Technológia

Posta az irodában

Van egy olyan, nem is kicsi terület a vállalati tevékenységek körében, amelyrõl nem is gondolnánk, hogy informatikai eszközökkel támogatható és ezzel hatékonyabbá tehetõ lenne: ez pedig a postai elõkészítés, postázás.

Nem egy vállalkozásnak visszatérõ vagy éppen folyamatos feladata nagy mennyiségû levélpostai küldemény elõállítása és elküldése. Minden szolgáltató cég bocsát ki számlákat, a direkt marketinget alkalmazó cégek levelek tízezreit küldik ki egyszerre, az illeték- és földhivatalok is óriási forgalmat bonyolítanak le. És hiába az elektronikus levelezés térhódítása, egyetlen cég sem tudja nélkülözni a postát.

A jó hír, hogy a postázandó dokumentumokkal kapcsolatos tevékenységi folyamat minden fázisában megtámogatható informatikai rendszerekkel.

Levelek másképpen


A dokumentumok már a nyomtatás elõtt felkészíthetõk a további gépi feldolgozásra – mondja Helfrich István, az ilyen berendezések és rendszerek forgalmazására szakosodott Postaktív Kft. kereskedelmi igazgatója. Ennek lényeges eleme az OMR- (Optical Mark Reading) kód felvitele: a kód a lap szélére kerülõ apró vonalkákból áll, ezek vezérlik a borítékológépeket. Apróságnak tûnhet, pedig nem az: a számlák esetében például nagyon gyakran elõfordul, hogy különbözõ számú lapból állnak, és ilyenkor az OMRkód gondoskodik arról, hogy minden borítékba csak a megfelelõ számú lap kerüljön. Ugyanebben a fázisban – a dokumentumot elõállító szoftver (például számlázóprogram) és a fizikai nyomtatás között – lehetõség van a levelek, számlák tetszetõs logóval, vonalkóddal kiegészített, egyéni megformázására is; ezt ugyanis számos régebbi, de még használatban lévõ szoftver nem teszi lehetõvé. A következõ lépés a borítékolás, amely nagyon sok helyen még kézzel történik. Helfrich szerint ilyen gépet ott érdemes venni, ahol egy-egy hónapban legalább 10 ezer küldeményt kell borítékolni. Számítások szerint egy tempósan dolgozó ember egy nap maximum 800 levelet tud borítékba zárni; a minimálbért feltételezve ez küldeményenként 3 forintos költséget jelent. A gép ennél legalább hússzor gyorsabb, és havi tízezer levélnél három év alatt megtérül a befektetés (nagyobb mennyiségnél értelemszerûen gyorsabban).

 

Sorban állás nélkül
A következõ nagy lépés a bérmentesítés. Nagy levélmennyiségek mellett már senki nem bajlódik bélyegekkel; a Magyar Posta a havonta 50 ezer forintnál többet forgalmazó vállalatok számára lehetõvé tette a díjhiteles rendszer használatát (Magyarországon körülbelül 6000 ilyen vállalkozás mûködik), vagyis amikor utólag fizetnek a feladott küldemények után. A postai várakozást csökkentheti a bérmentesítõ gépek használata, amelyek tulajdonképpen kihelyezett, szûkített funkcionalitású postahivatalok: arra alkalmasak, hogy a levelekre rányomtassák a bérmentesítés értékét és a feladás idõpontját (e két adat meglétét a hírközlési törvény is elõírja), amelyeket egyébként a postákon tesznek meg. (A gép mûködésérõl lásd keretes írásunkat.) Miért éri meg a cégeknek, hogy olyan tevékenységet végezzenek, amely voltaképpen a posta feladata lenne?

Az csak az egyik elõny, hogy a posta az ilyen gépek használóinak 2 százalék kedvezményt ad a forgalomból. A magára valamit is adó cégnek az sem lehet közömbös, hogy küldeményei már küllemükben is szebbek lesznek; a fentebb említett két adaton kívül még egy tetszõleges lenyomat (például az aktuális ünnepre vonatkozó) elhelyezhetõ a borítékon. A bérmentesítõ gép igazi elõnye akkor mutatkozik meg, ha együtt használják valamilyen kiegészítõ szoftverrel, mondja Helfrich István.

A Postaktív Win- PA terméke például alkalmas a posta által megkívánt formátumú és tartalmú feladókönyv és tértivevények automatikus kitöltésére: ehhez csupán be kell tölteni a címzettek listáját a körlevélhez használt adatbázisból, majd utána néhány gombnyomással kinyomtatható. Ezt még kiegészíti a bérmentesítõ gép automatikus beállítása: a küldemény típusától és rendeltetési helyétõl függõen a beépített postai díjszámító modul kiszámolja a bérmentesítési értéket. További idõmegtakarítást tesz lehetõvé, hogy az elõre bérmentesített küldemények gyorsabban feladhatók a postán.