Utánajártunk

40_o-TAX-TRAPS-HOLIDAY_420
Forrás: -
Amikor egy projekt rémálommá válik

Amerikai minisztérium esete egy felhőszolgáltatóval

Az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma (Department of Labor, DOL) teljes vakvágányra futott az Oracle e-üzlet csomagjához tartozó Financials (pénzügyi alkalmazások) modulok egyik implementációjával. A történetből sokat tanulhat az összes nagy tervekben gondolkozó vállalat, hogy mit hogyan, de inkább hogyan ne tegyen.

2008 júniusában a minisztérium tíz évre szóló 50,4 millió dolláros szerződést kötött a Global Computer Enterprisesszel (GCE-vel). A DOL megpályáztatta az érdeklődőket, és saját állítása szerint alapos ellenőrzés után hozta meg a döntést. Meglepetést okozott vele, mert az évi 25 millió dolláros forgalmat bonyolító GCE nem tartozott a legnagyobbak közé, viszont többet nyomott a latban, hogy kiváló referenciákkal rendelkezett, szolgáltatásairól három szövetségi ügynökség is elégedetten nyilatkozott.

 


 

 

Szerződéskötéstől a bankcsődig

A szerződés tárgya az Oracle Financials volt, első részeként a GCE-nek saját számítási felhőjébe kellett költöztetnie a DOL-t, az Oracle szoftveréhez kapcsolva a minisztérium teljes pénzügyi rendszerét. A szerződés hátralévő részeként szoftverkarbantartásért és szolgáltatások hosztolásáért fizetett a minisztérium.

Az akkorra már 11,5 millió dollárt kifizető minisztérium 2010 elején bejelentette, hogy új rendszere az Oracle Financials alatt működik, a régit pedig megszüntette. Washingtoni belső információk szerint a GCE a teljes Oracle pénzügyi csomagnak csak egy kis részét implementálta 2010-ig, később folytatta, miközben a költségek meghaladták a szerződésben meghatározott összeget. 2010 és 2012 között a DOL – és partnereinek a GCE – további 57,7 millió dollárt fizetett ki.

2013-ban az FBI vizsgálatot indított a GCE-vel szemben. Azzal indokolták, hogy a cég az Egyesült Államok törvényeit megszegve külföldi állampolgárokat alkalmazott kényes, belső szövetségi információkat is kezelő munkára, olyan feladatokra, amelyeket az érvényben lévő törvények szerint kizárólag amerikai állampolgárok végezhetnek. A GCE nyilvánvalóan a működtetési és más költségeket akarta jelentősen csökkenteni, viszont ezzel a gyakorlattal nemcsak a szerződésben leírtakat szegte meg, hanem a DOL adatbázisából elvileg azonosítható személyes információk is kiszivároghattak, amelyekkel illetéktelenek vissza is élhettek.

Hepiend lesz?

Az Oracle Financials licencelésére és az információtechnológiai szolgáltatások hosztolására, adminisztrálására újabb pályázatot kell kiírni, amire 2015 augusztusától lehet jelentkezni, és 2016 májusában hirdetik ki a győztest. 238 millió dollárról szól a következő, nyolcéves szerződés. A GCE 2008-as ajánlata ennek az összegnek az ismeretében különösen alacsonynak tűnik.

A GCE hiába kasszírozott be 2013-ban az eredeti szerződés értelmében újabb 14,5 millió dollárt, kifutott a pénzből, és 2014 szeptemberében bankcsődöt jelentett be. A szolgáltatót elvileg folyamatosan figyelő DOL már 2013-ban rendelkezett információkkal a cég anyagi helyzetéről, de az igazán súlyos problémák csak 2014-ben jelentkeztek, miután a GCE közölte a DOL-lal a tényállást. A minisztériumnak ekkor már komoly gondot okozott pénzügyi rendszerének további működése.

Az amerikai kormány egyik ismert partnerét, a Booz Allen Hamilton menedzsment- és technológiai konzultációs céget kérte fel a tűzoltásra, hogy addig segítse a jelenlegi pénzügyi rendszer működtetését, amíg nem költöztetik át a Közlekedési Minisztérium megosztott szolgáltatásplatformjára.

 

Adatok és licencek

A történet leegyszerűsített tanulsága, hogy egy szervezetnek, vállalatnak a szerződéskötés mellett a szerződésben leírtak gyakorlati kezelésére is nagyon oda kell figyelnie.

A hatékony szerződésmenedzselés több kritériumon alapul, amelyeknek a minisztérium nem tett eleget.

Ezek egyike a saját adatok birtoklása. A szerződésben a DOL nem fogalmazta meg, hogy a GCE dolgozzon ki adatkivonatoló folyamatot, és hogy az adatokat rendszeresen, gépileg olvasható formában juttassa el a minisztériumnak. Csak 2012 júniusában kezdtek próbálkozni vele, de nem jártak sikerrel, saját adataik nem kerültek vissza hozzájuk. A bankcsőd után még kaotikusabbá vált a helyzet, amelynek kezelése egyre nagyobb kiadásokkal járt. A GCE már korábban kérelmet adott be a bíróságnak, hogy bonyolult újabb szerződés keretében „interfészeket, licenceket, szervereket, szoftvereket és dokumentációkat” adjanak el, cserébe viszont maradjon érvényben a DOL-lal kötött kontraktus. 2013. december 3-án meg is kötötte az újabb – 23,5 millió dolláros – szerződést a minisztériummal, amelynek értelmében „egyedüli külső forrásként” a DOL által kiválasztott kintlévőségeket visszajuttatja eredeti tulajdonosához, valamint interfészt biztosít egy új DOL adattárházhoz.

A DOL a kormányzat 25 ezer dollár feletti beszerzéseit számon tartó FedBizOpps.gov portálon leszögezte, hogy „a GCE az egyetlen elérhető forrás, amely képes megvalósítani a szolgáltatást.”

A licencek birtoklása szintén fontos kritérium, ugyanis még mindig tisztázatlan, hogy kit illetnek meg az eredeti szerződés értelmében kifizetett Oracle–licencek. Úgy tűnik, hogy a GCE saját nevében vásárolta meg azokat a DOL pénzügyi rendszere számára. Mivel az Oracle általában korlátozza licencei átruházását, több mint valószínű, hogy a minisztériumnak új licenceket kell vásárolnia, mert pénzügyi rendszerét csak így tudja tovább működtetni.

 


 

 

Ki legyen a szolgáltató?

Sokszor elmondták és leírták, de ez a történet is bizonyítja, hogy nem elégszer: nagyon alaposan kell kiválasztani a felhőszolgáltatót, különben könnyen előfordulhat olyan abszurd helyzet, hogy egy minisztérium online adminisztrációja pont egy csődöt jelentő szolgáltató számítási felhőjében fut. A csődöt nemcsak bejelentették, hanem azzal egy időben a GCE felhőszolgáltatását is felfüggesztették. Az új adattárház még nem működött, a DOL-nak nem maradt más választási lehetősége csak az, hogy átvegye a GCE felhőszervereire vonatkozó bérleti szerződését.

Általános tapasztalat az is, hogy szervezetek „felhőbe költözésekor” kevesen dolgoznak ki B-tervet arra az esetre, ha a szolgáltató hirtelen leáll, működését beszünteti.

A szolgáltató kiválasztásának általánosabb tanulsága, hogy óvatosan kell kezelni az alacsony árajánlatokat. Kisebb szolgáltatók árai ugyan vonzóbbak lehetnek, de egy amerikai költségvetési szervnél célszerűbb, ha a „biztonság, kerül, amibe kerül” az elsődleges szempont.

Az eredeti szerződésre pályázó többi cég 75 és 85 millió dollár közötti összeget kért, a DOL választása viszont a sokkal kevesebbet ajánló GCE-re esett. Nem ártott volna jobban utánajárniuk, hogy miért ilyen nagy a különbség, különösen egy kevésbé ismert (igaz, jó referenciákkal rendelkező) kisebb cég esetében.

 

Projektmenedzsmentből elégtelen

A minisztérium azzal is hibázott, hogy nem kísérte kellő figyelemmel a felhőbe migráltatás kivitelezését. Kiszervezett projekteknél különösen fontos a rendszeres és alapos monitoring. De ha kizárólag a költségvetést nézzük, a GCE esetében már az első év végén is merültek fel problémák, amelyek aztán évről évre súlyosbodtak. A DOL csak várt, pedig a legelsőnél részletes jelentést kellett volna kérnie. Figyelmen kívül hagyta a szerződésmenedzselés alapelveit – súlyos árat fizetett érte.

Tanulságok? A minisztérium pénzügyi rendszerének csődje egyértelműen bizonyítja, mennyire fontos a minden szempontból alapos szerződéskötés és a jó projektmenedzselés.