Business

A projektvezetés kulcstényezõi

Egy projekt sikere nagymértékben függ a projekt szervezetétõl. Kettõs, hármas, sõt több összetevõjû szervezetekkel is találkozhatunk.

Elméletben általában egy projektcsapatról szokás beszélni, a gyakorlat azonban sokszor rácáfol erre, és azt tapasztaljuk, hogy több projektszervezet dolgozik együtt – fogalmazott Perneczky Zoltán, a Unisys szakembere. Egyszerû példája ennek, amikor az ügyfél és a szolgáltató közösen vezet be valamilyen informatikai rendszert. Ilyenkor bevett dolog két párhuzamos projektszervezet felállítása, két projektvezetõvel.

Legyen egyetlen projektvezetõ!


Az sem ritkaság, hogy a fenti két szereplõ mellett megjelenik egy független minõségbiztosító, amelyik szintén projektszerûen mûködik. Létrejön tehát a hármas projektszervezet. Nagy és összetett projekteknél pedig az sem kizárt, hogy még több projektszervezet dolgozik együtt. Hogyan lehet elérni, hogy ezek a többszereplõs projektek sikeresek legyenek? A munkákat a lehetõ legjobban össze kell hangolni, ennek pedig az az egyik alapfeltétele, hogy egyetlen elkötelezett projektvezetõ (szponzor) fogja össze az egész projektet, mégpedig lehetõleg a megrendelõi oldalon – vélekedett a szolgáltatói oldalt képviselõ Perneczky Zoltán. Így érhetõ el ugyanis a legnagyobb biztonsággal, hogy a projektszervezetek hatékonyan tudjanak együttmûködni.

 

Eltérõ szerepek
Két- vagy többoldali projektszervezeteknél a siker elengedhetetlen feltétele az is, hogy mind a szállítói, mind pedig a megrendelõi projektvezetés feladatait pontosan definiálják, felelõsségét egyértelmûen körülhatárolják és megkülönböztessék – mutatott rá a megrendelõi oldal képviseletében Pallagi Róbert a Fõvárosi Gázmûvektõl. Fontos, hogy a projektszervezetek egységesek legyenek, csak a szerepkörökben lehetnek eltérõ megoldások (így például célszerû a külsõ és a belsõ oldalon eltérõ szerepeket meghatározni). A projektben érintett vállalat makro- és mikroklímája határozza meg azt, hogy kettõs vagy többes projektszervezetet kell-e kialakítani. A makrokörnyezeten például a vállalat méretét, az iparági specialitásokat, az alvállalkozói formát, míg a mikrokörnyezeten elsõsorban a vállalat belsõ mûködési kultúráját kell érteni – fogalmazott Pallagi Róbert.

Hasznosak a könyvek
Prónay Gábor, a 6. Távközlési és Informatikai Projektmenedzsment Fórum fõszervezõje hozzászólását a kerekasztal-beszélgetés vitaindítóihoz a „Szeretem a könyvet” – megjegyzéssel kezdte. Rámutatott: hogyha a projektek gyakorlata látszólag el is térhet az évszázados szakmai tapasztalatokat összefoglaló könyvekben leírtaktól, az csak a hangsúlyok, prioritások különbözõségével magyarázható. A projektmenedzsment módszertanának legfontosabb feladata az egyedi, komplex feladatok megoldásánál jelentkezõ érdekkülönbségek közös célrendszerbe illesztése. Mindehhez nagy segítséget jelentenek a könyvekben található szakmai tapasztalatok még akkor is, ha sokszor a sorok közül kell kiolvasni a társadalmi, vállalati, szakmai és egyéni munkakultúrák egymáshoz illesztésének megoldásait; ez elsõsorban a projekt eredményes megvalósításáért egy személyben felelõs projektmenedzser feladata.

A vállalati projektirodáké a jövõ
A projektiroda jellegzetes terméke a projektmenedzsment fejlõdésének. Kezdeti, korlátozott szerepébõl kinõve, a nagyobb projektek szabványos szervezeti egységeként napjainkban egyre több operatív funkciót valósít meg, támogatva a projektvezetõ munkáját – fogalmazott Pálvölgyi Lajos, az Interprojekt XXI. Kft. szakértõje. Egy nagyobb projekt esetében a projektiroda fõ funkciói például a következõk:

  • a projekt elõrehaladásának követése;
  • a részletes projektterv folyamatos frissítése;
  • a pénzügyek menedzselése;
  • jogi támogatás;
  • beszerzések. A nem túl távoli jövõben várhatóan egyre inkább vállalati projektirodák alakulnak. Ezek nem az egyes projektirodák egyszerû összevonásával jönnek létre, hanem vállalati szintû feladatok megoldására szakosodnak, segítve ezáltal a projektorientált szervezet kialakítását. Míg a projektirodák idõlegesek, addig a vállalati projektiroda állandó jellegû szervezeti egység. Néhány fõ feladata:
  • az egységes projektmenedzsment-eszközök és -módszertan bevezetése;
  • a projektek kezdeményezése, kiválasztása, követése stb.;
  • a projektben érintett szervezeti egységek együttmûködésének koordinálása;
  • oktatás. Nem feladatuk azonban a vállalati projektirodáknak a projektek napi menedzselése.

Megjegyzendõ, hogy Magyarországon egyelõre még csak vállalati projektirodakezdeményekrõl beszélhetünk. A nemzetközi gyakorlatban azonban már bõségesen találkozhatunk ilyen, mûködõ szervezetekkel is.