Technology

24_collaboration_420
Forrás: -

Egységben a kommunikáció

A munkatársak rugalmasságának növelésével, az információk gyorsabb áramlásával a vállalat gyorsabban képes reagálni az üzleti kihívásokra. Ehhez azonban egységes kommunikáció és együttműködés szükséges, amelyek révén a munkatársak bárhol és bármikor elérhetők.


 

 

Számos definíció létezik a unified communication and collaboration, azaz egységes kommunikáció és együttműködés (ucc) fogalmának meghatározására. Ennek az az oka, hogy a piac szereplői különböző irányokból érkeztek erre a területre: ki a nagyvállalati  , ki az asztali szoftver, ki az ip-telefónia megoldások felől. Lengyel Csaba, a Vialto ügyvezetője szerint valójában integrált és konvergens kommunikációs és együttműködési megoldások összességéről van szó. Ahol a rendszerbe kapcsolt munkatársak és különböző technológiájú elérhetőségeik egyértelműen összekapcsolhatók, nem kell azon gondolkodni, milyen eszközzel akarjuk elérni a munkatársunkat, azt a rendszer automatikusan megoldja. Mindenkivel olyan csatornán jön létre a kapcsolat, amilyet a pillanatnyi státusza megkíván. Fontos megbeszélés közben például nem kezd csörögni a mobiltelefonja, csak egy diszkrét üzenetet kap a sürgős intézendő feladatáról. Elmélyült munka során nem kap zavaró megkereséseket, mert azok hosszú időre kizökkenthetik a munkamenetből. Viszont az általa fogadni kívánt formában a kommunikáció mindenképpen létrejön, erről a rendszer automatikusan gondoskodik.

 

Lengyel Csaba, Vialto
Lengyel Csaba, Vialto
Már megint a fiatalok

Az integráció és a konvergencia három dologban nyilvánul meg: a kommunikáció módjában (e-mail, videó, chat stb.), a helyszínben (iroda, otthon, útközben, nyilvános helyeken) és eszközben (okostelefon, tablet, pc, ip-telefon, videókonferencia-berendezés). Mindezek az eszközök a nagymértékben javítják a kommunikáció hatékonyságát.

Tipikus felhasználói az ucc-nek a globális vállalatok, ahol távoli telephelyeket, embereket kell összekötni nagyon rövid időn belül, akár kontinensek között. Fontos, hogy mindenki tudja, az adott pillanatban miként érhető el például egy bizonyos kompetenciával rendelkező szakértő. „Hasznos az ucc a cég ugyanazon városban lévő telephelyei között is. Kiváltja a személyes találkozókat, így sok utazási időt lehet megtakarítani” – teszi hozzá Horváth András, az IBM Magyarországi Kft. vezető szakértője. Nem beszélve arról, hogy mire végre összejön a személyes találkozó, egy sor információ elavulttá válhat. Az ucc jóvoltából azonban ki sem kell mozdulni az irodából, s mindenki nemhogy napra, de órára, sőt percre kész marad.

Lengyel Csaba szerint nagyon erős mozgatórugója az egységes kommunikációnak maga az „Y” generáció. A fiatalok már az egyetemen megszokták, így később teljesen természetesnek veszik, hogy okostelefonon , tableten érjenek el valamit, s nem hajlandók várni, amíg valamilyen gép mellé jutnak. Mint ahogy egyre kevésbé hajlamosak arra is, hogy emailben kommunikáljanak. inkább chatet, közösségi oldalakat, mikroblogokat használnak. Így nincs más hátra, mint hogy a munkahelyük más csatornákat (közösségi médiát, chatet) is bevessen, természetesen egységes, integrált formában. Ennek az az előnye, hogy  a fiatalok a saját kommunikációs módszereiket használva gyorsabban tudnak beilleszkedni a vállalati kultúrába, s ezzel az átlagnál hamarabb tudnak értéket termelni – mutat rá Horváth András.

Uccu a felhőbe!

A vállalati kommunikáció fejlődésének köszönhető decentralizáció a felhő alapú megoldások bevezetésére ösztönzi a vállalatokat. A Siemens Enterprise Communications egyik felmérése szerint a vállalatoknak csupán 16 százaléka használ jelenleg felhőszolgáltatásokat. Ennek ellenére a válaszadók 45 százalékának kommunikációs tervében szerepelnek a felhőalapú megoldások, és háromnegyedük a privát felhőt részesíti előnyben a nyilvánossal szemben. A felmérés szerint a vállalatok elsősorban a webes együttműködést biztosító, ucc- és videokonferenciás alkalmazások használatát tervezik a felhő alapú rendszerekben.

 

Már 8-10 éve létezik a ucc koncepciója. De a világtendenciák most teszik „forróvá”. Az új generáció már új, rugalmas kommunikációs csatornákat használ a helyzettől függően. Ezért a cégek is egyre inkább az online csatornák felé fordulnak az ügyfeleikkel folytatott kommunikációban.

Igen gyorsan terjednek az okostelefonok és a tabletek. A munkába berobbant a mobilitás, aminek révén bárhol, bármikor elérhetők lettünk és kedvünkre váltogathatunk a kommunikációs csatornák között. A harmadik tényező a munka és a magánélet összemosódása – sorolja Lengyel Csaba.

Mindezek miatt az egységes(ített) kommunikáció bevezetése egy vállalatnál nem (csak) technológiai kérdés; sokkal inkább az üzleti transzformációt kell szem előtt tartani. Ennek jegyében változtatni kell a vállalati kultúrán, az emberek kompetenciáin, hozzáállásán. Ha ez sikerül, javul a működési hatékonyság, s ennek révén a megtérülési mutatók is kedvezőek lesznek.

Horváth András, IBM Magyarország
Horváth András, IBM Magyarország
Miközben élvezzük és kihasználjuk az egységes kommunikáció hatékonyságát, nem szabad megfeledkeznünk arról az óriási mennyiségű információhalmazról, amelyet a rendszer egyes elemei az idők folyamán összegyűjtenek. Horváth András szerint ez a tudás nem csak jelenlegi kollégáinktól származhat, a volt munkatársak tudása is fellelhető. Például valaki szakértőt keres egy témában. Sok esetben nem is egy adott személyt keresnek név szerint, hanem kompetenciát, és a kompetencia mellé ad a rendszer neveket és információt arról, hogy az illetők éppen elérhetők-e a rendszerben.

 

Belső közösségi háló

Ha a rendszert a korszerű trendeknek megfelelően kiegészítjük belső, közösségihálózat-szerű eszköztárral, akkor például egy multi helyi munkatársai hozzáférhetnek a többi leányvállalat tudás- és adatbázisához, s tudni fogják, mi történik termékeikkel a világ másik felén. Ez pedig nagyban elősegíti az értékesítési politika egységesítését, továbbá javítja a vállalat megítélését.

A kommunikációs és az információs technológiák, megoldások konvergenciája további előnyökkel is jár. Egyrészt nem kell külön személyzetet fenntartani az egyes technológiákra, másrészt megszűnik az egymásra mutogatás, hiszen a két, kombinált technológiát immár nem több, hanem egy cég szolgáltatja. Ez nemcsak hogy gyorsabb eljárásokat, hanem költségmegtakarítást is eredményez az ügyfélnél.