Focus

27_erp_420
Forrás: -

Új szelek és felhők a vállalatirányításban

Számos erp-szállító hangoztatja, hogy az ő erp-rendszere már következő generációs. De a vevők erről vajon hogyan győződhetnek meg? Nos, keressék a jeleket! A jövő rendszereinek jellemzői bizony nem találhatók meg az egyedi vagy a kevésbé modern megoldásokban. Egy valami viszont közös a régiben és az újban: az ügyfélkapcsolatok fontossága.


 

 

Azt ígérik a szállítók, hogy a következő generációs vállalatirányítási (erp) rendszerek egyszerűbbek és jobban „fogyaszthatók” lesznek. A megrendelők ugyanis egyre kevésbé tolerálják a nagy, monolitikus és drága rendszereket. Olyat akarnak, amely például össze van integrálva a projektmenedzsment- vagy kockázatkezelési rendszerrel, s hatékony kollaborációt tesz lehetővé a partnerekkel. S mindenképpen kapcsolódjon hozzá ügyfélkapcsolat-kezelési (crm) rendszer.

 

Elkötelezettség és rugalmasság

A következő generációs erp szállítója mindenekelőtt elkötelezett: pontos és folyamatos fejlesztési tervekkel rendelkezik. Ez az erp működjön együtt a meglévő informatikai rendszerrel, sőt, javítsa annak funkcionalitását. Ez úgy érhető el, hogy bármilyen erp-alkalmazásból meg lehessen hívni a dokumentumkezelő rendszert, a projektmenedzsment-rendszert, sőt az alapvető irodai hatékonyságnövelő eszközöket is.

Lényeges a rugalmas, módosítható platform is – ugyanis nincs olyan erp, legyen bármilyen jó is, amely mindenkinek az igényét kielégíti. Még a legrobusztusabb vállalatirányítási rendszer funkcióinak is csak 80 százaléka felel meg az igényeknek, a maradék 20 a testre szabásról szól. A módosítható és a körülményekhez adaptálható szoftver mindezt figyelembe veszi. A terméket ugyan átfogó alapfunkcionalitással bocsátják ki, de oly módon, hogy javításokat, módosításokat nagyobb beruházás nélkül és kevesebb fejlesztési idővel lehet integrálni.

 


 

 

Hatékonyan, mobilan és élményszerűen

A modern erp-rendszer növeli felhasználója termelékenységét és hatékonyságát is. Teszi ezt úgy, hogy minden munkatársnak és csoportnak szerep alapú, egységes kezelői felülettel könnyű és gyors hozzáférést biztosít az őket érintő funkciókhoz. Nem kell már bonyolult menürendszerekből kiválasztani a megfelelő funkciót, alkalmazást, a felhasználói felület feldobja a feladatot és a hozzájuk tartozó alkalmazásokat. Nem kell hosszú órákat tölteni információkereséssel sem, a következő generációs erp automatikusan szállítja ezeket (működése „push” jellegű.) Növeli a felhasználói élményt az adatbevitel újszerű, egyszerűsített módja is, ugyanis a folyamatot a vállalatszerte elhelyezett, az adatokat automatikusan gyűjtő érzékelők támogatják.

A jövendő erp-megoldásai, sőt, a jobbak már ma is lehetővé teszik, hogy a felhasználók bármikor és bárhol hozzáférjenek a céges adatokhoz biztonságosan használható mobileszközökkel. Az intelligens mobileszközök terjedése azzal a jótékony hatással jár, hogy az erp-szállítók immár ezekre az eszközökre is fejleszthetnek kreatív alkalmazásokat.

Mennyire legyünk „felhősek”?

Egyszerre, vagy előbb csak a nem kulcsfontosságú üzleti alkalmazásokat telepítsük át, későbbre hagyva az erp-rendszert?

Ez a hibrid jellegű megközelítés jelenti leggyakrabban az ideális megoldást ott, ahol olyan, magasan konfigurált rendszereket használnak, amelyeket az egyedi, specifikus igényeknek megfelelően alakítottak ki. Fontos mérlegelni azokat a telepítési opciókat is, amelyek a legnagyobb rugalmasságot kínálják. Több lehetőség létezik, köztük a sokfelhasználós modellek, ahol egyetlen szoftver fut egy adott szerveren, amely több kliensvállalatot is kiszolgál. A másik lehetőség az egyfelhasználós modell, ahol teljes kontroll gyakorolható az alkalmazások felett.

 

Ezek az alkalmazások a felhasználói élményt is növelik. A felhasználóbarátság mindig is fontos volt az erp-rendszerek kezelhetőségében, de öt-hat éve kezdett felerősödni az a trend, amelyet sokan az erp-rendszerek konzumerizációjának hívnak – vélekedik Weiszbart Zsolt, a svéd IFS hazai leányvállalatának ügyvezető igazgatója. A jelenséget több egymást is erősítő tényező generálja. Egyrészt munkavállalóvá, vezetővé érett az első olyan generáció, amelynek tagjai látványos, felhasználóbarát megoldásokat felvonultató videójátékokon, számítógépeken, egyéb szórakoztatóelektronikai eszközökön, mobiltelefonokon nőttek fel. Ők az üzleti megoldások felhasználói felületétől is hasonló színvonalat várnak el. Másrészt a mobileszközök piacán az iPhone 2007-es megjelenésével végletekig kiéleződő verseny is szinte kizárólag a felhasználói élmény területén zajlik. Ezért az okostelefonok, táblagépek által nyújtott felhasználói élmény válik hivatkozási ponttá, amelyhez képest a felhasználók az üzleti megoldások felületének kezelhetőségét is értékelik.

A mobileszközök ugyanakkor egyre inkább a munka során legtöbbet használt eszközökké válnak. Így egy idő után felmerül a kérdés, hogy ha minden egyebet el tudunk végezni táblagépen, akkor miért éppen a munkánkat ne tudnánk? A táblagépek már alkalmasak arra, hogy a felhasználók jelentős része elvégezhesse segítségükkel a napi munkáját, ehhez azonban az üzleti megoldások felületének – így az erp-rendszerekének is – alkalmazkodniuk kell az eszközök képességeihez, érintőképernyős használatra kell azokat optimalizálni.


A trendekkel összhangban a fejlesztés fókuszába az utóbbi időben az IFS-nél is a mobilitás került – mondta el Weiszbart Zsolt. A március végére a magyarországi ügyfelek számára is elérhetővé váló IFS Applications 8 felülete már teljes mértékben optimalizált érintőképernyős eszközökre, míg okostelefonokra olyan alkalmazások érhetők el, amelyek az erp-rendszer bizonyos, jól meghatározott funkcióinak mobiltelefonon való elérhetővé tételével segítik a felhasználókat holtidejük kihasználásában.

 

A felhőben

Egy modern erp-hez többféleképpen lehet hozzáférni. Kérhetjük a szállítót, hogy telepítse cégünk szervereire és pc-ire, de ha akarjuk, elérhetjük a felhőből szoftverszolgáltatásként (saas-ként) – hívják fel a figyelmet más szakértők. A lényeg, hogy könnyen lehessen váltani a különböző módok között aszerint, hogy számunkra mi a kedvezőbb. A jövő egyértelműen a felhő alapú erp-szolgáltatásoké, ahol minden lehetséges kapcsolat, sőt integráció kiépül a különféle erp-felhők és a helyszínen installált rendszerek között. Mindez lehetővé teszi a felhasználó cégeknek, hogy igényeik szerint állítsák össze az üzleti folyamataiknak leginkább megfelelő rendszert a különböző szállítók ajánlataiból.

Nem kérdés tehát, hogy számos vállalat számára a cloud lesz a jövő szoftverelérési opciója az üzleti alkalmazások esetében. A korlátlan méretezhetőség, az igény szerinti kapacitás mind-mind ígéretes lehetőségeket rejtenek. A felhő alapú elérés megoldást jelent az infrastrukturális beruházási költségek csökkentésére is.

Sok vállalat viszont úgy véli, kritikus fontosságú adatait inkább helyszíni adatközpontjaiban tárolja, azt gondolván, ott biztonságosabb helyen lesznek. Nos, a felhő alapú adatközpontok jellemzően biztonságosabbak, mint a klienseik saját rendszerei, egyrészt mert a felhőszolgáltató általában nagyobb, professzionálisabb it-cég, mint a kliens it-szervezete, másrészt mert a szolgáltatók épp a megbízhatóság, a biztonság, továbbá a teljesítmény terén versenyeznek egymással az ügyfelekért.

 


A crm-választás kínjai

Azokért az ügyfelekért versenyeznek, akiket vagy amelyeket meg is kell tartani – vagy meg kell szerezni. Ez nem könnyű dolog, ezért erősen ajánlott – lehetőleg az erp-hez integrált – crm-rendszert alkalmazni. S ha már az igény megvan a crm-megoldásra, ki kell választani az üzletünkhöz leginkább passzoló rendszert. A piacon számtalan megoldás létezik, ám ami jó az egyik cégnek, nem biztos, hogy a másiknak is megfelel. A crm bevezetését továbbá befektetésnek kell tekinteni, ezért a legnagyobb figyelmet kell szentelni a kiválasztásnak. A komplexebb crm-rendszerek kiválasztása sem egyszerű. Ám ha kisebb, könnyebben kezelhető lépésekre bontjuk a folyamatot, könnyebb dolgunk lehet – tanácsolják szakértők. Mindenekelőtt össze kell vetni a jelen szükségleteit a jövendő igényeivel, s alapos elemzéssel meg kell határozni az irányokat – legalább három évre előre. Ha fejlődni akarunk a crm területén is, fontos, hogy a rendszer méretezhető legyen.

Legyünk realisták! A crm-termékek számtalan funkciót nyújtanak, ne vásároljunk olyat, amelyben sokat soha nem fogunk használni. Ezzel csak felesleges költségbe verjük magunkat egyrészt az implementációkor, másrészt a terméktámogatás későbbi fizetgetésekor.

Ha már installáltuk a crm-rendszert, az nagy valószínűséggel üzleti stratégiánk egyik legfontosabb eleme lesz. Ezért a terméknek egyaránt képesnek kell lennie valós idejű és historikus elemzésekre, mégpedig interaktív módon. Időnként ugyanis szükségünk van trendanalízisre, hogy megtudjuk, melyek azok a területek, ahol cégünk sikeres, és mely területeken nyújt a cég gyenge teljesítményt. Ha erre nem képes a szoftver, akkor nem tudunk fontos üzleti döntéseket hozni, amelyekkel igazodnánk a piac változásaihoz.

A magyar crm-piac

Elsősorban az általános piaci bizonytalanság, a nagy projektek kifutása, valamint a vásárlóerő csökkenése befolyásolta a magyarországi crm-piac alakulását 2012-ben. Fauszt Gábor, az IDC Hungary vezető elemzője szerint a piac mérete tavalyelőtthöz képest 18 százalékkal csökkent, értéke pedig 3,8 milliárd forintot tett ki. A jelentősnek tűnő zsugorodás oka, hogy tavaly a nagy távközlési cégek mindegyike befejezte nagy bevezetési projektjeit. Mindemellett a másik nagy felhasználói szegmens, a pénzügyi szektor is jelentősen visszafogta crm-költéseit az elmúlt évben, a már jól ismert okok (különadók, végtörlesztés vesztesége, tranzakciós illeték bevezetésére való felkészülés, stb.) miatt.

A crm-projektekre jellemző volt, hogy a vállalatok leginkább a meglévő rendszer optimalizálásával töltötték az időt, és igyekeztek jobban kihasználni a lehetőségeket. Mindemellett nagyobb hangsúlyt kapott a mobilitás és az értékesítők mobil crm-mel való felszerelése is. Új elemként jelent meg a törekvés a testreszabott ajánlatok és az ügyfélélmény fokozása felé. A szolgáltatók reményei szerint ezek a rendszerek elősegítik az ügyfelek lojalitását, és segítségükkel egyedi ajánlatokkal nagyobb bevételre tehetnek szert.

Az IDC arra számít, hogy 2013-ban a piac a stagnálás közeli állapotba kerül, ugyanis a felszabaduló uniós pályázati források nem lesznek képesek ellensúlyozni a nagyvállalatok tovább csökkenő költéseit.

 

Költség és minőség

Ne biankó csekket lobogtatva induljunk el crm-megoldást vásárolni, de ne is határozzunk meg fix összeget, amelynél többet nem költünk rá. A crm beszerzési és fenntartási költségei igen változóak. A magasabb költség itt sem jelent automatikusan jobb minőséget, illetve nem jelenti azt, hogy a drágább minden igényünket kielégíti. Legyünk kritikusak, mérlegeljünk minden lépést! S ha már egyszer tudjuk, mit akarunk a jelenben és a jövőben, illetve milyen funkciókra van szükségünk, könnyebben meg tudjuk becsülni a termék költségvonzatát.


Ne feledjük: a crm bevezetése befektetés! Aminek vannak kezdeti költségei; s az idő múltával találkozni fogunk a teljes birtoklási költség (tco) fogalmával is. Ezekkel viszont szembeállítható a termék használatából fakadó megtérülés (roi). Figyelmesen meg kell vizsgálni mindkét oldalt, s olyan terméket válasszunk, amely még éppen belefér a büdzsénkbe (vagy épp nem…), és (de) hosszabb távon üzleti sikerrel kecsegtet.

 

Saját vagy felhő?

Kétféleképpen lehet használni a crm-szoftvereket is. Vagy megvesszük a terméket s telephelyeinken felinstalláljuk a számítógépekre, vagy az új divat szerint felhőszolgáltatásként vesszük igénybe. Mind a két módszernek vannak előnyei és hátrányai. Mérlegeléskor mind az erp-, mind a crm-területről vizsgáljunk meg néhány megoldást: mit kínál egy helyi implementáció és mit a hosztolt változat. Így viszonylag hamar eldönthetjük, melyik lenne számunkra optimális. Vigyázzunk, ne másoljuk a versenytársakat! Ami nekik siker, nekünk lehet, hogy kudarc lesz.

Most jöhet a szállító kérdése. Nos, azzal, hogy már tisztában vagyunk az üzleti követelményekkel, s belőttük a költségvetést is, egy sor szállítót már ki is lőttünk, amivel időt, fáradságot és pénzt takarítottunk meg. Persze, ettől még nem sétagalopp a megfelelő partner felkutatása, így is sok marad mindkét fajtából. Be kell tehát szerezni magunknak a megfelelő információkat. Egy-két jó tanács:

– olyan szállítót keressünk, amelyiknek jó referenciái vannak, azaz megvan hozzá a kellő tapasztalata, hogy segítse ügyfelei üzleti céljainak elérését;

– kérjük is ezeket a referenciákat. Ha egy cég büszke a munkájára, szívesebben összehoz ügyfeleivel, akiktől lehet kérdezősködni;

– kérdezzük meg a felhőszolgáltatókat hosszú távú terveikről, s érdeklődjük meg, milyen típusú ügyfeleknek szolgáltatnak;

– tudjuk meg, milyen biztonsági intézkedéseket foganatosítanak a felhőszolgáltatók.

Az információszerzés talán a legnehezebb része a kiválasztási procedúrának, de ne sajnáljuk rá az időt és a fáradságot. Az akár több hónapig is tanúsított kitartás és a gondosság kifizetődik azzal, hogy megtaláljuk a megfelelő megoldást.

Jelen és jövő, avagy hogyan változik az erp?

Tekintve, hogy az erp-rendszerek mindig azt tükrözik, amire szükségünk van cégünk hatékonyabbá tételéhez, az irányadó újdonságok (közösségi média, mobilitás, számítási felhő, „nagy adat”) közül nézzünk meg két érdekeset.

MOBILITÁS: Egy erp-programot el szeretnénk érni akár a föld túlsó végéről is. Nem az az elterjedt, hogy a teljes rendszer elérhető legyen okostelefonon, táblagépen, de például a crm funkciók az értékesítőknek, a jelentések és listák a felsővezetőknek biztos, hogy manapság kötelező elvárás az esetek majd 90 százalékában.

„NAGY ADAT”: Minél több adat áll rendelkezésünkre a cégről (struktúrált formában), annál értékesebb döntéseket tudunk hozni. Egy jó vezető gyorsan hoz döntést, ha megvannak az adatai, ugye? S vajon az Ön rendszere az adatkupacból valóban szinte azonnal tud egy jól értelmezhető kimutatást produkálni? Akár egy kattintással egy megbeszélésen? Nem kell hozzá emberi plusz munka, avagy 2-3 Excel-tábla netán? Erős igény mutatkozik arra, hogy a bevezetésre kerülő szoftver szinte olyan könnyedén dobja ki a különböző listákat és jelentéseket a nagy adatkupacból, mint ahogy a Google-ban keresünk egy kifejezésre.

Egy cégünkre szabott erp bevezetésével 100 százalék, hogy kiváló megoldásokat kapunk a problémáinkra a fentiek figyelembe vételével. (X)

Célálmodó: Szekrényi Péter – www.amtech.hu

 

Tanulni, tanulni, tanulni

Mivel a megoldás minden előnyét ki szeretnénk használni, biztosnak kell lennünk benne, hogy munkatársaink tudják, miként kell hatékonyan használni a rendszert. Ezért fontos, hogy megérdeklődjük a szóba jöhető szállítóktól, ajánlanak-e, és ha igen, milyen képzést. Sokan félresöprik az oktatást, mondván, csak növeli a költségeket. Ne kövessük el ezt a hibát! Ha nem ismerjük crm-szoftverünket, nem kapjuk meg az elvárt eredményeket. Inkább érjük el, hogy az oktatási költségek már eleve benne legyenek a termék árában.

A sikeres bevezetés után ne feledkezzünk meg a termék rendszeres értékeléséről. Változnak az idők, és mi is. Legyünk rugalmasak, s ne ijedjünk meg a szoftver időnkénti felturbózásától! Elvégre a megoldásnak a céggel együtt kell nőnie.