Óhatatlanul megszakítjuk a hívott fél tevékenységét a
telefonhívással. Ezért az első megnyilvánulásnak annak kell(ene) lennie minden
esetben, hogy megkérdezzük, nem zavarjuk-e az illetőt. Amennyiben konkrét ügy
megbeszélése céljából hívunk fel egy üzleti partnert, nem árt, ha bevezetjük a
témát, s megkérdezzük, van-e most lehetőség annak megvitatására.
Ezt a kérdést meglepően kevesen teszik fel, ami nem túl nagy
beleérző képességről tanúskodik. Pedig egyáltalán nem magától értetődő, hogy a
hívott fél minden körülmények között rendelkezésünkre álljon – hívja fel a
telefonetikett egyik jellemző megsértésére a figyelmet Torma
Kálmán vezetési tanácsadó, szervezetpszichológus.
Alkalmas időben és
ideig
Nem árt, ha tudjuk, hogy ha hívással megszakítjuk valakinek
a munkáját, az illetőnek 10–15 percbe telik, mire visszazökken a régi
kerékvágásba. Így nem ritkán előfordul, hogy a vonal túlsó végén csak
udvariasságból, kényszeredetten elegyednek velünk szóba, s a beszélgetés nem
éri el célját. Pedig – különösen a mindig bekapcsolt állapotban lévő
mobiltelefonok világában – a hívott fél nyugodtan mondhatná, hogy nem ér rá,
hívjuk vissza később. Különösen indokolt a beszélgetés későbbre halasztása, ha
a hívott fél külföldön tartózkodik.
A céges telefonálások másik sarkalatos pontja a megfelelő
időpont kiválasztása. Az előre nem egyeztetett beszélgetésekre mindig a
feltételezett munkaidőben (9–18 óra között) kerítsünk sort. Ne tegyük próbára
partnerünk türelmét azzal, hogy esetleg otthonában vagy kikapcsolódása közben
zavarjuk. A feltételezett munkaidőt akkor is tartsuk be, ha már hosszabb ideje
ismerjük ügyfelünket, illetve ha ma már egyre többen igen rugalmasan értelmezik
a munkaidőt.
Célszerű a telefonhívás elején tisztázni azt is, hogy
előreláthatólag mennyi ideig fog tartani a beszélgetés és következetesen
tartani is magunkat a beígért időkerethez. Ugyanis ha azzal kezdjük, hogy van-e
néhány perce, akkor a beszélgetés a valóságban jóval tovább fog tartani, s
ezzel súlyosan visszaélünk beszélgetőpartnerünk idejével és türelmével, bár azt
akartuk jelezni, nem vesszük igénybe sokáig, mégis bizonyosan tovább terheljük,
mint amennyi neki jólesik. Ha viszont
úgy vezetjük fel, hogy tíz-tizenöt percre van szükségünk, akkor nagy
valószínűséggel be is tartjuk ezt az időkeretet. Törekedjünk azonban arra, hogy
átlagos esetben, ne húzzuk tovább a hívást öt percnél.
Mutatkozzunk be!
Már az első néhány mondat befolyásolhatja a rólunk és
közvetve a cégünkről kialakuló képet is. Ezért fontos, hogy mindig megfelelő
beszédtempóban, hangsúlyozással, artikulációval és érthetően fogalmazzuk meg a
mondanivalónkat. Kezdjük mindig a napszaknak megfelelő köszönéssel, s ami a fő,
ne felejtsünk el bemutatkozni!
Ez utóbbi, sajnos, nem mindig triviális, különösen a szám-
és névkijelzős mobiltelefonok esetében. Bemutatkozni még akkor is ildomos, ha
tudjuk, hogy a hívott félnek jelzi a telefonja a hívó személyét. Közvetlenebbé
lehet tenni a beszélgetést, ha a hívott felet már akkor nevén szólítjuk, amikor
felvesszük a telefont. A hívottnak is jobban esik, ha a kijelzőn felbukkanó név
segítségével szólítja meg partnerét.