új ötlet, de még jobb, ha már az adatbevitellel és a frissítéssel sem kell bajlódni.

Bármennyire is ódivatúnak tűnnek az nfc-s mobiltelefonok mellett, a hagyományos, papír névjegyek csak nem akarnak kihalni az üzleti életből.

„Egy üzleti tárgyalás előtt a felek a névjegyeiket fogják kicserélni, nem pedig azt kérdi a másiktól, hogy bluetooth-on vagy sms-ben (ha sms-ben, akkor Nokia-kompatibilis vagy sem) küldjék-e át az adataikat” – mondja Ákos György, a Galdekas tulajdonosa.

Komoly értéket képviselnek a névjegyeken található információk, de kihasználásuk már korántsem egyszerű. Fizikai formájukban nehézkes a tárolásuk, kezelésük, az adatokban való keresés. Ráadásul az információk frissítését sem teszik lehetővé, így előbb-utóbb elavulnak. Kiút lehetne az adatok digitalizálása, de többnyire az sem működik. Kézzel az ember csak a legszükségesebb információkat írja be, és azt is hamar megunja. Lehet a névjegyeket szkennelni is, de azon is mindig van javítanivaló, hiszen egy névben vagy telefonszámban egyetlen karakterhiba sem lehet.

„Amikor az IBM-nél dolgoztam, és nyolcezer névjegyet kellett volna elektronizálni, szegény titkárnőm órákat töltött munkaidő után a szkennelt adatok javításával, de így sem végzett vele” – mondja Ákos György.

 


 

 

Biztosan pontos

Ekkor merült fel az ötlet, amely aztán a Galdekasban öltött testet. Az alapelv egyszerű: tároljuk a névjegyadatokat a felhőben, hogy bármikor, bárhol, bármilyen eszközről elérhetők legyenek, egyúttal szabadítsuk meg a felhasználót a begépelés unalmas munkájától.

Ha valaki szerződést köt a céggel, annak munkatársai begyűjtik a névjegyeket, beszkennelik azokat, majd kétszeres adatrögzítéssel gondoskodnak arról, hogy ne legyen hiba a felvitt adatokban. A névjegyeken szereplő esetleges kézírásos információk sem maradnak le, azok a „Megjegyzések” mezőbe kerülnek. Az így létrehozott névjegytárhoz platformfüggetlen internetes hozzáférést adnak a felhasználónak. A berögzített adatokat a felhasználó szerkesztheti, kiegészítheti, teljes körű, szabad szöveges keresést végezhet az összes mezőben. Mindezeken túl címkékkel láthatja el a névjegyeket, különböző csoportokat alakítva ki, ami megkönnyíti a szűrést, illetve a különféle szempontok szerinti leválogatást.

Akiknek már vannak digitalizált kontaktlistájuk, azoknak hamarosan elérhetővé válik az a funkció, hogy szabványos formátumba (Excel, csv-állomány) exportált névjegyadataikat fel tudják tölteni a Galdekas rendszerébe. Az „élesítés” előtt a Galdekas természetesen elvégzi az adattisztítást, és egységes formátumra hozza az adatokat. Az alapszolgáltatáshoz képest annyi lesz a különbség, hogy itt nem látszik a névjegy beszkennelt képe. Mi több, a szolgáltatás ingyenes formában is elérhető, ha valaki vállalja, hogy maga viszi fel az adatokat.

 

Védett adatok

A rendszer működése megfelel az adatkezelési követelményeknek, azt az adatvédelmi ombudsman is jóváhagyta. A névjegyeken szereplő személyeket e-mailen értesítik, hogy bekerültek a rendszerbe, és hozzáférést adnak nekik saját adataikhoz. Ha akarják, töröltethetik magukat (ezzel Ákos György szerint ezerből talán egy ember él), viszont lehetőségük lesz saját adataik frissítésére. Így a velük kapcsolatban álló emberek mindig az aktuális állapotukat látják, és nem fogják kettővel ezelőtti munkahelyükön keresni őket.

Mobilról is

A tárolt névjegyekhez bármikor hozzá lehet férni böngészőből, de a korszellemnek megfelelve elkészültek a szükséges mobilalkalmazások iOS-re, Androidra, Symbianra és BlackBerry telefonokra is. Az alkalmazások nem tárolják a kontaktokat, hanem hozzáférést biztosítanak a felhőben lévő adatokhoz. Úgy működnek, mint az offline kontaktlisták: a telefonszámra bökve tárcsáz a telefon, az email-címre bökve pedig feljön az alapértelmezett levelezőprogram.

A működés jellegéből adódóan nincs szükség szinkronizációra a különböző eszközök között, és a telefon- vagy platformváltás sem okoz gondot.

Alapesetben csak a névjegyek beküldői kapnak hozzáférést az adatokhoz. A vállalati ügyfeleik igényeire gondolva azonban kialakították a hierarchikus hozzáférést is. Ebben az esetben a főnök láthatja beosztottjai kapcsolatait is – ez kimondottan hasznos lehet mondjuk egy értékesítési szervezetben.

Megoldott a névjegyek utóélete abban az esetben is, ha az alkalmazott távozik a cégtől. „Azt nem lehet tőle elvárni, hogy szó nélkül maga mögött hagyja a kapcsolatait – ha ezt eleve kizárjuk, akkor egyetlen kontaktot sem fog felvinni a közös rendszerbe. Ezért mi azt alkalmazzuk, hogy a kilépő alkalmazott a saját névjegyeiről másolatot kap, amelyhez új regisztrációval hozzáférhet – természetesen az eredeti lista gyarapodását már nem látja” – mondja Ákos György. Értelemszerűen a helyére kerülő új alkalmazott is hozzáférést kap elődei névjegyeihez, és elkezdheti hozzátenni a sajátjait is.

 

Összekapcsolva

Nem okoz gondot a céges és magánjellegű névjegyek elkülönítése sem. Senki nem szeret kétféle adatbázisból dolgozni, ezért a Galdekasban is egy listán tárolják mind a céges, mind a személyes kontaktokat. Ugyanakkor a felhasználó egyetlen kattintással megjelölheti a személyes névjegyeket – ezeket utána a főnöke sem látja, és a cégtől való kilépésekor sem maradnak benne a „közösben”. „Tapasztalataink szerint a magán névjegyek aránya alig 1-2 százalék” – teszi hozzá Ákos György.

Egy vállalatnál a névjegyek és a rajtuk található személyes adatok nem önmagukban értékesek, hanem ahogyan támogatják a vállalati folyamatokat. A szabványos formátumú exportálás lehetővé teszi, hogy az adatokat összekapcsolják a vállalati háttérrendszerekkel, például crm-alkalmazással. „Természetesen nem minden vállalat szereti, ha kívülről hozzányúlnak a crm-rendszeréhez, de ha felmerül ilyen igény, ezt is meg tudjuk oldani. Ettől kezdve mindig egységes és pontos adatok lesznek a háttérrendszerben is” – mesél ennek előnyeiről is Ákos György.