Focus

26_Somerset_Horizontal_420
Forrás: -

Irodai nyomtatás a 21. században

Természetessé vált a lehetőség, hogy akár színes, nyomdai minőségben is megjeleníthetjük elektronikusan tárolt dokumentumainkat: szerződést, számlát, tervrajzot, fotót, térképet, szórólapot. Ráadásul már nem feltétlenül ülünk a nyomtató közelében, hiszen okostelefonunk, táblagépünk vagy laptopunk a mobil irodánk, akár úton is lehetünk.

Ma még az a megszokott, hogy a vállalkozás egyszer beruház egy-két nyomtatóra, és minden nyomtatást azokkal akar elvégezni, hiszen már úgyis ott vannak, használjuk ki. A költségekért felelős vezetők így nem igazán gondolják át, hogy ez valójában milyen kiadásokkal jár. Egy nyomtató vagy fénymásoló beruházási költsége általában egy összegben jelentkezik és ez a legnagyobb induló alapköltség, ami minden egyes kinyomtatott oldal előállítási költségének is része.

 

Lássuk a költségeket

Komolyabb multifunkciós gép esetében elkerülhetetlen a szervizmegállapodás is, amely lehet eseti vagy függhet a kinyomott lapok számától. Mivel az eseti szerviz a legdrágább megoldás, így legtöbben lapszámra szerződnek, így gyakorlatilag minden egyes oldal nyomtatásáért fizetni kell. Ez a futásteljesítménytől függő havi összeg tartalmazza a szervizkiszállást, a munkadíjat, meghibásodás esetén a cserélendő alkatrészek árát, de gyakran még a tonert, festéket vagy tintát is.

Kisméretű asztali gépek esetében ez utóbbi a legjelentősebb költség, 10–50 ezer forintos tintasugaras nyomtatónál laponként akár több száz forint is lehet a toner vagy tinta pótlása, ami szintén növeli a nyomat egységárát. A szerződésben kiköthetik a felhasználható papír minőségét is, mivel ez lényegesen befolyásolja a szervizköltségeket. A szolgáltatók a szervizszerződésben általában meghatároznak egy havi minimális nyomatszámot alapdíjként, amelyet akkor is kell fizetni, ha épp kevesebb a havi papírfelhasználás.

De vegyük figyelembe a nyomtatókat kezelő munkatársak bérét is, ne csak a papír és egyéb kellékanyagok árát. Ne feledkezzünk meg eszközeink áram- és energiafelhasználásáról és az óhatatlanul képződő selejtről. Megfontolandó, hogy a napi irodai igényeken túl felmerülő nyomtatási feladatokat „kiszervezzék”. Ez esetben a reprográfiai munkát egy professzionális külső szolgáltató végzi, melynek alkalmazottai szakértői saját munkájuknak, amelyet az ügyfél igényeinek megértése és elvárásai alapján végeznek. Segítenek előállítani a szükséges dokumentumokat, lerövidítve az erre fordított időt.

 


 

 

Menedzselt nyomtatási szolgáltatások

Nyilván a legnagyobb printergyártók – Canon, HP, Konica Minolta, Ricoh, Xerox stb. (ábécésorrendben!) – rendelkeznek a legnagyobb tapasztalattal e téren, hiszen pontosan tisztában vannak különböző eszközeik teljesítményével és azt optimálisan tudják egy cég feladataihoz hozzáilleszteni.

Nagyvállalatnál, országos cégnél rengeteg nyomtatási végpont van, gondoljunk csak egy sokfiókos bankra vagy biztosítóra. A 30–40 százalékos energia-, papír- és-vagy kellékanyag-megtakarítás forintmilliókra rúghat már havi szinten is. Érdemes lehet felvenni a kapcsolatot a gyártó szakembereivel vagy tanúsított viszonteladóival, akik egy helyszíni felmérés után pontosan kikalkulálják, hogy mely nyomtatási végpontokat érdemes összevonni, oda milyen típusú nyomtató való, hogyan kössük hálózatba eszközeinket, hogyan mérjük a felhasználás hatékonyságát, esetlegesen hogyan szervezzük át it-infrastruktúránkat, hogy az maximálisan kiszolgálja a nyomtatási költségek minimalizálását.

Érdemes áttanulmányozni egy felhasználói igények teljes körét lefedő rendszert, például a HP Teljes Dokumentumkezelés (Total Print Management) rendszerét, amely egy étlaphoz hasonlóan az igényeknek megfelelő termékek és szolgáltatások kiválasztását teszi lehetővé.

Azon se lepődjünk meg, ha a nyomtatási feladatok egy részét már vezeték nélküli hálóba kötik, esetleg felhőbe irányítják (mennyit bosszankodtunk annak idején, amikor büszkén kicsomagoltuk az újonnan vett printert és nem volt a dobozban nyomtatókábel!).

 

Ígéretes felhők gyűlnek a nyomtatópiac fölött

Az utóbbi időben megjelenő nyomtatók kiemelt tulajdonságai között említik a gyártók a különböző vezeték nélküli, valamint a felhő alapú nyomtatási módokat.

Vezeték nélküli (általában wifi-) hálózaton keresztül az eszközünk hatósugarán belül lévő nyomtatóra küldhetünk nyomtatási parancsot, illetve multifunkciós nyomtató esetében onnan menthetünk dokumentumokat, képeket mobileszközünkre. Ilyen app az Apple AirPrint, a Brother iPrint&Scan, a Canon Easy-PhotoPrint és az Epson iPrint.

Felhő alapú nyomtatásnál a nyomtatóhoz rendelt email-címre küldjük a dokumentumot, fényképet, így az a világ bármely pontjáról kinyomtatódhat az otthoni vagy bármely beállított készüléken. Ilyen szolgáltatás az Epson Email Print, Canon PIXMA Cloud Print, HP ePrint, Xerox PrintBack, a Ricoh HotSpot – és a Google Cloud Print. Utóbbi esetében nyomtatónkat az internethez csatlakoztathatjuk. Így olyan mobiltelefonról, táblagépről, számítógépről nyomtathatunk rá, amely szintén csatlakozik az internethez.

A felhő alapú nyomtatás szempontjából két részre osztódik a nyomtatók csoportja. Az újabbak zöme alapból támogatja a Google Cloud Print technológiát, így számítógép közreműködése nélkül is képes a nyomtató az internetre kapcsolódni. Nem kell elkeseredniük azonban azoknak sem, akik olyan régi készülékkel rendelkeznek, amely a felhő alapú nyomtatást nem támogatja. A Google Chrome böngésző teremt kapcsolatot az internet és a számítógépre kötött nyomtató között.

A Xerox PrintBack is felhő alapú nyomtatást tesz lehetővé, használatához két szoftverre van szükségünk. Az egyik a PrintBack Agent a nyomtatóhoz csatlakoztatott számítógépen, a Xerox hivatalos honlapjáról ingyenesen letölthető. A másik, szintén ingyenes alkalmazást az iOS vagy androidos mobileszközre kell letölteni.

A HP ePrint szolgáltatásának lényege: „Ha képes emailt küldeni, akkor nyomtatni is.” Az ePrinttel operációs rendszertől függetlenül bármivel tudunk nyomtatni, ami email-küldésre képes. Az emailt a nyomtató által használt címre kell elküldeni (bárhonnan), és máris kész a kinyomtatott dokumentum minden szoftver vagy egyéb speciális beállítás igénye nélkül. Az email maximum tíz csatolmányt tartalmazhat, amelyek egyenként nem lehetnek nagyobbak, mint 5 MB. A csatolt állomány lehet PDF, Microsoft Word, PowerPoint, TXT, JPEG, TIFF, BMP, PNG és GIF. Ha a nyomtatónak van fotópapír-adagolója, akkor a fényképek automatikusan így nyomtatódnak majd. A sima dokumentumok persze a hagyományos papírtálcára érkeznek.

A Canon Easy-PhotoPrint (Canon EPP) is hasonlóan működik. Kétirányú a kapcsolat, kép, beszkennelt anyag azonnal letölthető róla akár mobileszközünkre is. A Canon PIXMA Cloud Print a Google technológiáját és az átlagos felhasználás esetén ingyenes Picasa fotóalbumát használja alapnak. Innen üdvözlőkártyák, meghívók is készíthetők.

 

Az utolsó kihívás

Láttuk, hogy egy irodában már bárhonnan bármit nyomtatóra küldhetünk. De hol is az a nyomtató fizikailag? Egy emelettel feljebb? A ház felett, a fellegekben, vagyis egy külső alvállalkozó cégnél? Egy másik kontinensen az üzleti partnernél? A „Hogyan jut el hozzám a nyomat leggyorsabban?” logisztikáján kezdjék el törni a fejüket az okosok!